大庆市人民政府关于印发《大庆市行政机关公文处理暂行规定》的通知
大庆市人民政府关于印发《大庆市行政机关公文处理暂行规定》的通知


　　　　　　　　　　　　　　 庆政发[1989]33号1989年11月20日各区人民政府，各中、省直单位，市政府各直属单位：
　　根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》和《黑龙江省关于 <国家行政机关公文处理办法> 的实施细则》，结合我市实际情况，在广泛征求意见的基础上，制定了《大庆市行政机关公文处理暂行规定》。现印发给你们，望遵照执行。
　　　　　　　　　　　　　　 大庆市行政机关公文处理暂行规定
　　　　　　　　　　　　　　　　　 　第一章 总　　则
　　第一条 为做好全市各级行政机关公文处理工作，使之达到规范化、制度化、科学化。根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》和《黑龙江省关于 (国家行政机关公文处理办法)的实施细则》，结合我市实际情况，特制定《大庆市公文处理暂行规定》(以下简称《规定》)。
　　第二条　本《规定》适用于我市各级人民政府和政府各部门及其所属企事业单位。各部门、单位都应依照本《规定》，认真做好公文处理工作。
　　第三条 各级行政机关的公文(包括电报、下同)，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章和行政措施，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。各级行政机关必须有效地运用这一工具，为社会主义现代化建设服务。
　　第四条 各级行政机关应发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，提高公文处理工作的效率和质量。
　　第五条 公文处理必须做到准确、及时、安全。公文由办公部门统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。
　　第六条　各级行政机关的公文，应贯彻党政分工的原则。凡属于各级行政机关职责范围内的工作，不要请求以同级党组织名义或同级党组织与行政机关联合名义发文。党委系统要求与同级行政机关联合行文的，如其内容既涉及党群工作又涉及行政工作，可以联合行文；如其内容是以党群工作为主的，可建议由党委自行行文。各级行政机关的公文，不得对党的组织作指示、交任务。
　　第七条 各级行政机关的公文处理工作，必须严格执行有关保密的规定，确保国家机密。
　　第八条　上级行政机关的办公部门，对下级行政机关的办公部门的公文处理业务，负有检查、指导和监督的责任。
　　　　　　　　　　　　　　　　 第二章 公文主要种类
　　第九条 各级行政机关的公文种类主要有：
　　一、命令(令)、指令
　　发布重要的地方性行政规章、行政措施和行政办法；任免、奖惩本级机关管理权限内的有关人员(如各级人民政府对序列内部门副职的任免、奖惩)；采取重大强制性行政措施 (如动员征兵、防火、防汛、下达指令性计划等)，用命令(令)。
　　发布指示性和规定性相结合的措施或要求，用指令。
　　二、决定、决议
　　各级行政机关对重要事项或重大行动作出安排，用决定。
　　各级行政机关经过全体会议、常务会议、办公会议或其他行政会议讨论通过，并要求贯彻执行的事项，用决议。
　　三、指示
　　对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用指示。
　　四、布告、公告、通告
　　公布本行政区内所有机关、团体、单位和公民应当普遍遵守或周知的事项，用布告。在行政序列内，布告一般只限于各级人民政府使用。
　　向国内外宣布重要事项，用公告。
　　在一定范围内公布有关机关、团体、单位和公民应当遵守或周知的事项，用通告。通告一般限于各级行政主管部门使用。
　　五、通知
　　发布行政规章、措施和办法，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文；要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，用通知。
　　六、通报
