第五章 档案利用
　　50年代末，各级档案馆建立后，普遍编制案卷目录。随着利用工作全面开展，检索工具 由单一向多种类、多样式发展。由于进行两次大范围的调整案卷，特别是“文化大革命”中 进行突击性的档案鉴定和战备转移，原有案卷基础被打乱，检索工具也不再适用。
　　　　1972年全省档案工作恢复后，各地开始加强检索工具的编制工作。1979年绥化业务研究 会后，编制检索工具工作有较快的进展。到1985年末，一般档案馆都编有5种以上的检索工具 ，并向标准化、规范化的方向发展，满足了社会各方面查档利用的需要。
　　　　一、查找性检索工具
　　　　1958年，各级档案馆建立后，在积极开展利用工作的思想指导下，开始编制检索工具。 到1959年上半年，全省62个市、县档案馆所藏重要全宗，一般都编有案卷目录、存放地索引 ，有的馆编了资料目录。各档案馆检索工具的数量不等，规格样式也不尽统一。由于当时馆 藏档案数量不大，这些检索工具还能够满足查档的需要，但调卷效率不高。
　　　　1959—1963年，编制检索工具的工作有了进一步发展。1959年7月1日，省委办公厅批转 档案管理处档案工作安排意见，要求各级档案馆视需要编制案卷目录、案卷存放地索引、重 要文件索引、专题文件索引等检索工具。此后，各级档案馆编制检索工具的项目有所增加。 到1959年末统计，一般档案馆都编制有案卷目录、重要文件索引和存放地索引3种工具。绥化 、龙江、讷河、庆安、尚志、依安、拜泉、宾县、双城、阿城、巴彦、青冈、鸡西等市、县 档案馆还根据中心工作的需要，编制了专题卡片、资料目录、报纸索引等查找工具。
　　　　1959年底，全国档案馆工作兴宁现场会后，全省各级档案馆第一次进行大规模的调整案 卷的工作，拆卷重新组卷的比例较大，原有的检索工具随之作废。绥化县档案馆对原有的案 卷进行调整后，编制有案卷目录、存放地索引、重要文件目录、专题文件目录等七种工具共 150件。到1961年，全省调整案卷的工作基本结束。据55个地、市、县档案馆统计，有52个馆 编有案卷目录，有24个馆编有重要文件目录，有21个馆编有专题目录，29个馆有档案存放地 索引，22个馆编有资料目录（卡片）。全省除甘南、嫩江、肇东、肇州县档案馆只有案卷目 录一种检索工具外，一般都有2至3种检索工具。讷河、龙江、绥化、鹤岗等18个市、县档案 馆，有4种或4种以上的检索工具，达到了省里提出的要求。1962年，讷河县档案馆在基础工 作等方面成绩显著，被评为全国四个县级先进馆之一受到表扬。1962年起，省档案馆筹备处 在编制检索工具的基础上逐步转入以熟悉档案内容为主的阶段。到1962年底，熟悉16个全宗 10571卷，编制重要文件卡片和人名卡片8000多张。1963年2月，全省档案工作会议后，基础 工作较好的档案馆，也转入有重点地熟悉档案内容的工作，编制重要文件索引和必要的参考 材料。1965年，省档案管理局在肇东召开全省档案鉴定工作会议后，全省进行第二次案卷大 调整。由于缺乏经验，这项工作到1966年上半年仍在进行，后因“文化大革命”开始而中断 。
　　　　1969年，为适应战备形势的要求，各级档案馆进行一次较大规模的突击性的档案鉴定工 作，馆藏大部分案卷被拆卷，重新组卷，致使原有的检索工具全部作废。同年10月又匆匆忙 忙进行档案战备转移，致使档案和管理人员分开，档案和检索工具分家，编制检索工具的工 作只好停下来，同时也给档案管理和利用带来了许多不便。利用者提出查阅的文件，只能从 案卷目录上推断，采取“撒大网”的办法调卷，直接影响档案的利用工作。为改变这种被动 局面，省和一些县档案部门，编制了一种新的检索工具，即案卷卷内文件目录（又称全引目 录）。这是将案卷目录和卷内文件目录综合编成的检索工具。不仅调阅单份文件非常方便， 而且可掌握后库档案底数。这种检索工具在省内档案部门和全国逐步推广。
