一、档房
　　　　1683年（清康熙二十二年），清朝设立黑龙江将军衙门，统掌黑龙江驻防旗营及地方军 政事务，镇守边防。此后，又先后设立黑龙江城、墨尔根、齐齐哈尔、呼伦贝尔、呼兰、布 特哈、通肯等副都统衙门和兴安城总管衙门以及旗衙门等。黑龙江地区还设有隶属吉林将军 衙门的宁古塔副都统衙门、三姓副都统衙门、阿勒楚喀副都统衙门和拉林副都统衙门。
　　　　随着黑龙江将军衙门、各副都统衙门、旗衙门及将军衙门所管辖的火器营、水师营等衙 门往来事务的增多，各衙门的折档也逐渐增多。各衙门开始设有管理档案的部门，掌管印务 ，承办往来文牍及档册等事宜。宁古塔副都统衙门于1695年（清康熙三十五年）建档房3间， 保管副都统衙门的档册。三姓副都统衙门于1732年（清雍正十年）建立后，建档房6间。黑龙 江将军衙门于1754年（清乾隆十九年）在印务处设立满档房和汉档房。除存储黑龙江将军衙 门档册外，还承担办理有关折本与文卷等事务。分别设有管档主事、各司笔帖式，负责管理 满档房，具体承担奏折管理，翻译满文，缮写题本等。汉档房除管理奏折、翻译满文外，并 承办满文题本的缮写等。1869年（清同治八年），黑龙江将军衙门还对齐齐哈尔先农坛两侧 厢房官庄档房进行维修。1871年（清同治十年），又新建黑龙江将军衙门所管辖的火器营和 齐齐哈尔正黄旗等4旗的档房。清时，在协领署、县署也设有管卷人员。如1815年（清嘉庆二 十年）设立双城堡协领署（旗衙门），在衙门内设有主簿。承办文件的收发、文卷管理等事 宜。
　　　　光绪初年，黑龙江镇边军文案处设有专人掌管文秘等事宜。黑龙江将军衙门管辖的火器 营、水师营等衙门所形成的文书案卷，由各衙门设员自行管理。1882年（清光绪八年），双 城堡协领署改为双城厅，设理事抚民通判署（民衙门），署内设户、礼、兵、刑、工、吏六 房，各房都设有专管文卷人员。
　　　　清代，管理档案的人员工作调动时，都要办理接交手续。1887年（清光绪十三年），英 寿接任黑龙江将军衙门印务处管档主事之职时，曾委派仓官瑞山、连双携同笔帖式等亲赴档 册库，对库存历年档册逐一进行清点，履行交接手续，并将清点结果造册，呈报将军衙门。
　　　　1900年（清光绪二十六年）以后，各副都统衙门裁撤左、右司，设文案、裁判、营务等 各个处和交涉、善后、垦务各局。文案处负责管理各副都统的印鉴并承办往来文牍、保存文 卷等事宜。
　　　　1907年4月20日（清光绪三十三年三月初八日），清政府决定东三省改制，废止黑龙江将 军衙门，设立黑龙江行省公署。行省公署文案处文牍科负责掌管咨、移、批、札及一切文件 的收发存储等事项。1910年12月（清宣统二年十一月），根据清政府批准的《黑龙江行省公 署实行慕职分科治事》规定，行省公署管卷处负责行省公署的档案管理等事项。直至清朝灭 亡，管理档案的机构再未变化。
　　　　二、管卷室
　　　　1912年3月15日，袁世凯为统一全国省官名称，东三省总督和吉林、黑龙江巡抚均改称都 督。设立黑龙江都督府，统一管理全省军事与民政事宜。都督府制定《都督府办事细则》规 定：都督府设管卷室。管卷室的职责是，掌管办理完结的文件，并加以汇纂与保存。管卷室 由一名副官负责，并配备雇员2至3人。民国初期各县公署设第一、第二科，档案由第二科负 责管理。