　　表彰本机关所属范围内特别突出的先进事例，批评本机关所属范围内特别严重的错误问题，传达需要本机关所属范围内周知的重要情况，用通报。
　　七、报告、请示
　　向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用报告。
　　向上级机关请求指示、批准，用请示。
　　八、批复
　　答复下级机关请示的事项，用批复。
　　九、函
　　平行机关之间，不相隶属的机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或请求批准本机关涉及对方机关职权的事宜等，用函。
　　十、会议纪要
　　向有关单位、下属单位传达本机关召开或主办的会议议定事项和主要精神，要求与会单位、有关单位、下属单位共同遵守执行的，用会议纪要。
　　　　　　　　　　　　　　　　　 　第三章 公文格式
　　第十条　公文的一般格式由文头、标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、落款、发文时间、附注、抄送机关、主题词、版权等部分组成。
　　一、文头。各级行政机关公文的文头一律用统一式样 (市、区、乡(镇)人民政府文头用字规格不超过22毫米×14毫米。各级人民政府办公室文头用字规格不超过18毫米×10毫米。市、区人民政府职能部门，市政府各直属单位文头用字规格不超过18毫米×10毫米。市、区人民政府职能部门和市政府各直属单位办公室文头用字规格不超过14毫米×10毫米)的锌版(联合行文除外) 套红印刷。文头天高为40毫米，文头字与红线间隔30毫米。正式文件文头部分一般占首页的1/3到2/5。函件文头部分一般占首页的1/5至1/4。
　　各区人民政府、市政府各直属单位使用的文头，应将版模报市人民政府办公室备案。市政府各职能部门使用的文头， 应将版模报市人民政府和上级主管部门的办公厅(室)备案， 各乡(镇)人民政府使用的文头，应将版模报区人民政府办公室备案。
　　二、公文标题。公文标题一般由三个部分组成，即发文机关名称或规范的简称、公文主题、公文的种类。如大庆市人民政府关于加强××管理的通知。
　　上行的公文和平行的公文，标题一般不冠发文机关名称，但必须在正文末尾用文字落款。
　　下行的公文标题要冠发文机关名称，正文末尾不落文字款。
　　在公文标题中主题部分应准确、简要地概括公文的主要内容。如系转发文件，原件标题过长时，可以原件字号代替。如“××××人民政府转发×××委×发 [198×]×号文件通知”。
　　在公文标题中文种部分必须符合法定行文关系，必须与公文的内容性质相吻合。
　　在公文标题中除批转法规性文件加书名号或转发文件用原发文号时可用方括号外，一律不加任何标点符号。
　　三、发文字号。包括所在行政区域代字、机关代字、文种代字、年号、流水号部分 {如大庆市人民政府文件的发文字号为：“庆(所在行政区域代字)政 (机关代字)发(文种代字)[19××](年号)××号(流水号)}。正式文件的发文号横向居中纵向居中偏下置于文头与横线之间。函件的发文字号置于文头与标题之间右上侧。几个机关联合发文，只编主办机关文号，不必一一编列各协办机关的文号。
　　所在行政区域代字应使用规范的简称。如市政府各直属单位发文字号首字一律使用“庆”。
　　机关代字也应使用规范的简称。如市交通局，应在“庆”后加“交”字。本机关简称可能与其他机关简称相混，拟定机关代字时应报上级机关办公部门备案 (各区人民政府、市政府各直属单位拟定机关代字时，应报市政府办公室备案；市政府各职能部门拟定机关代字时，应同时报上级业务主管部门；乡(镇)人民政府拟定机关代字时应报区政府办公室备案)， 新设行政机关启用发文字号前要报上级机关办公部门备案。
　　文种代字一般用“发”(上行、下行文件)、“函”(下行、平行文件)和“呈”(上行文件)三种。有些机关也可根据需要在三种之外增设其他一至三种。
　　年号一律用公元全称括于方括号内。如[1989]，不得使用“89”之类简称，也不使用圆括号()或尖括号<>。
　　流水号自每年同一发文字号第一件起按发出时间顺序编排。
　　四、签发人。各级行政机关上行公文一律在发文字号右侧注明签发人，以示负责。
　　五、秘密等级。秘密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。 用三号黑体字(打字件可用三号或四号仿宋体)注于文件首页右上角。