　　　　1973年7月，省档案工作研究会（克山会议）推广讷河县编制案卷卷内目录（全引目录） 的做法，促进了全省编制检索工具的工作。1973—1974年间，龙江、宁安、海林、穆棱、肇 州、宾县等基本完成编制全引目录的工作。1973年牡丹江地区档案局在穆棱召开会议，首次 提出消灭检索工具一本帐（案卷目录）的要求，对全省影响较大。同年，全省34个市、县（ 旗）对旧政权档案也重新编制了案卷目录和一些专题卡片和人名片卡。龙江县档案馆为适应 按专题成批调卷的新情况，1973年抽3人用4个月的时间编制了40个专题的专题卡片1．1万张 。这种检索工具，按照一定题目把相同内容、同一属性的文件组合在一起，查找档案具有准 确率高、简便灵活的特点。1974年12月，在全省档案战备工作会议上，龙江县档案馆介绍编 制专题卡片的经验，对全省编制检索工具又有所推动。会后，讷河等县档案馆专程到龙江县 学习经验，开始编制专题卡片。1975年11月，省档案局在绥化召开5个地区10个县档案部门负 责人参加的座谈会，部署编制专题卡片工作，研究确定12个专题，供编制专题卡片参考。这 次会后，绥化县档案馆编制专题卡片工作较为突出，在原有基础上又增加案卷目录、专题文 件索引、分类索引、人物索引4种检索工具，其中专题文件索引有21个大类，170个属类，满 足了多方面的查档的需要。讷河、龙江等县基本实现了检索工具卡片化。1978年秋，讷河县 档案馆又增加地名卡片和文号索引两种检索工具。据统计，全馆有全引目录58册，专题卡片 、人名片卡等145册，3．8万张。1978年，中央档案馆的业务人员到讷河县档案馆对档案员孙 吉孝调卷速度当场考核，一般档案一两分钟内就可以调出。1978年10月，省档案局转发《讷 河县档案馆开展馆内建设的经验》，推广该县档案馆编制检索工具的做法，促进各级档案馆 编制检索工具的工作，特别是配合落实党的各项政策，编制多种检索工具，对各级档案馆编 制检索工具起了很大的推动作用。省档案馆第一保管处，为适应落实政策的需要，编制省委 文件分类目录，共16个大类，104个属类，编制人名卡片18621张。在接待查阅档案时，一般 在两分钟就能调出所需要卷，提高了查档效率，受到了利用者的好评。
　　　　1979—1982年，为适应四化建设的新形势，满足大批利用档案的需要，各级档案馆集中 力量编制各类多种用途的检索工具，档案馆检索工具逐步健全和完善，传统手工式的检索体 系基本形成。1979年6月，省档案局在绥化召开全省档案业务研究会，观看讷河、绥化、龙江 3县和松花江地区带到会上的检索工具，专门研究编制检索工具问题。此后，各级档案馆都加 强检索工具的编制工作。松花江地区档案局提出全区统一编制10种检索工具，即案卷目录、 全引目录、干部任免目录、党员干部工人处分目录、常委会议目录、专题目录、双套文件目 录、文号索引、新旧地名索引、档案存放索引，简称“十有”。地区档案馆在编制检索工具 过程中，对干部任免目录进行改革，把原来按一人多次任免逐年分散编制，改为一人多次任 免逐年集中编制办法，查一次索引就可查到历次任免的案卷，大大提高了查档效率。1980年 ，全省各级档案馆基础工作仍以编制检索工具为主。经过一年的努力，全省大多数市、县档 案馆查找性检索工具已达到2目3卡（案卷目录、全引目录、人名卡片、专题卡片、干部任免 卡）的要求。讷河县档案馆编制的检索工具，曾在1980年国家档案局举办的各省、市档案局 、馆长训练班上，作为教具展出，在全国档案部门有一定的影响。省档案馆为了加快编制检 索工具的工作，向人事部门请批了20名知识青年临时工，在档案干部指导下编制检索工具， 一年共编制人名卡片199366张，专题卡片3223张，抄写全引目录993卷又65071条。1981年以 后，全省各级档案馆编制检索工具的工作又有新的进展。一是扩大覆盖面，一般档案馆都具 备5种或5种以上的检索工具，提高了检全率和检准率。松花江地区1979年提出的10种检索工 具到1982年在全区各县档案馆基本完成。大兴安岭地区1982年初提出的5种检索工具，到年末 有95%以上已经健全。一些工作基础较好的档案馆已把检索工具的编制，由馆内重点全宗覆盖 到全馆各全宗。据1982年末统计，全省79个档案馆共编制有专题文件目录2512册，重点文件 目录813册，专题文件卡片30748张，重要文件卡片52851张，人名卡片298227张，满足了查档 的需要，提高了查准率和查全率。二是开始向检索工具标准化、规范化的方向迈进。绥化地 区档案局提出了实现检索工具规范化的要求。嫩江地区档案局于1981年9月在泰来专门召开检 索工具专题研究会，决定在上级没有统一要求之前，把案卷目录、全引目录、人名卡、专题 文件卡、文号索引、地名卡等6种工具，作为全区统一通用的检索工具。