　　　　1913年2月，按照《划一现行各省地方行政官厅组织》令，实行军政分治，设立黑龙江省 行政公署。根据同年4月12日都督兼民政长发布的第4号训令，制定《黑龙江省行政公署办事 规则》，规定行政公署的档案，由公署总务处管卷室负责管理，分别题目归档，以备检查。 同年5月，随着黑龙江省行政公署档案数量的增加，原有的档案库房已不能满足档案数量增长 的需要，黑龙江省行政公署总务处呈请行政公署核准，在行政公署修建一座5间砖瓦结构，专 做存储档册的库房。1914年1月24日，为了加强对行政公署文件的管理，行政公署总务处文牍 科还制定《黑龙江省行政公署保存文件规则暂行条例》，规定行政公署的文件由公署总务处 文牍科负责管理保存。并负责对文件的区分、整理、归档等。还规定，文件统一由文件保管 室负责保管。同年，根据大总统教令，黑龙江省行政公署制定《划一现行各道、县地方现行 官厅组织规则》，规定，改各观察使为道尹公署，道尹公署的档案由第一科负责管理，第一 科设管卷员。
　　　　1914年5月23日，北京政府公布省官制后，黑龙江省行政公署改为黑龙江巡按使公署，巡 按使公署政务厅总务科负责巡按使公署档案的管理。根据同年8月20日制定的《黑龙江巡按使 公署政务厅职掌章程》规定，政务厅总务科主管事项是，管理机要、印信以及文件收发、分 配，办理完毕文件的整理、归档并加以保存等。
　　　　1916年7月6日，根据北京政府命令，黑龙江巡按使公署改为黑龙江省长公署，下设政务 厅，档案工作仍由政务厅总务科负责管理。1920年1月，根据《依兰道尹公署办事章程》第六 条规定：本公署设科员1人，兼充管卷工作。1923年4月16日，管理中东铁路沿线的行政机构 ——东省特别区行政长官公署在哈尔滨成立。按照《东省特别区行政长官公署办事细则》规 定，长官公署政务厅总务科内设管卷室。管卷室设有管卷员。管卷室的职责是，核对收缴归 档文件，进行分类组卷并保存。东省特别区行政长官公署直属的市政管理局、地亩管理局的 档案，由两局的总务科负责管理。教育厅、警察总管理处等各厅、局、处的档案分别由各单 位管理档案的人员自行管理。为了明确管卷室的职权范围，东省特别区行政长官公署于1926 年8月22日，制定《重订管卷室职务规则》，对于案卷归档、管理、借阅等做了比较详细的规 定。1928年7月，滨江市政筹备处制定的《修正滨江市政公所章程》也规定，市政公所总务科 设收发管卷等人员。
　　　　1929年2月，黑龙江省长公署改为黑龙江省政府。省政府下设秘书处、民政厅、教育厅、 黑龙江全省公安管理处。依据《黑龙江省政府秘书处暂行办事细则》第11条规定，省政府的 卷宗分别由各科管理。省政府直属各厅、处的卷宗，分别由各厅、处的第一科或第四科管理 。省政府财政厅税务讲习所设立文牍员，负责办理拟撰文件、保管卷宗等事项。黑龙江省会 公安局和各县公安局，分别设立总务科、总务股，掌管文件的收发和保管卷宗等事项。1930 年7月，滨江市政筹备处制定《滨江市政筹备处办事细则》，规定滨江市政筹备处设第一、二 、三课，第一课设总务股，总务股负责文件收发、保管卷宗等事项。同年，为了加强和搞好 档案管理工作，省政府财政厅还制定《黑龙江省政府财政厅管理档案暂行规则》，对于档案 的管理、保管期限划分、归档、调卷等都作了比较详细的规定。规定在财政厅第一科增设一 个股（即第八股），专门负责档案管理。第八股设主任1人，负责指挥管理本股人员，分别保 管及处理各科档案；设科员1人，协助主任处理本股事务并指挥本股人员工作；另设办事员、 录事若干人，分别办理归档、调卷及登录卷宗等事项。与此同时，还制定《调卷办法》。为 了加强对省政府财政厅档案的整理，经厅务会议决定，成立了财政厅档案整理委员会。档案 整理委员会设主席1人，主席由第三股主任担任，并吸收各科熟悉档案人员与管卷人员共同组 成。档案整理委员会成立后，还制定档案整理工作方案和规划，开展档案的整理工作。
　　　　三、文书科与庶务科
