第七节 档案


　　　　　　　　　　　　　　　　第七节 档　　案
　　农场档案工作经历了一个从无到有，从设备简陋、管理无序到比较规范的发展过程。
　　1963年开始设档案室，配专兼职档案员，档案管理初步走上正轨。1988年，档案管理被纳入文明科室考核目标之中，机关档案室发挥了布置、检查、监督、指导作用，促进了全场档案管理水平的提高。同年被总局评为档案管理先进单位。1992年10月，农场被总局认定为档案管理达标单位。2000年农场对档案设施进行较大幅度装修改善，提出向省级标准化档案管理的目标迈进。
　　一、机构沿革
　　1、机 构
　　建场初期，因规模小、条件差，农场未设专门档案管理机构。1952年，农场设行政办公室，文件材料由场办文书收存管理。1963年，农场迁至新址建立档案室，隶属场办公室管理，范亚兰任档案员，文件、干部档案、工人档案混合管理。兵团时期档案室更名为机要室，隶属司令部，军务股管理，武治中为档案员，袁义君为机要通讯员。武治中返城后袁义君任档案员。1977年，恢复农场建制，档案室仍归办公室管理。1982年，干部档案分出，由组织部管理。1985年，工人档案分出由劳资科管理。会计档案划归档案室管理。王宝华任档案员。1990～2000年，张友、孙凤英、杨淑贤先后任专兼职档案员。
　　2、设 施
　　1963年，档案室建立初期，库房只有20平方米，档案架多为木制结构。管理查阅十分不便，随着农场经营规模不断扩大，经济条件不断改善，特别是十一届三中全会以后，为适应经济体制改革需要，对档案管理工作提出规范化、科学化要求。农场加大档案管理基础设施建设投入，档案管理条件得到明显改善。1987年，档案室搬至机关院外原生活服务站，库房 66平方米(含办公室)，购置4组档案柜自制两个档案架。库房面积虽然扩大，但质量较差，漏雨潮湿，档案保管质量受到严重影响。2000年，农场在机关装修同时，装修新的档案室库房50余平方米，全部更换铁卷柜。在防火、防潮、防盗、照明等方面达到上级规定要求，为档案管理标准化奠定良好物质基础。
　　二、档案管理
　　1、文书档案
　　建场之初，文件及其他材料数量很少，无专人管理。1953年机关办公室成立，由文书负责收存文件档案，室存最早的 (永久性)文件档案只有1卷。1963年档案室成立后，档案管理工作初步走上正轨，但因十年“文化大革命”干扰，档案工作受到极大影响，进入无序状态。1977年后农场的档案工作重新步入正轨，此后每年文书档案年均以 8～10卷速度增加，至1988年室存文书案卷201卷，其中永久性59卷，长期70卷，短期72卷。
　　1989年农场将档案管理工作纳入文明科室考核之中。场办充分发挥档案室指导、监督作用，督导各部门开始立卷存档，并按照《黑龙江省国营农场机关档案工作条例实施细则》和《农垦档案管理升级试行办法》要求，狠抓了档案资料的收集、规范、整理工作。将库存档案重新整理，用炭素墨水重新抄写目录。档案归档率、完整率都有较大幅度提高。档案卷数以年均20卷增加，至2000年，室存508卷，比1988年增加1.5倍。
　　2、科技档案
　　从建场之初至1978年的30年中，科技档案收存甚少。尤其在“文化大革命”期间，许多仅存的珍贵的科技资料被毁。十一届三中全会后，特别是进入1988年后，在农场档案室督导下，各业务部门开始收集整理档案材料。许多科技资料、图纸、文字材料得以发现并被整理收存。到1990年统计农场档案室和业务部门共收存科技档案200余卷。
