一、清代档案管理
　　　　清朝中央与地方政权机构基本上是按照明朝的官制而设置的，对于档案的管理，亦在很 多方面仿照明代的典章、制度，建立起相应的管卷机构和有关管理档册的章法。清代地方政 权机构的档案，一般分为“来文”档与“发文”档两大类。行文档册、阅稿档册（即经过阅 批的文稿）等属于“发文”档；收到的文稿，包括抄录上级下达的文件或诰命、通诰、敕令 、通谕等均属“来文”档。随着公务活动的频繁，来往行文日趋增多，逐步形成分类归档的 趋势，如军事、司法、旗务、财政经济、中外交涉、礼仪，以及各种册籍，其中有“人丁户 籍册”、“兵丁补缺册”、“地域毗连册”、“田赋册”等等。清朝各级政权机关，为了加 强对档案的管理，建立了相当严格的档案管理制度。
　　　　（一）文件书写所用文字的规定。在清朝，满文（亦称清文）圣谕为官方书写公文、外 交文书通用的文字。尽管满文作为官方通用文字，但在清政府实行统治的过程中，仍显现出 它的局限性。一是满文兴起较晚，1599年才根据蒙文创造了满族文字，在一些方面有待完善 ；二是汉文有着悠久的历史，词汇比较丰富，而且应用范围也较广；三是清朝中央政府统治 地位日趋巩固后，开始启用汉族文人。而这些人多不识满文，也直接影响清朝政府的统治。 从康熙到嘉庆年间，黑龙江将军衙门档案主要是以满文书写，少部分为满汉合璧。咸丰朝以 后，在公文书写中汉文逐渐增多。1898年10月21日（清光绪二十四年九月七日），清政府明 令“嗣后京外各衙门凡应用清折等件，均书写满汉合璧”。1900年以后，黑龙江行省公署的 文件，大部分是以汉文书写的，满文占很少部分。
　　　　（二）建立上缴朱批奏折制度。清代地方官员为了某种事由向皇帝奏报某种形式公文（ 折本），由皇帝亲笔批答的奏文（称朱批奏折），然后将奏折发还具奏人保存。在康熙朝后 期，发现附有皇帝朱批的各种机密文件散存于臣僚们个人手中，不利于保密。为了维护皇权 和防止有关机密的扩散，1723年清廷通谕：“著令京师满汉大臣及各省督抚、将军等，所有 皇考朱批谕旨，俱著敬谨封固进呈，如若抄写留存、隐匿焚弃，日后发觉，断不宽宥，定行 从重治罪。”
　　　　（三）建立档案副本和抄录“档册”等归档制度。1729年（清雍正七年），清廷明令“ 嗣后内阁本章及各衙门档案，皆于正本之处立副本另行收贮”，“如本章正本系红字批发， 副本则墨本存档”。这样，“不但于公事有益，而且可杜奸婿犹吏隐藏改换之弊”。从雍正 到光绪各朝，来往公文都抄录了大量的黑图档存查。地方将军衙门或副都统衙门的公文归档 保存时，多采用抄录的形式建立“档册”。黑龙江将军衙门1900年以前的案卷，除户籍册外 ，多是抄录的“档册”，并完好保存至今。当时，将军衙门及副都统衙门在公务活动中的来 往行文，一个季度、半年或一年后，由管卷人员按户、工、兵、刑各司分类，并保持文件在 时间上的联系，整理后由笔贴式抄于一定规格的毛头纸上，并在各页的衔接处加盖衙署官印 装订成“档册”，封面标明文件形成的时间与行文机关。抄录的文件由于加盖了官印，客观 上起到了文件原件的作用。
　　　　（四）建立严格的惩罚制度，以保障文书案卷的安全。清政府明令，凡弃毁制书及衙门 印信者斩，弃毁官文书者杖100，有所规避者从重论。事与军机钱粮者，当该官吏知而不举， 与犯人同罪。若遗失官文书者，杖70。事与军机钱粮者，杖90，徒2年。俱停俸责寻，30日内 寻得者免罚。