　　　　东北沦陷后，1932年3月（伪大同元年）伪满国务院公布省公署官制，规定由总务厅文书 科掌管文书档案事项。民政、警察、实业、教育各厅都设有总务科，负责掌管各厅文书档案 事项。同年3月，伪满国务院将东省特别区行政长官公署改为东省特别区长官公署（1933年7 月1日改为北满特别区长官公署）。长官公署文书档案事项由总务处负责管理。北满特别区长 官公署撤销后，成立伪哈尔滨特别市公署。伪市公署总务处庶务科掌管收发公文保管等事项 。1933年8月12日，伪民政部公布伪《县公署科、局职掌暂行规程》，规定县公署总务科文书 股掌管文件收发及文书编纂、保管事项。
　　　　1934年10月11日，伪满重划行政区划，在黑龙江地区设有龙江、滨江、三江、黑河4省和 哈尔滨特别市。各省公署文书档案事项仍由省公署总务厅文书科掌管。伪哈尔滨特别市公署 的文书收发及档案保管事项仍由市公署总务处庶务科掌管。
　　　　1937年7月又新增设伪牡丹江、北安、东安省，并重新修订省官制，各省公署内部机构又 有较大的变动。撤销省公署总务厅，改设省长官房。档案归属管理机构为省长官房文书科， 后建立的伪牡丹江、北安、东安省公署，档案归属管理机构为省长官房庶务科。黑河省改为 特殊省官制，省公署不设省长官房和厅的建制，伪省公署内设科、股的建制。档案归属管理 为庶务科庶务股。伪哈尔滨市公署也改设市长官房，官房文书科负责掌管文件收发、编纂及 保管等事项。伪三江省和龙江省公署制定的“各县分科规程”规定，伪各县公署庶务科文书 股，掌管文书收发、搜集、保管、编纂、阅览等事项。日本帝国主义为实行殖民统治的需要 ，加强对文书档案的控制，先后制定《黑龙江省公署处理文书规程》、《龙江省公署文书处 理规程》、《关于制定龙江省文书编纂规程》、《滨江省公署文书保存规程》、《关于制定 县、旗公署办理文书规程》、《关于制定县、旗公署文书保存规程》、《三江省公署文书处 理规程》、《三江省公署文书保管规程》、《三江省文书办理细则》、《牡丹江省公署文书 处理规程》、《黑河省文书办理规程》、《黑河省文书保存规程》等，对于文书处理档案整 理、保管期限的划分、保管、阅览、废弃等都作了比较详细的规定。伪哈尔滨市公署还制定 了《旧文书编纂保存办法》等。
　　　　四、机关档案室
　　　　（一）初建阶段
　　　　1946年，黑龙江地区设有合江、黑龙江、嫩江、松江等省，各省委、省政府均未设专门 的档案室，但在秘书处文书科内指定一人兼管档案工作。地委、专署、市、县在秘书室内也 有人兼管档案工作。1947年以后，中共松江、黑龙江省委由办公室材料组（股）管理本机关 档案和资料；牡丹江、松江两省政府由秘书处文书科档案室负责省政府及直属各厅、局、处 的档案管理工作。此时，中共哈尔滨市委和市政府也先后设立档案室和总档案室，分别负责 市委、市政府档案的管理工作。1950年4月，中共黑龙江省委还制定《档案工作初步规定》， 发到各县委执行。
　　　　1951年1月，中共中央办公厅、中央人民政府政务院秘书厅分别召开全国党、政系统的秘 书长、秘书处长会议，要求各级党委和政府在秘书部门之下设置机关档案室，掌管机关的档 案。中共中央东北局在《关于建立与健全各级党委档案工作的几点意见（草稿）》中，也规 定各省、市、地委建立档案室；省属市、县委在秘书室设专职的档案人员。各级党委的档案 室，应由党委秘书长或秘书处直接领导，在业务上接受上级档案业务机关的指导。据此，中 共黑龙江、松江省委和省政府，于同年在办公室（秘书处）内设立了档案室。1952年12月， 中共黑龙江省委办公室制定《机关档案室工作暂行规定（草案）》，规定省委机关档案室设 3人，其中负责人1人，一般干部2人。到1953年6月，黑龙江、松江省政府一些直属厅、局也 陆续建立档案室或档案工作，并开始建立各种规章制度。松江省政府制定《公文处理暂行办 法》，中共哈尔滨市委制定《档案室工作暂行规定》，齐齐哈尔市政府制定《档案管理暂行 办法》和《文书处理暂行办法》等，标志着机关档案室工作初步建立起来。