　　六、紧急程度。紧急公文应分别标明“特急”、“急件”。用三号黑体字 (打字件可用三号或四号仿宋体) 注标于文件首页右上角。如同一文件既是密件又是急件，则紧急程度于秘密等级之上。
　　七、主送。主送机关一般用于标题之下，正文之前，后加冒号。主送多家的中间可加顿号、逗号。决定、决议、会议纪要的主送单位写于版权栏抄送之前，后加句号。主送的全称、特称、单称概念，均应使用统一的文字表达形式， 不得前后不一。 如市政府下行文件的全称概念为“各区人民政府，各中、省直单位，市政府各直属单位”；特称为“各有关区政府，各有关中、省直单位，市政府各有关直属单位”；单称为“××区政府，××乡(镇)人民政府，市××委、市××办、市××局、市××公司”。
　　请示的主送，一般只写一个上级机关。如确实需要同时送另外的上级机关，应用抄报形式。
　　主送，一般不送个人。
　　八、正文。正文应简明扼要，层次清楚。多层次结构的正文分条标识方法为：
　　第一级用“一、二、三”。
　　第二级用“(一)、(二)、(三)”。
　　第三级用“1、2、3”。
　　第四级用“(1)、(2)、(3)”。
　　一般公文应尽量避免用多级层次结构。
　　九、附件。公文如有附件，不应将“附件”写成“附”。应在正文之下空一行并空二格注明“附件”字样，接着按顺序写明附件名称。
　　十、印章。行政机关公文一律在正文后加盖发文机关公章(其中发文时间刊于文件末尾的，公章底边应与发文时间相叠)。公章应与文头、落款相一致。有文字落款的公文，盖印章应与落款相叠。
　　十一、落款。上行、平行公文和在标题中不冠发文机关名称的下行公文。一律在正文之后落文字款。落款应使用发文机关的全称或规范化的简称。几个机关联合发文，应将主办机关排列在前。
　　十二、发文时间。发文时间以领导签发或会议讨论通过的日期为准，一律用汉字。决议、决定、会议纪要的时间刊于标题之下正文之上，括于圆括号中，其中决议、会议纪要时间应用通过日期，并在前面冠会议名称。如：“大庆市人民政府一九八九年×月×日全体会议通过”。
　　十三、附注。公文如有附注，如“此件刊登《大庆市政报》”、“此件不登报”等，列于落款栏之下，并用圆括号括起来。
　　十四、抄送机关。抄送栏设在文件末后下端、版权栏之上。抄送机关依上级机关、平行机关、下级机关次序排列。同一层次的抄送机关依党、政、军、群顺序排列。人大、政协、法院、检察院另起一行列于抄送机关最后。抄送一般不送个人。
　　十五、主题词。为便于公文管理和使用微机，各级行政机关可采用自行编制的公文主题词。公文主题词确定后报上级机关办公部门备案后使用，公文主题词用黑体字刊于抄送栏之上。
　　十六、版权。版权栏列于抄送栏之下，置公文所有页的最后一页。其写法如：“大庆市人民政府办公室1989年×月×日印发”。并于其下刊字“共印×××份”。
　　第十一条　公文用字。文字一律从左至右横排。批语用三号楷体 (打字可用三号或四号仿宋体)。正文用三号仿宋体。标题用二号宋体 (打字可用三号仿宋体)。正文每页19行，每行25个字(打字可每行22个字)。四通、计算机打字字号、字体、排版每行字数参照铅印公文用字规格执行。
　　第十二条　公文用纸。一律用十六开型(长260毫米，宽185毫米)。各级文件审批单、批办单、收发登记表等要统一格式(详见表一、表二、表三、表四)，左侧装订。布告、公告、通知用纸大小，根据实际需要确定。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　 第四章 行文规则
　　第十三条　各级行政机关应根据各自的隶属关系和职权范围确定行文关系。
　　第十四条　各级人民政府的文件，除对上级人民政府的请示和对下级人民政府的批复外，其内容必须是带有全局性的重大问题，包括全局性重大方针政策的发布，全局工作或一个时期的重要工作部署。对某些重大问题或行动的决策，对全局工作有重要指导意义的经验等。
　　政府各部门在自己的权限内，可以互相行文，可以同下一级人民政府的有关业务部门互相行文；也可以根据本级政府授权和有关规定，对下一级人民政府直接行文。
　　一、凡属于政府各部门职权范围的事宜，均以部门名义直接行文。各级人民政府需要请示上级机关解决的问题，属于上级各职能部门权限范围内的，直接向上级政府各职能部门行文；各部门需要商请同级部门解决的问题，也应直接向主管部门行文。各级行政机关收到上述公文后，应认真负责地进行办理，应及时答复办理结果，不得推诿或拖着不办。
