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第一节 科研档案

第三章 科研与城建档案管理

  解放战争时期,黑龙江地区是东北根据地的后方,一些农业试验场、生产单位和高等院 校在科研和生产过程中形成一些科研资料,一般是分散保管在科研人员和技术人员手中。50 年代,中共中央发出向科学进军的号召后,中国科学院和国家几个部委在黑龙江省建立了一 些科研机构。随着科学研究事业的发展,科研档案工作开始着手建立并逐步发展起来。各科 研单位和高等院校加强对科研档案工作的领导,逐步开展科研档案的收集、整理和利用工作 。
    1959年华北、东北协作区技术档案工作现场会议后,黑龙江省贯彻这次会议精神,科研 档案工作有一定的进展。中国科学院土木建筑科学研究所、黑龙江省农业科学院等单位按照 《技术档案室工作暂行通则》的要求,设立档案机构,建立档案管理制度,收集和保管一些 本机关的科学技术研究档案和资料。但大多数科研机关档案管理制度不健全,科研档案不完 整的情况相当普遍。哈尔滨铁道研究所的30多个科研项目,仅有2个项目的档案较完整。黑龙 江省土肥研究所的74个研究课题,档案比较完整的仅3个,其余都是残缺不全。此外,研究工 作中断或失败项目的档案材料,一般都没有保存。由于科研档案不够齐全完整,影响到科研 工作的进行和科研成果的推广。
    1961年7月,中共中央批准试行《关于自然科学研究机构当前工作的十四条意见(草案) 》,规定科研单位必须建立健全科研档案工作制度和建立专题技术档案。省档案管理局为此 发出通知,要求各地各有关单位贯彻这一文件,并根据国家档案局的要求,对科学研究机构 中的档案工作进行了检查。1961年10月,国务院批转国家档案局《关于加强科学研究机构中 技术档案工作的报告》下发后,省人民委员会于11月7日转发这一文件并发出通知,要求各科 学研究部门认真贯彻国务院的指示,并按照国家档案局提出的意见,检查本单位的技术档案 工作,把科研档案的管理工作认真地建立和健全起来,要求省档案管理局督促有关部门做好 这项工作,及时总结经验,加以推广。省档案管理局派出人员到中国农业科学院兽医研究所 (驻哈尔滨)等4个单位对档案工作进行了调查,召开15个科研单位参加的座谈会,了解科研 档案工作的情况,与省科学技术委员会研究如何加强省级科学研究单位档案工作问题,并做 出部署,引起各科研单位和高等院校的领导对科研档案工作的重视。许多单位开始建立科研 档案工作,有的建立制度,健全机构;有的着手进行科研档案的收集工作。省科学院举办三 期短训班,所属5个研究所都开始科研档案的收集工作。哈尔滨市档案管理处对全市24个科学 研究单位科研档案情况进行调查,国家有关部和中国科学院所属的9个单位对已形成的档案都 进行初步整理,建立归档和借阅制度。据1961年底初步统计,哈尔滨市24个科研单位在197项 科研项目中共形成档案计530卷,2704份。齐齐哈尔市无线电研究所、省化学研究所等单位共 收集保存200余件综合项目的档案。牡丹江市科委保存了全市工厂和科研单位的档案233份。 为推动全省科研档案工作,省档案管理局派出工作组到省农业科学院进行试点,督促省农业 科学院建立技术档案和文书档案统一管理的档案室,配备专职干部,以植物保护研究室为重 点,摸索有关收集、整理和建立制度的做法,拟定《黑龙江省农业科学院技术文件立卷归档 和档案管理工作暂行办法》。1962年1月17日,省档案管理局转发省档案管理局工作组《关于 黑龙江省农业科学院建立与健全科学研究档案工作情况的报告》,推广他们的经验,促进了 全省科研档案工作的开展。1962年6月25日,国家档案局转发黑龙江省档案管理局这一文件, 对全国科研档案工作也起了一定的推动作用。
    1963年10月,国家科委《关于上报和登记科学技术研究成果的若干规定》下发后,省档 案管理局和省科委于1964年1月25日联合发出通知,要求各单位领导加以重视,结合清理登记 科研成果,进行科研专题材料的彻底收集和系统整理,建立与健全科研档案的立卷归档制度 ,做好科研档案工作,以推动科研档案工作的进展。各科研单位加强本单位各研究课题材料 的收集工作,并以课题分类进行整理,移交档案室集中保管。省农业科学院克山农业科学研 究所全面清理了1948年至1964年间的科研档案,形成档案462卷。1964年,各科研单位在清理 档案的基础上,普遍建立立卷归档制度,对所形成的科研专题材料,都按照制度要求进行立 卷归档。有的还将立卷归档制度纳入本单位业务工作制度、责任制度之内。有些单位档案业 务管理部门主动同科研部门取得密切联系,利用科研单位上报科研成果的时机,帮助各单位 把课题研究档案建立健全起来。省农业科学院等单位结合登记上报科研成果工作,确定科研 档案清理复查的范围,逐项逐人落实清理复查任务,对缺少的材料弄清原因,并提出了补救 的办法。到1965年3月,据在哈尔滨、齐齐哈尔、牡丹江、佳木斯、双鸭山、鹤岗、鸡西等7 市的中直和省属的24个科研单位统计,有23个单位建立了科研档案管理制度,20个单位对档 案进行全部整理,有5个单位对科研档案实行集中统一管理。