　　　　（二）全面建设阶段
　　　　1954年8月，松江、黑龙江两省合并后，黑龙江省各级机关档案工作开始进入全面建设阶 段。1955年3月，中共黑龙江省委办公厅召开全省地、市、县委机关文书处理和档案工作会议 ，省委批准下发《中共黑龙江省地、市、县委机关文书处理工作试行办法》，全省机关档案 室工作有较大进展。到1956年3月，有半数以上的地、市、县委机关档案室制定文书处理工作 各项制度、细则、办法、规定等。
　　　　1956年，中共中央办公厅召开党的第二次全国档案工作会议，制定《中国共产党县级机 关文书处理工作和档案工作暂行办法》，规定在县级机关的秘书部门设立档案室。同年，省 人民委员会（简称省人委）下发《关于贯彻国务院“关于加强国家档案工作的决定”的指示 》，要求省直各部门及专署、市、县机关，在办公室或秘书室设立档案室，负责管理本机关 的档案和指导监督所属单位的档案工作。同年，省人委办公厅下发《关于合并若干县，撤销 区及并村划乡工作中，注意整理档案材料的通知》，要求各市、县人民委员会应利用并县、 撤销区的机会，把县的档案室建立起来。并按照工作需要和精简原则，认真审查，配备1至2 名具有一定的政治水平和文化水平的干部，以便能够较快地学习和掌握档案业务，推动了省 直和县以上党政机关档案室的建设。省直机关建立37个档案室，全省地、市、县党的机关普 遍建立机关档案室。专署、市、县人委有58个建立机关档案室。配备档案干部106人，其中专 职80人、兼职26人。所配备的干部质量较好，有80%以上是党团员，并具有初中文化程度。同 时，根据省委办公厅制定的《中共黑龙江省地、市、县委机关文书处理工作试行办法》，在 全省推行文书处理部门立卷的制度。黑龙江省从1955年开始在部分单位推行文书处理部门立 卷。到1956年底，省直属机关已有37个单位，专署、市、县已有49个单位推行文书处理部门 立卷制度。
　　　　1957年7月2日，根据国务院批准公布的《国家机关文书立卷工作和档案室工作暂行通则 》，黑龙江省人委制定《黑龙江省国家机关档案室工作暂行办法》。规定机关档案室的任务 是：1．接收、整理、保管、统计档案材料；2．负责鉴定和销毁档案材料的具体工作；3．按 规定把档案材料移交给地方国家档案馆；4．管理档案材料的借出和阅览并主动地组织利用档 案材料。按《暂行办法》规定，机关档案室不再承担立卷的任务。对机关档案室的基本要求 是，在集中统一的原则下管理本机关的档案，维护档案的完整与安全；保守国家机密，对档 案材料进行科学的整理，使档案便于机关当前工作和国家长远的科学研究工作利用。由于认 真贯彻《暂行通则》，到1957年9月，全省已建立档案室（科）165个，配备档案干部318人， 其中专职115人，兼职203人。1958年，在县委和县人委两个档案室的基础上，全省普遍建立 县档案馆，实行馆室合一，两个机关档案室工作任务由县档案馆兼做。
　　　　1959年4月，中共黑龙江省委办公厅、省人民委员会办公厅下发《关于执行中央“关于统 一管理党政档案工作的通知”的意见》，要求各级党政机关、企业、事业单位建立统一的档 案室，集中管理本机关党（党组、党委）、行政、工会、青年团等组织的档案。省直属机关 53个单位，有48个建立统一的档案室。到1959年6月，全省县以上机关已建立统一的档案室7 58个。到1960年末，全省县以上机关基本上都建立统一的档案室，实行党政档案统一管理。