　　　　（五）官吏升迁调转时，则需对“档册”进行盘点与交接。清代官员在其公职升迁调转 时，均须对所经管之文卷“档册”等进行交待，并编制出“文卷移交盘点清册”。仅据档案 所载，1886年10月19日，英寿接理黑龙江将军衙门印务处主事之职，即对自1683年（清康熙 二十二年）至1885年（清光绪十一年），历年之存档逐卷加以盘点，并开注清册，呈报将军 衙门。据清点后统计，共有档6298册，其中除缺失档22册外，至1885年（清光绪十一年）底 ，实存档6276册。自1726年（清雍正四年）至1885年（清光绪十一年），每年奏档1册，共有 档160册，档册无缺失。1908年2月11日（清光绪三十四年一月十日）奉都抚扎饬印务处并于 黑龙江全省文案处，印务处所经管之折档案卷，依数清点移交。共有雍正年折档10册、乾隆 年折档60册、嘉庆年折档25册，其中缺二十六年、二十七年各1册，道光年折档30册、咸丰年 折档10册、同治年折档11册，外缺六年、十三年各1册，光绪年折档30册，外缺元年1册。光 绪三十二年奏稿95件，已饬额委笔贴式穆特春、常安进行缮写，尚未办齐，已饬该笔贴式经 管。光绪三十二年行稿45件。光绪三十三年奏稿74件。外有折片底稿7件，行稿35件。
　　　　（六）档案利用方面，首先为衙署撰拟公文提供凭借依据。清代草拟公文时，依据是文 中的重要组成部分，文卷是重要的依据，并大段加以引用，以做到“案有所考，言必有证” 。其次，为皇室纂修玉牒和编纂国史以及地方志书提供利用。1899年，黑龙江通志局曾抽调 专职人员翻译满文“档册”，为撰写《黑龙江通志》摘引大量黑龙江将军衙门档案。1900年 8月，黑龙江将军衙门档案被沙俄入侵者抢掠一空，修志工作告停。
　　　　二、民国时期档案管理
　　　　1914年1月9日，黑龙江省行政公署制定《保存文件规则暂行条例》，规定行政公署的文 件按照各处、司掌管的专项业务，分别种类编成案卷，每卷件数不得超过25件，每卷限于百 页之内。归档文件当以历定之年为限，因满限尚未完结者，得以用同一种类分为数卷，并用 甲、乙、丙、丁之字样加以区别。据此规定，行政公署归档的文件，按各处、司掌管的事项 ，大致分为如下种类：总务处，文件分为总务、统计两种，机要、官吏考核及职员履历、蒙 旗、公报、庶务、编制调查、内务统计、财政统计、教育统计、实业统计10类。
　　　　内务司，文件分为民治、疆理、警务三种，选举、自治团体与公共团体，赈恤与公益、 征兵、户籍与移置、社会风化及宗教、古物与官产、行政区划、建治与设官、边务与置卡开 埠、土地图志、地方交通、土木工程、河堤与水道工程、警察、民团、著作出版、病院与卫 生、医药、游历、缉捕21类。
　　　　财政司，文件分为收支、编审、财务三种，国税与地方税、违法征收与滞纳税处分、地 方岁出、支付预算、预算与概算、决算、簿记、编辑财政报告、全省金融、地方公债与国民 捐、报销11类。
　　　　教育司，文件分为普通教育、专门教育、社会教育三种，普通学校、教育会议与图书审 查会和教育博览会、视学调查报告、私立大学与公私立专门学校及外国留学生、统一国语事 项、历象、各种学术会、通俗教育社与图书馆及巡行文库、美术文艺、音乐与戏剧、动植物 园与博物馆及收集文物、通俗教育物的编辑与规划12类。
　　　　实业司，文件分为农林、工商两种，农业、农会、蚕桑业、林业、牧政与兽疫、渔牧、 狩猎、水产、出放街基，劝业会、工业、商业、工商团体、官办矿业、矿产调查、电业16类 。
　　　　归档文卷的保存，设置专用保管室，并实行分柜存储。案卷保管室除管卷人员外，他人 不得擅入。保管室严禁吸烟及携带灯火，保管室的钥匙由专人管理。
　　　　1930年10月，黑龙江省财政厅制定《管理档案暂行规则》，对本厅各科管理档案的范围 与种类作了具体的规定。第一科管理机要档、文书档、会计档、杂项档。第二科管理田赋档 、契税档、税捐档、地方税档、票照档、硝磺档。第三科管理审核档、出纳档。第四科管理 印花档、婚书档。各科形成和管理的案卷，一律按种类进行排列，并依次编号、登录。
