根据《机关档案室工作通则》的规定，机关档案室应该将需要由档案馆永久和长期保存 的档案，连同“案卷目录”定期向档案馆移交。需要向档案馆移交的档案在机关档案室保存 的年限，一般规定省、地、市级机关的档案15年左右；县级以下机关档案5年左右。撤销机关 和各种临时性的机构，一挨工作结束后，应该将全部档案整理好，交有关机关档案室保存或 直接向档案馆移交。
　　　　黑龙江地区在没有建立地方综合档案馆以前，各机关的档案均由各机关保存。1954年8月 ，黑龙江、松江两省合并后，为了做好档案管理工作，根据国务院的指示和有关规定，各单 位合并前尚未处理完毕的文件，均转交给合并后的承办机关继续办理，年终归档。原中共黑 龙江省委、松江省委、省政府及各厅、局的档案交给合并后的省委办公厅、省政府办公厅和 有关厅、局分别保管。1955年4月10日，中共黑龙江省委办公厅制定《中共黑龙江省委机关文 书处理工作和档案工作暂行细则》，对于档案材料的移交问题规定，省委所属机关（或部门 ）撤销时，其全部档案材料应妥善整理，交由省委办公厅暂时保管，以便将来向档案馆移交 。省委机关某一部门与另一部门合并时，其全部档案材料应整理好，进行分别保管，年终时 移交给办公厅档案科。省委所属部、委因工作需要临时设置的机构，当其任务终了时，其全 部档案材料应交给省委办公厅（或部、委）文书处理部门代管，年终向省委办公厅档案科移 交。根据《中共县级机关文书处理工作和档案工作暂行办法》的规定，县直机关撤销或合并 ，有关档案材料的处理，应请示上级党委决定。县委以及青年团、工会、妇女联合会设立的 临时性的工作机构，在工作结束以后，其形成的档案材料整理立卷后，同该机关当年的档案 一起移交给县委机关档案室保存。
　　　　1957年7月，黑龙江省档案馆筹备处成立后，省政府办公厅档案室将保存的合省前原黑龙 江、嫩江、松江、合江、牡丹江等省政府的档案和省公安厅档案科保存的经济档案向省档案 馆筹备处移交。1958年以后，黑龙江省各级综合档案馆相继成立，省直属机关、部门将永久 保管的档案，地、市、县直属机关、部门将永久、长期保管的档案按移交年限分别向档案馆 移交。
　　　　60年代初期，由于国民经济调整，先后合并或撤销一些机构。根据中共中央关于集中统 一管理党、政档案的有关规定和国家档案局制定的《关于撤销机关档案的移交和保管问题的 通知》的要求，省委办公厅、省人委办公厅、商业厅、建设厅、文化局、卫生厅、银行、农 业厅、水利厅、统计局、财政厅、法院、检察院、物资厅、化工厅、交通厅、民政厅等29个 机关档案室，从1961年9月至12月，先后分期、分批向省档案馆筹备处移交了120个全宗，40 915卷，其中包括革命历史档案和撤销机关的档案以及一部分新中国成立后的党、政档案。为 了使移交的档案合乎质量要求，省档案馆筹备处在接收档案以前派人深入到省直机关进行检 查指导，从而保证移交档案的质量。
　　　　1966年3月21日，为了加强对社会主义教育运动中形成档案的管理，省委社教办、省档案 管理局联合下发《关于城乡社教档案管理中几个问题的通知》，按照通知的要求，城乡社教 运动中形成的档案，在移交前，农村以生产大队、城市按行政单位进行立卷工作。生产大队 形成的档案向公社党委移交，分团和社直工作组形成的档案材料，除了属于地委职权范围内 以外的，留给县委，并由县委保存一时期后交档案馆。城市工作团、工作队形成的档案材料 ，除了市委或主管上级部门职权范围以外的，留给原单位保管。对于在城乡社教运动中形成 的专案材料、人事材料、四类分子材料，按监察、组织、政法部门的有关规定，移交有关部 门保管。在档案材料移交时，应履行交接手续。社教结束后，由各社教分团、社教工作队把 社教运动中形成的档案，按照档案的管理范围，向有关部门移交。
　　　　“文化大革命”中，由于省直机关机构被砸烂，档案处于无人管理的状态。为避免档案 的散失和遭受破坏，经请示省革命委员会批准，将原省直各厅、委、办、局的档案向省档案 馆移交。从1968年10月至1969年2月，有52个省直单位向省档案馆移交档案106652卷。这部分 档案主要是1954年以后形成的文书档案，还有一部分财会档案和科技档案以及有关资料。后 来，为了适应省直各机关日常工作的需要，按照档案管理的原则，经请示省委有关领导同意 ，省档案馆从1971年到1976年把部分不到进馆时间的文书档案和财会档案，陆续交还给省直 各有关机关档案室保管。
　　　　为了做好省直机关体制改革中的档案管理和移交工作，省档案局于1982年10月10日印发 《关于省直各机关在机构改革中认真做好档案管理移交工作的通知》，规定：1．撤销机关的 档案以及与档案有关的资料，全部向省档案馆移交。有的机构撤销后，其业务工作由几个机 关分别进行承办，其档案材料不得分散，由其中一个承办机关代行管理，定期向省档案馆移 交；2．一个机关并入另一个机关或几个机关并为一个机关，其全部档案（包括技术档案）移 交给合并后的机关管理，或向省档案馆移交；3．某一个机关部分业务工作或组织机构并入另 一个机关，其档案材料不得带入新的机关；4．有关建筑物等方面的科技档案（如工程图纸等 ），应留给使用机关保管；5．撤销或合并的机关档案，在向有关机关移交时应履行移交手续 。当年未办理完毕的文件交给新成立的机关承办，并负责立卷归档；6．凡是向省档案馆移交 的档案，移交机关应负责编写立档单位的历史考证材料，随同档案向档案馆进行移交。在机 构改革过程中，由于各机关都认真执行了有关档案的管理和移交的规定，切实保证了档案的 完整与安全。