　　　　1961年12月，国家档案局召开全国机关档案室工作会议，研究制定《机关档案室工作通 则》。为了贯彻会议精神，认真执行《通则》，黑龙江省档案管理局对省直机关档案室工作 进行检查。发现有一些机关档案室内部基础工作十分薄弱，文书立卷归档制度不健全，出现 归档文件材料不齐全、不完整的问题，为此提出了总结经验，巩固成绩，大抓基础，建立秩 序，提高质量的要求，开始大力加强机关档案室工作，特别是首脑机关档案室的工作。并以 省建设厅、省教育厅、哈尔滨市电业局等单位为重点，获取建立归档制度的经验。在省直属 机关还举办建立健全归档制度为内容的5次业务讲座。全省各级档案室都结合本机关的具体情 况，普遍加强机关档案室的基础建设，建立健全正常的工作秩序和文书立卷归档、文件归档 范围、机关文书处理工作细则、办法等各项规章制度，机关档案室工作全面开展起来。有的 还修改和补充机关档案工作和文书处理工作的各项手续制度。也有的将《机关档案室工作通 则》下发到基层单位贯彻执行。通过抓基础建设，建立正常的工作秩序，使机关档案室的基 础工作进一步加强，工作逐步走上正轨。
　　　　（三）曲折发展阶段
　　　　1966年“文化大革命”开始后，全省党政机关普遍受到冲击，机关档案室被撤销，人员 被调离改行，已经建立起来的行之有效的规章制度被废止，一些比较好的管理办法不再坚持 ，因而在一些档案室形成了档案无帐目，出库无手续，管理无制度，查找不方便，集中统一 管理的原则被破坏，大量的档案材料散失的情况，使机关档案工作处于瘫痪和停顿的状态。
　　　　1967年9月，原省委机关档案室与省革命委员会档案组合并为省革命委员会档案室。各地 、市、县也先后在革命委员会办公室内设立了档案室。
　　　　1972年6月，省革命委员会档案局对省革命委员会所属部、办、局机关的档案管理情况进 行调查。结果是省直属机关除保卫部设立档案室外，其他部、办、局的机关档案室都没有恢 复，档案工作由文书兼管。由于文书人员任务繁重，没有时间管理档案，只好将档案放在卷 柜里锁上了事。有的机关谁查档案，就把钥匙交给查档人自己去找。根据对省直属机关的调 查，省革委档案局党委给省委、省革委写了《关于在省直各单位建立档案室的报告》，建议 把省直机关档案室迅速恢复起来，部、办应配1至2名档案员，各局可配上专职或兼职档案员 。为了加强文书立卷归档工作，省革委档案局于6月在省卫生局召开省直机关文档工作现场会 议，由省卫生局介绍文书立卷归档工作经验。会议要求各部、办、局要把档案室恢复起来， 配备专职或兼职档案员，并要保持相对的稳定，以利熟悉和钻研业务。对于原来的档案干部 ，政治条件合适，现已调出做其他工作的，应考虑归队。黑龙江省革委办公室于8月11日转发 《省直机关文书档案工作现场会议纪要》。同年10月，黑龙江省革委档案局召开全省档案工 作座谈会，提出全省档案工作恢复整顿的任务。并要求各个单位建立健全档案机构，尽快配 备档案人员。会后，各市、地不同程度地开展了恢复整顿工作。齐齐哈尔市在市直属机关先 后建立17个档案室，配备专职档案员33名。双鸭山市到1974年，全市共恢复和建立机关档案 室30个。
　　　　1975年7月，省档案局召开省直属机关现行文书管理立卷工作经验交流会后，各机关根据 本单位的具体情况，按照《黑龙江省党政机关文书秘书工作暂行办法》、《黑龙江省党政档 案管理试行通则》，加强文书档案工作制度建设。建立健全党政机关档案管理的几项暂行规 定、机关档案室的职责范围、档案管理暂行办法、立卷归档范围、文档保密制度、档案借阅 制度等，使机关档案工作不断恢复。
　　　　（四）全面发展阶段
　　　　中共十一届三中全会以后，加快全省机关档案室的恢复整顿工作。哈尔滨市恢复和建立 机关档案室52个。牡丹江市恢复和建立机关档案室67个（其中7个综合档案室）。