　　二、各地之间需要协商解决的问题，要直接行文。不要报上级人民政府转办。经协商解决不了的问题，要把双方的意见同时报上一级人民政府裁决。
　　三、各业务主管部门在职权范围内，对下联系工作、批复、通知事宜，均由业务主管部门直接行文。
　　四、各部门提出本级专项工作的报告、建议、意见和部署。主办以同级政府名义召开的专业会议的通知，原则上可送同级人民政府领导签批后，冠“经×人民政府同意”字样，由主管部门自行发文，或与有关部门联合行文。
　　各部门在文件中使用“此件经×政府同意”、“经×政府批准”等字样，必须按审批程序履行签批手续。没有履行审批手续的公文，不得滥用上述字样。
　　第十五条　向下级机关的重要行文，应抄报直接上级机关。
　　第十六条　在公文中凡涉及其他部门职权范围的问题，或未协商一致也未经上级机关裁决的问题，一律不得各自向下行文。
　　第十七条　平行各级人民政府及各部门可以联合行文。联合行文由主办机关先行审核后再送协办机关会签，最后由主办机关领导签发。
　　一、各级人民政府可以和上级政府有关部门联合行文。
　　二、各平行部门可以联合行文。
　　第十八条 各级行政机关不得越级请示。因特殊情况，必须越级行文时，应抄报越过的机关。
　　一、区级政府的请示。应主送市人民政府研究解决。乡(镇)政府的请示，应主送区人民政府研究解决。
　　二、市属各企事业单位，对市政府各职能部门行文可以用请示。市政府各职能部门之间、各企事业单位之间联系商洽工作不能用请示，一律用函。
　　三、各级政府与上级政府职能部门商洽工作不能用请示，一律用函。
　　第十九条　请示的公文，一般应一文一事。除上级机关领导直接交办的事项外，请示不要直送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级机关。
　　第二十条　上行的公文必须按规定的份数报送 (其中市政府和各部门上报省人民政府的公文为15份)，份数不足的，收文机关可以要求发文机关补足份数。 受双重领导的机关上报公文，应根据内容写明主报和抄报机关。由主报机关负责答复所请示的问题，上级机关向受双重领导的下级机关行文时，应同时抄送该下级机关的另一上级机关。
　　第二十一条　减少重复行文。有关贯彻执行上级行政机关公文，属于一般性表态或没有实质性内容要求的，原则上不行文，可原文翻印下发。年年都抓的常规工作，对下级没有新的政策规定和要求的，原则上不行文。提倡各部门之间、单位之间面对面地协商解决问题，尽可能减少公文往来。经过批准在报刊发表的国家行政机关公文，应视为正式公文依照执行。如不另行文，应在报刊发表时注明。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　 第五章 公文办理
　　第二十二条　公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。
　　第二十三条　凡需要办理的公文，办公部门应根据内容、性质和紧急程度，送领导人批示或交有关业务部门办理。特急件，要随时来文随时办理；急件，要从收文之日起三日内办理完毕；一般件，要在文到后七日内办理完毕；对内容特别复杂、需要进行调查研究和提请有关会议讨论决定的文件，承办单位也应抓紧时间办理，并及时向批办机关的办公部门说明情况。
　　第二十四条　凡是涉及其他部门或单位的问题，主办机关应主动与有关部门或单位协商、会签。上报的公文，如有关方面意见不一致，要如实反映。
　　一、各级人民政府交有关部门或下级人民政府办理的文件。主办单位应按时限办完。由几个承办单位共同办理的公文，主办单位要负责与协办单位研究办理，并将办理结果综合起来，用书面形式报给批办机关的办公部门。
　　二、下级有关部门请示上级主管部门的公文，上级主管部门要及时、认真地处理和答复。
　　第二十五条 已送领导同志批示或交有关业务部门办理的公文，办公部门要负责检查催办，防止漏办和延误。
　　各级办公部门对各级业务部门报来的公文，要逐件认真登记、传递，对列入催办的公文，要及时催办，定期向领导反映催办检查情况。
　　第二十六条　以政府名义行文或以政府办公部门名义行文，由各级行政机关的综合部门或职能部门，根据领导机关的批办原则和时间要求，代领导机关草拟有关公文。
　　草拟公文应注意：