　　1991年 5月开始，农场根据《中华人民共和国科技档案工作条例》及《黑龙江省国营农场机关档案工作实施细则》要求，开展了为期 7个月的收集整理科技档案的工作，农场成立领导小组，印发了《收集科技文件材料范围》、《科技档案管理办法》等文件，召开动员大会，举办电视讲座， 广泛张贴标语等形式进行宣传教育，组织人员外出参观学习，组织各部门经过7个月认真细致工作，共组 1 838卷。为减轻档案室压力，便于有关业务部门查阅，经档案室认真检查、筛选、整理、统一登记编号，编写全引目录后，仍存于各业务部门(单位)。此后，每年各业务部门自觉按要求组卷收存。年终由场办按文明科室考核目标要求检查验收，科技档案管理形成一套比较完整的规范的收存管理程序。至2000年全场共收存科技档案965卷。
　　3、专业档案
　　农场专业档案，除会计档案于1985年归档案室统一存放外，其他专业档案均由各业务部门自行整理收存。会计档案的整理、存入都由财务部门派人进行，至2000年底，会计档案按财会制度要求存入机关档案室。各部门收存专业档案7 570卷。
　　4、档案制度建设
　　1988年以来，农场办公室为加强档案管理工作，认真组织开展了《档案法》、《档案实施办法》等法规文件的宣传教育，结合农场实际依据《农垦档案管理升级试行办法》等文件精神，先后制定了《双鸭山农场科技档案管理办法》、《收集科技文件材料范围》、《档案保管期限表》、《库房管理制度》、《防火制度》、《阅卷规则》等十几项规章制度。使农场档案管理工作走上科学、规范的轨道。1992年底经审批为农垦总局档案管理达标单位。
　　5、档案检索
　　60年代初，档案室只有自制表格目录，项目不全。60年代后期设有卷内目录，全引目录一套，随着档案数量的增加，全引目录给查阅者增加费时费力的麻烦。2000年档案人员将全引目录改进为分期设立，设有：1953～1980年、1981～1991年、1992～2000年。查阅者可根据资料时间段很快查到所需资料。
　　6、档案销毁
　　1987年春季，根据档案销毁制度，对超过保管期的短期档案卷进行整理登记。经分局档案业务部门批准，并派人来场核准、监督、销毁，共销毁短期档案100余卷。
　　三、档案利用
　　随着农场档案管理工作水平的不断提高，在农场两个文明建设中发挥了无可替代的作用。
　　1982年农场第一部志书(1947～1987)开始编纂，到1990年出版。修志人员在档案室里查阅文件资料、图片，不仅从档案室浩瀚的资料中理出了农场38年发展史的脉络，而且再现新老北大荒人一个个艰苦创业，激动人心的壮观场面；不仅从繁杂的资料中验证了场内外口碑所叙述的历史事实，而且提供了农场人民向国家无私奉献的确凿数据。为第一部志书问世奠定了可靠资料基础。1999年续志(1988～2000)工作开始后，档案室正以更加丰富历史资料，为续志工作顺利进行提供条件。
　　1988年农场为庆祝建场40周年，转复官兵开赴北大荒30周年，决定举办大型图片展览和电视、广播宣传讲座，会议筹备人员从档案室中获得大量历史图片，发展数据，重大决策性文件以及不同时期英模事迹材料。将这些宝贵资料制作成图文并茂的图片展和号召力极强的电视、广播宣传材料。
　　2000年，省中植集团投资修建“双七”公路，农场与双鸭山市交通管理部门就“双七”公路，双鸭山农场段“16公里”的行政管理权发生纠纷，农场交警部门通过查档列举农场从建场初期以来修建、维修、管理此段公路大量历史资料文件， 并举证黑公发 [1991]76号文件，即《黑龙江省公安厅在省农垦公安局设立交通警察机构的通知》，并依据《通知》中有关“农垦交警队行使同级地方公安交通部门职权，管辖所属农场的道路交通，实施行政交通管理的条款”，由于证据充分，此纠纷经农垦局与市政府协调得到圆满解决。
　　在八九十年代，农场在加工厂扩建改造，煤炭公司扩建新井等方面通过查阅历史资料，为正确决策发挥重要作用。