　　　　1983—1985年，为适应档案管理现代化的要求，省档案局开始进行检索工具规范化的指 导工作，各级档案馆检索工具的编制开始向标准化、现代化的方向发展。1983年1月，省档案 局根据国家档案局有关规定并吸收外省档案检索的经验，在深入调查研究全省58个单位检索 工具用表的基础上，草拟档案馆14种表格，下发省直地、市、县征求意见。经反复讨论修改 后，省档案局于7月13日发出《关于试用文书档案14种管理用表的通知》，规定案卷目录、全 引目录、分类或专题文件目录（卡片）、人物卡片、文件字号索引等5种检索工具和其它用表 的统一格式，要求全省各级档案馆实行。通知规定，统一样式后，各地均不得擅自修改，亦 不得自行设计，与规定格式不符的停止使用。现存的用表可延至用完为止，如因工作需要再 制新表时，需经当地档案局（科）将新设计表格式样，报省档案局审批同意后印制使用。规 定案卷目录、全引目录、文件字号索引等用纸，一律采用国家标准16开纸（188毫米×260毫 米），订口一律在左侧。箱装式卡片为130毫米×85毫米，簿式卡片为130毫米×50毫米。此 后，各级档案馆开始实行统一的检索工具样式和标准。原基础工作较好的档案馆，在续编检 索工具中将原来用表用完后，普遍印制新的标准用表，按统一标准执行，并充分发挥原有的 检索工具的作用。原基础工作较薄弱的档案馆，按照标准化、规范化的要求编制新的检索工 具，逐步实现档案检索工具卡片化。到1985年末，全省各级档案馆基本上达到省提出的编制 5种检索工具的要求。有些市、县档案馆，检索工具标准化、规范化的程度有很大提高，并逐 步向多样化，适应多种检索途径的方向发展。省档案馆已初步建立起档案检索体系。到1985 年末统计，全馆共有8大类35种检索工具，计各种目录765册，各种卡片105万张，大大提高了 档案检索能力。
　　　　二、报道性检索工具
　　　　1959年7月，为适应档案利用工作的新形势，省委办公厅批转档案管理处档案工作安排意 见，首次提出各级档案馆要根据工作需要编写全宗介绍。根据这一要求，绥化县档案馆首先 编写全宗介绍，并在此基础上编写档案馆简介。龙江县档案馆也编出档案馆简介。这种工具 能向查档利用者主动提供线索，使社会上了解档案馆馆藏。
　　　　1960年5月，省委办公厅下发《黑龙江省县级档案馆工作暂行细则》（修订稿），明确规 定档案馆应根据工作需要编制全宗介绍、档案馆介绍（档案馆指南）。由于当时各级档案馆 工作基础不同，绝大多数档案馆集中力量编制查找性检索工具，只有少数几个馆开始编写全 宗介绍和档案馆介绍。到1961年3月统计，龙江、绥化、泰来、青冈、富锦、鸡西等6个市、 县档案馆，编写全宗介绍，龙江、绥化、尚志编写了档案馆介绍。杜尔伯特、宾县、阿城、 尚志编写全宗历史考证，为编写全宗介绍打下基础。省档案馆筹备处到1962年编写出9个全宗 介绍。由于当时各级档案馆基础工作主要是编制查找性的检索工具，编写报道性检索工具的 工作未能展开。
　　　　1978年9月，哈尔滨师范学院历史系学生到省档案馆实习，翻阅东省特区长官公署、地亩 局、滨江道尹公署等3个全宗的档案，在省档案馆有关同志指导下，编写了3个全宗介绍。这 是档案工作恢复后编写报道性检索工具的开始。为适应档案利用工作的需要，省档案局于19 79年制定《1980至1985年黑龙江省档案工作规划》，要求各级档案馆编写报道性检索工具， 并提出省档案馆到1985年末编出150个全宗介绍。各地、市、县档案馆在1982年着手编写全宗 介绍、档案馆介绍（档案馆指南）以及撤销机关的历史考证。此后，这项工作在一些基础较 好的档案馆开始进行。但工作进展缓慢，未能达到规划的要求。到1982年末统计，全省共编 写全宗介绍68个，档案馆指南14册。齐齐哈尔市档案馆这项工作做得较好。1982年，该馆将 馆藏66个全宗全部编写全宗介绍，在此基础上又编写《齐齐哈尔市档案馆指南》。1984年， 齐齐哈尔市档案馆先后两次印刷《齐齐哈尔市档案馆指南》800册，发至全市有关部门和省内 兄弟档案馆，使利用者不必到馆，即大致了解馆藏情况，方便了利用。齐齐哈尔市的经验促 进了各级档案馆编写报道性检索工具的工作。到1985年末，全省大部分馆都编写了全宗介绍 ，还有几个档案馆开始编写档案馆指南。