　　　　1979年7月，为了贯彻落实全省文秘档案工作会议精神，由中共黑龙江省委、省政府办公 厅秘书处、省档案局、省直属机关各口正副组长组成的联合检查组，对省直9个系统，93个单 位的文秘档案工作进行了全面检查。从检查结果看，省直102个机关中，有39个没有恢复建立 档案室，占38%，有相当数量的档案室工作还没有恢复到“文化大革命”前的水平。大专院校 的档案工作是一个薄弱的环节，直到1980年还没有全面恢复和建立起来。哈尔滨市直属机关 到1981年仅有文书档案室68个，占机关档案室总数的45．9%。齐齐哈尔市到1981年全市已全 部配齐了文档人员。全市有116个单位已建立文书档案室47个，配备专、兼职档案员450人， 并出现了市政府办公厅等较好的档案室。牡丹江地区地直和9个县共有直属机关档案室71个， 经过检查验收，已有37个单位达到“五有”（有专人、有专室、有制度、有设备、有查找工 具）、“四做到”（档案齐全完整，整理合乎要求，管理科学，利用方便）的标准，占52%。 为了搞好基础建设，建立正常的工作秩序，全省已开始改变档案部门把立卷工作包下来的做 法，使文书处理部门立卷的制度得以贯彻执行。1981年，省直属机关已有50%的档案室达到“ 五有”、“四做到”的标准。在102个省直机关中，有45个配备专职档案员，有57个配备兼职 档案员。在102个机关中，档案工作搞的较好的有66个，占64%。
　　　　1981年9月，嫩江地区档案局在全地区实行馆室分设，县档案馆不再兼机关档案室的工作 ，改变每年向档案馆移交档案的做法，便利了本机关利用档案。为了推动这项工作，该地区 于1982年2月，在杜尔伯特蒙古族自治县召开恢复文书处理部门立卷和建立机关档案室经验交 流会，推广该县和龙江、甘南等县的经验，会后全区共建立县直机关档案室732个，配备专职 档案员22名，兼职档案员710名。黑龙江省档案局肯定了嫩江地区的做法，并向全省推行。《 黑龙江档案》编辑部为此发表《机关档案室的恢复和建立势在必行》的短评，认为恢复和建 立机关档案室，实行馆室分设是必要的、可行的。1982年，绥化地区全区已有4285个单位建 立档案室和档案工作，有专兼职档案人员4400人。
　　　　1983年4月，中共中央、国务院办公厅颁发《机关档案工作条例》，各级档案部门认真贯 彻“条例”，改变了馆室合一的体制。全省普遍实行馆室分设，建立一批机关档案室，有些 单位开始建立机关档案工作。改变了长期以来馆室不分、职责不清、互相牵扯的局面。有些 单位制定机关档案室工作细则、岗位责任制和管理办法等，使机关档案室工作取得显著成效 。绥化地委、行署办公室为了开展县直机关所属单位档案工作，于1983年在肇东县召开全区 所属单位和乡政府档案建立工作现场会议，总结和交流全区所属单位和乡政府档案工作经验 。到1983年8月，肇东县1573个所属单位已建立起档案工作的有849个，占应建单位的53．97 %。绥化地区是全省建立地、市、县直属机关所属单位档案工作进度最快的地区，到1984年底 ，全区已有2817个所属单位建立档案工作，共保管档案52008卷。嫩江地区到1984年全区所属 单位档案的建立工作已全部完成。1985年，牡丹江市及所属市、县，有519个所属单位，已建 完301个，占应建单位总数的58%。合江地区已有9个县176个所属单位建立档案工作。
　　　　黑龙江省机关档案室工作经过巩固提高，有很大的发展。截至1985年底，省直机关、大 专院校、民主党派等151个单位都建立档案室，并有22个部门成立档案科。市、地、县有630 0多个单位建立档案室或档案工作。全省有86000多个所属单位建立综合档案室或档案工作， 全省各级各类档案室保存档案达3000余万卷。全省机关档案室工作不仅普遍建立，而且少数 机关已开始向综合管理方面发展。省政府机关档案室和省森工总局档案室，开始试用微机对 档案进行编目、储存和检索。