　　一、要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，应就其必要性、可行性附一文字说明材料。
　　二、情况要确实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精炼，书写要工整，标点要准确，篇幅力求简短。
　　三、人名、地名、数字、引文要准确。时间应写具体的年月日。
　　四、公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外，一般用汉字书写。计量单位要一律使用国家法定的标准计量单位。在同一公文中，数字的使用应前后一致，相关的数字要吻合。
　　五、引用公文应注明发文时间、机关、标题和文号。
　　六、用词要准确、规范。如需使用简称，应在先用全称的同时加注说明，如：“《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《公文处理办法》)”。不用不规范的字和词。
　　第二十七条 主办部门代上级机关草拟的文稿，需要经部门办公室指定人员，按本《规定》第二十六条要求，认真做好审核工作，并经部门领导同志签批 (如涉及其他部门分管的业务，还应协商、会签)。按规定的份数打印 (其中各部门各单位代市政府主办的文稿打印三份上报)后送上级机关的办公部门审核。不得将代拟文稿直送领导同志个人或同时送给几位领导同志签批。未经办公部门审核的文稿，领导同志不予受理。
　　第二十八条　各级行政机关办公部门进行公文审核的重点是：除审核是否符合本《规定》第二十六条规定外，还要审核是否需要本级机关行文，公文内容、文字表述、文种使用、格式等是否符合本《规定》的有关规定。
　　第二十九条 主办部门草拟的文稿，如不符合本《规定》第二十四条、第二十七条和第二十八条的规定，上级机关的办公部门可退回主办单位。
　　第三十条 下级机关上报的公文，如不符合《规定》第十条、第十四条、第十八条和第十九条规定，上级机关的办公部门可退回呈报单位。
　　第三十一条 各级行政机关拟发的公文，经办公部门审核把关后，送机关领导同志签发。重要的或涉及面广的，由机关正职或主持日常工作的副职领导人签发。有的公文，可由秘书长或办公室主任根据授权签发。
　　第三十二条　各级领导同志审批公文要认真负责，并要在公文审批单上签署自己的意见、姓名和时间。
　　第三十三条　草拟和签批公文，应使用钢笔或毛笔。公文稿纸规格要统一，不要在左侧装订线处签批或修改。
　　第三十四条　上级机关下发的公文，除绝密或注明不准翻印的以外，经下一级机关的秘书长或办公室主任批准，可以翻印、转发。翻印时，要注明翻印的机关和时间。
　　第三十五条 传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。
　　　　　　　　　　　　　　　　 第六章 公文立卷、销毁
　　第三十六条　公文办理完毕后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷。其范围是：贯彻执行党和国家的方针、政策和工作活动中形成的重要公文、会议文件、会议记录、统计报表、人事任免以及照片、录音带、录像带及其他反映本机关、本部门职能活动的，需要查考的其他文件、材料。
　　第三十七条　公文立卷应以本机关形成的公文为重点，根据公文形成的特征、相互联系和保存价值，分类进行整理，保证齐全、完整，正确反映本机关的主要工作情况，便于保管、查找和利用。
　　第三十八条　立好的案卷，应按照有关规定，定期向档案部门移交，个人不得保存应存档的公文。
　　第三十九条　没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可定期销毁。销毁秘密公文，要进行登记、有专人监督，保证不丢失、不漏销。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　第七章 附　　则
　　第四十条　外事、军事、司法、行政法规等方面的公文处理办法，由有关部门依照本《规定》另行规定，并报市政府办公室备案。中、省直单位可参照本《规定》执行。
　　第四十一条　本《规定》自发布之日起施行。过去市政府办公室有关行政机关公文处理的规定，凡与本《规定》不一致的，一律以本《规定》为准。