　　　　三、东北沦陷时期档案管理
　　　　（一）旧记整理
　　　　旧记整理，即东北沦陷时期对于旧记（即清代、民国时期的档案）的管理。1937年1月， 侵华日军为掠夺东北资源，制定所谓开发《满洲国的五年计划》。同年5月28日，伪满洲国国 务院发布《关于旧记统一管理》第37号训令，训令中称：“查旧记系对于过去的制度、习惯 、施政等，为观察国家、社会各般历史现象，知其发达、消长方面的记录。故将来筹划国家 经济时，为紧要之参考资料。对于民力的兴隆与国运的发展，探索过去的优势，始得树立不 动的方针，并且旧记为学术研究亦不可缺少的基础材料”。其罪恶目的是使历史档案为日本 侵略者建立其傀儡政权服务。同时，还命令伪满洲国国务院总务厅所属“国立奉天图书馆” 对全“满洲国”境内各官署及自治团体所保存的旧记，须于1937年（伪康德4年）7月15日起 至同年11月15日止，实行集中管理。凡送交的旧记须区分为重要文书（甲）与普通文书（乙 ）两种，凡甲种者须附文书案卷目录。属于现在黑龙江省所辖的市、县送交清代、民国时期 档案的有哈尔滨、齐齐哈尔、龙江、依安、拜泉、讷河、林甸、双城、通河、呼兰、延寿、 穆棱、桦川、富锦、黑河等。领导与监督这次档案大集中的是伪满洲国国务院总务厅厅长星 野直树，他给伪国立奉天图书馆馆长西田实的公函，名为《关于官署保存的旧记收集整理文 件》，附有《旧记整理办法》。1938年3月，在奉天建立了旧记整理处，处长由伪大同学院教 授浦松嘉三郎兼任。1939年3月，旧记整理处的人员增至120人。同年6月，伪满洲国国务院发 布127号敕令，公布“国立中央图书馆筹备处”官制，筹备处长是日本历史学家泷川政资郎， 并成立由他领导的筹备委员会，作为伪满洲国图书旧记的管理机关，直属国务总理大臣管理 。原奉天图书馆后改为伪国立中央图书馆奉天分馆，弘吉光长为分馆长。旧记整理处负责旧 记收集、保存、分类及编纂等事项。旧记整理处1937年至1940年期间共集中了380个机关团体 的文件，其中多数是1911年至1931年民国时期形成的档案，还有一部分清末的档案，多达23 62789卷。其中有黑龙江省、道、县的档案40余万卷。1945年8月日本投降后，这部分档案仍 留在沈阳。1948年沈阳解放后，由人民政府接收。
　　　　（二）伪省公署档案整理
　　　　1938年（伪康德5年）2月12日起，伪龙江、滨江、三江、牡丹江、黑河等省，先后制定 《文书编纂与保存规程》。规定在公务中已办理完结的文件，由各主管科归档组成案卷，并 登记编目，连同案卷一并移交文书科保存。文书档案的组卷原则是，重要文书以一个事件组 成一个案卷；一般案卷则以同类性质的问题组成一个案卷。
　　　　省公署官房文书科对已办理完结的文件，依照案卷保管种别表区分以下类项。
　　　　总务类：庶务杂书、会议、典礼、情报、宣传、训示项；
　　　　人事类：兵事、任免、赏罚、出差命令、职员履历、考绩项；
　　　　调查类：公报、图书、岁出岁入、决算、国有财产项；
　　　　会计类：支付、给予、薪俸、预算监察、现金出纳及岁出岁入明细帐、凭证、书类项；
　　　　用度类：备品台帐、营缮、估单契约、物品保管出纳计划项；
　　　　行政类：街村行政、积谷款项；
　　　　土地类：桥梁、道路、建筑、河川都邑规划、铁道、堤防、水力电气、上下水道项；
　　　　企划类：土地回收、土地利用；
　　　　保安类：危险物、水火警防、风纪、交通项；
　　　　卫生类：保险、医药、兽育、防疫项；
　　　　司法类：犯罪、指纹、遗拾物项；