    “文化大革命”期间,科研档案工作遭到破坏。一些科研单位的科研课题形成的材料基 本上没有整理,有的课题虽整理过,档案内容亦不完整。
    1978年全国科学大会以后,科研档案工作开始进入新的发展时期。1979年,中共黑龙江 省委召开全省文秘档案工作会议,要求省直科研单位和大专院校的科研档案工作,在1980年 底以前恢复和建立起来,实行集中统一管理。1980年,省档案局总结推广大庆油田井下采油 工艺研究所把科技档案纳入科研程序,将科技档案管理制度纳入科研管理制度的经验,推动 全省科研档案的恢复整顿工作。
    1980年11月,省人民政府批转《全省科学技术档案工作会议纪要》,要求科研单位、大 专院校的科技档案工作要由分管生产技术的负责人或总工程师直接领导;各科研单位要设立 直属的科技档案科(室),大专院校和事业单位设立单独的科技档案室,统一管理本单位的 全部科研档案;要把科研档案工作纳入科研管理的范围。把科技文件材料的形成、积累、整 理、鉴定、归档以及归档后的修改补充工作,列入科技人员的职责范围和岗位责任制度中, 在鉴定验收科研成果时,档案部门要检查验收科研档案,以确保科研档案的完整准确。这些 规定的实行,有力地推动了科研档案工作的进展。省档案局和省文教办密切配合,抓紧大专 院校科研档案工作,很快出现新的面貌。哈尔滨工业大学、哈尔滨建工学院、东北林学院、 东北农学院、黑龙江大学等单位都设立档案科(室),配备专职档案人员,加强科研档案工 作。1981年,省档案局召开在哈高等院校有关人员参加的座谈会,交流科研档案工作的经验 。此后还建立协作组,对搞好科研档案工作起到了积极的作用。
    1982年6月,省科委、省档案局联合转发国家科委和国家档案局的通知,学习推广上海市 做好重大科技成果档案整理、归档的经验,各科研单位对科技成果档案工作进一步引起重视 ,纳入科技工作日程,凡是科技文件材料不齐全的,均不予鉴定,推动全省科研单位科研档 案工作。齐齐哈尔市蔬菜研究所设立科研档案室,集中管理科研档案,并建立各项规章制度 。东北重型机械学院科研成果档案都按课题分类管理,每一个课题都按照科研项目立项、研 究试验、总结鉴定验收、成果奖励申报、推广应用等5个阶段进行收集归档,并加以系统整理 、立卷和编号登记,保证科研成果档案的齐全完整。大庆石油学院在管理科研档案中,坚持 做到一清(报告、图纸的文字、线条清晰)、两全(档案资料完整系统齐全、责任表内容齐 全)、三符合(附图、附件、附表与目录符合,整理装订与规格要求符合,文件与目录符合 ),不符合要求的不予鉴定,提高科研档案工作的水平。
    1985年10月,国家科委、国家档案局发出通知,要求各部门、各单位对科研项目档案的 归档工作进行一次普遍检查,确保科研档案的完整,进一步推动科研档案工作的发展。省科 委和省档案局于1985年11月联合发出通知,并制定了《检查科研项目档案材料归档工作的方 案》,要求各部门、各单位做好检查工作。省档案局还组织3个检查组对企事业、大专院校、 研究所的科研项目档案工作进行抽查,促进了各单位的检查工作。哈尔滨船舶工程学院采取 “四不”(档案材料不齐全完整的不进行成果鉴定、不开新课题、不上报成果、不发成果奖 )、“三同时”(在部署科研生产计划时,同时布置收集文件材料计划;在检查计划时,同 时检查材料积累情况;在科研成果鉴定时,同时鉴定档案完整情况)的办法,使本院101项科 研项目材料比较齐全地归档,受到有关部门的好评。据所检查的33个单位的不完全统计,科 研课题总数为3133项,向档案科(室)归档2122项,占总数的68%,档案不齐全完整的有684 项,占总数的22%,未向档案科(室)归档,仍散存在个人手中的有326项,占总数的10%,有 的还未把科研档案工作列入日程。省档案局要求各部门、各单位加强科技档案工作的检查、 监督、指导,建立规章制度,形成正常的工作秩序,促使各科研单位对个别未归档课题的档 案进行收集,科研档案基本上达到完整的要求,科研档案管理水平也有所提高。