　　　　治安类：匪贼、枪械项；
　　　　商务类：商业、注册、银行、保险项；
　　　　学务类：开设学校、教员讲习、教育计划、教科书、升学、体育等项。
　　　　为使档案不受损坏，要求存入不受震灾、火灾、水灾、盗窃等影响的专用库房。为防止 案卷潮湿、霉烂，除日常做好防范外，每年应暴晒一次以上。
　　　　（三）伪县公署档案整理
　　　　1937年12月28日，伪滨江省公署发布训令，制定《县公署文书保存规程》，规定办理完 结的文书，经过整理方称为案卷，案卷分为文件与帐簿式两种。对于县公署所形成的案卷， 统归总务科文书股保存，但秘密文书或须特别管理的文书，由主管股保管，秘密文书已过秘 期年度时送文书股保存。
　　　　四、解放战争时期档案整理
　　　　抗日战争胜利后，各级人民民主政权逐步建立起来，并制定一些档案管理规章制度。19 47年3月，松江省政府制定《文书处理暂行规定》，规定来往文件统由省政府秘书处文书科统 一登记，并分送主管单位，各单位的文稿由各单位自选归档、保管，以便检卷查案。1948年 9月20日，颁发《松江省政府关于公文处理办法》，规定凡公文发出后，即将原稿（连同印成 品一份）退交档案员，按类摘由、编号、统一保管。整理档案实行以问题为主的组卷原则， 形成的案卷由立档单位自行保管。
　　　　五、新中国成立后档案整理
　　　　50年代，是黑龙江地区机关档案工作初创时期，档案管理尚处于分散状态，一般公文档 案由党、政机关秘书部门档案室分别保管；密码电报由机要部门保管；财务会计档案由各专 管部门自行保管。档案的保管条件也比较差，在清理积存档案工作时，发现一些单位的档案 一包一捆的堆积在仓库里。由于无专人管理，有的档案受潮湿而霉烂，还有的受虫蛀鼠咬等 情况，使档案受到严重损坏。
　　　　1959年1月7日，中共中央下发《关于统一管理党、政档案工作的通知》后，中共黑龙江 省委办公厅、省人委办公厅于4月15日制定执行《中央关于统一管理党、政档案工作的通知》 的意见，发给各市、专、县委，各党委、党组，省委各部委，要求按着中央通知的精神，实 行党、政档案统一管理。黑龙江省档案管理局统一指导全省党、政、群的档案工作。1962年 初，分别召开省直机关档案工作会议和省直机关办公室主任会议，总结党、政档案统一管理 的情况，在54个直属机关中，已有46个实行统一管理，建立了必要的管理制度。省直各机关 档案室虽已建立，但需要巩固、提高和完善各种管理制度。要求各级各部门管理好各自部门 的档案，林业、地质、煤炭等部门应管好条条的档案。省人委办公厅档案资料室为了提高档 案管理水平，先后制定《文件归档暂行办法》、《档案资料室工作细则》、《档案资料借阅 办法》，同时还修定《档案材料保管期限表》和《几项不归档的文书材料销毁暂行办法》， 使档案管理有章可循。1963年2月2日，召开全省档案工作会议，肯定了机关党、政档案实行 统一管理的成绩，提出现阶段机关档案室工作的重点，仍然是坚持并进一步作好党、政档案 的统一管理，还没有实行统一管理的机关，应该积极创造条件，尽快地把党、政档案统一管 理起来。为了适应形势的发展，加强对边境县农村人民公社档案的管理，省档案工作会议提 出，要搞好各方面材料的收集，实行集中统一管理；建立严格的档案管理制度，加强档案的 保管工作；进一步改善档案的保管条件；重要的档案实行单独保管。同年6月，绥化、双城、 安达、讷河、依安、克山等县，对部分农村人民公社的文书档案工作进行检查，从中发现的 问题：一是文件收发登记制度不健全，没有严格的管理制度；二是有的公社丢失文件的情况 比较严重，有的公社收到上级机关文件共72件，清缴时只收回59件，有1／4的文件下落不明 ；三是文件、档案管理混乱，整理的极不系统。要求加强对人民公社档案的管理，建立起简 而易行的规章制度。
　　　　为了加强对县直机关和基层部门档案的管理，青冈县委办公室在1963年上半年分别召开 县直秘书、股长、文书、公社秘书参加的会议，交流文书档案工作经验，并举办文件展览。 制定县直机关和公社文书处理工作制度（草案）。牡丹江市直机关到1964年初调查统计，在 56个机关档案室中，已有32个对党、政档案实现集中统一管理，有23个基本上实行集中统一 管理。1964年8月7日，绥化县在团结公社建立基层档案工作，完善档案管理制度试点。将该 公社和所属8个生产大队的文件材料组成627卷（其中公社档案239卷，大队档案388卷）。在 试点中，发现文件材料管理混乱，存在着“四不分”的问题，即文件与刊物不分；现行文件 与历史文件不分；档案与资料不分；文件与废纸不分。甚至出现档案、文件平时无人管，用 时找不到，谁用谁去翻，借阅随便拿，用后无人管，丢失不知道的状况。通过试点进一步明 确档案的管理范围，落实档案的兼管人员，制定了有关方面的管理制度。
　　　　1966年“文化大革命”开始以后，机关文书档案制度被废除，文件材料不归档，损坏、 散失严重，再次形成大量的积存档案。从1972年开始，全省抓了档案的恢复工作，特别是把 恢复、完善各项档案管理制度当做重要环节来抓。1975年，青冈县委办公室和县革委办公室 组织部分机关文书、公社秘书赴龙江、富裕学习有关文书处理和档案工作经验。爱辉县为了 搞好机关立卷归档工作，下发了《1975年文书立卷工作意见》。
　　　　1976年春，海伦县在全县各公社进行综合档案室建设，将组织、监察、共青团、公安、 武装等各类档案集中到公社档案室统一管理。共建立26个公社综合档案室，管理档案52315卷 ，其中文书档案12180卷，占23%，其它各类档案40135卷，占77%，还保存资料2750册，各类 图表296份。实行各类档案统一管理后，便于对档案的管理、利用，节省人力，改善了档案的 保管条件。1979年7月5日，黑龙江省档案局转发海伦县《关于搞好人民公社综合档案室，适 应农业现代化建设需要的报告》，在全省推广他们的经验。绥化在全区范围内重点抓了建立 综合档案室的工作。到1979年7月末，全区238个人民公社普遍建立了综合档案室。与此同时 ，省档案局还推广了富锦县富民公社建立农业科技档案的经验。为了进一步加强对全省农村 基层档案的管理，省档案局会同绥化地区档案局制定《人民公社档案管理暂行办法》，在绥 化地区试行。
　　　　1981年，机关文书档案工作在恢复的基础上有所发展和提高。齐齐哈尔市档案局在注重 对市直单位恢复和建立档案机构的同时，注重各项制度的建设，市直116个单位，有50%建立 了《文书立卷归档制度》。市教育局为了做到档案的齐全完整，建立文件“五归”（即办完 文件随时归、会议文件会后归、外出带回的文件及时归、会议记录年终归、节假日保密检查 集中归）、“四完整”（即正件与附件、打印件与原稿、请示与批复、转发件与原件完整） 制度。通过各项制度的建立，使得文书档案工作日趋制度化和规范化。1984年1月10日，齐齐 哈尔市档案局在市建材局召开市直机关建立综合档案室现场会。从单一的文书档案室发展到 以保管本单位、本系统各类档案（文书、科技、财会）的综合性档案室。以后，建立综合档 案室在县直机关也加以推广。
　　　　1985年，随着国民经济的发展和办公自动化的实行，省政府办公厅、省森林工业总局档 案室开始利用微机、电子计算机技术进行档案编目、存贮、检索，从而使机关档案工作向着 档案管理现代化迈出重要的一步。