第四章 政务工作
第一节 办公文秘 档案　 史志

　　　
　　　　　　　　　　　　 第一节 办公文秘 档案　 史志
　　一、机构沿革第四章政务工作
　　1985年以来，农场办公室一直是党政合署办公。主任主持党政办公室的工作，分工一名副主任具体负责党办工作。行政工作主要由主任负责，设一名兼职副主任管理宾馆接待工作，配一名管理员协助主任管理机关小车班和处理机关日常事务。1998年底，不再设兼职副主任管理宾馆。2001年初，小车班只保留场长、书记的生产指挥专用车，其他小车全部变卖，不再设管理员。
　　党办工作主要负责文稿起草、党政班子会议记录、文件制发、公文处理、督办检查、印信管理、信息反馈、文档管理和保密工作。党办在1988年前只设秘书处理日常工作，1989年开始设专职副主任负责日常工作。办公室下设档案室、打字室，配专职档案员、打字员。从2001年7月开始，场史办划归办公室。
　　　　　　　　　　　　　　办公室主任 副主任更迭表
　　　　　　　　　　　　　　　　 (1985～2005年)
　　表4—20


　　二、文秘及机关管理工作
　　文秘工作主要是加强政务管理，保证政令畅通，上情下达，下情上达，协调机关部门之间公务，保守机关工作秘密。1985年以来，农场一直设保密委员会，农场党委副书记兼任保密委员会主任，各基层单位建立保密小组，对文件密级保管和传阅有严格规定，多年来，农场没有发生泄密事件。农场党办对机关文件处理建立了一整套机关文件制发、传阅、管理制度。1990年，为规范基层单位收文管理，保证上情下达，制发了农场基层单位收文管理制度，规定各单位出纳员兼任文书，负责文件管理，收到文件后，必须登记收文时间和传达时间。党办每年对基层单位文件管理进行检查评比，并进行通报。通过制度管理，使农场各单位的文件管理逐步走上规范化。1993年，制发了《机关文件制发制度》、《印章刻制制度》和《印章管理制度》，做到有章可循。1997年，鉴于基层单位在经济活动中由于使用印章不当导致经济纠纷增多，将绝大部分基层单位的印章统一上收到农场办公室保管，在经济活动中对外用印需要经过批准。2005年出台新的机关管理办法，对办公室管理做出了进一步的规范。2005年3月 14日，为进一步规范作息时间，在机关实行了指纹考勤制度。2005年11月迁入新办公楼后，安装了安全监控系统。
　　1989年前，农场打字室打印文稿使用铅字手动打字机和油印机，打印文稿费时费力，劳动强度大，两名打字员经常加班加点才能完成任务。1989年 4月，农场购进四通打字机一台，速印机一台。1997年，分局办公室配康柏电脑一台，打印机一台。1999年，接收项目办一台微机，拨号上网。2000年，购进微机二台，复印机一台，彩色印刷一体机一台，实现了文稿打印现代化。2002年以来，农场办公室加强了信息上报工作，主要对应分局办公室，信息上报数量逐年递增，质量也得到提升。2003年，农场在原机关办公楼建设局域网，服务器设在财务科微机室。2004年，由总局统一配置公文传输系统，农场机关实现了网络办公自动化。2005年，农场获分局信息工作先进单位。
　　三、档案管理
　　1985年前，农场档案管理工作处于分散保管阶段，机关各科室自己保管业务档案，农场政务文件档案由办公室保密员兼管。在这段时期由于档案管理机构不健全，制度不完善，人员不稳定，使大量文件资料散失。从1985年起，农场档案管理逐步规范，在机关设档案室，配一名专职档案员，负责收集管理机关文书档案和各科室的业务档案。1989年，农场将宾馆三楼会议室140平方米按档案管理要求改建成档案室，配备了卷柜 30套，抽调人员，对收集的文书档案979卷、科技档案472卷、会计档案 248卷进行整理、立卷、归档，使档案管理逐步走向正规化。1991年，农场将人事、劳资档案共 7 262多卷全部收到档案室，将农场所有档案全部统一管理。配备档案员 4人，并进行档案整理，争取档案达标升级。1992年，经农垦总局档案管理部门检查验收，被评为总局级先进单位达标档案室。1999年，为改善档案管理条件，农场投资12万元购买密集架8列32节，档案室存放档案达到2万卷，档案员只配一人。2002年，人事档案从档案室分出由组织部保管。2004年，农场投入 9万元购买密集架和档案用具。2005年，档案室迁入机关新办公楼，库房面积达到 210平方米，存放档案24 000卷，劳资档案从档案室分出由劳资科保管。农场档案室建立初期，案卷利用率不高。随着农场经济建设的发展，档案利用逐步走向正轨。
　　1999年以来，档案利用共14 997卷次，查阅档案达到3 362人次。
　　四、史志工作
　　《八五九农场志》(1956～1984)编印成书后，场史办人员分别调往各部门，其中主任张士凡调农场政研室任主任，编辑孙岩、林精潘调往农场信访办，林精潘负责收集整理农场大事记。1988年 3月，管局要求各农场史志工作要有兼职人员负责，农场将此项工作由办公室兼管，由农场办公室主任张士凡兼任史志办主任，林精潘、孙岩为兼职工作人员。1997年3月 20日，农场专设场史办，返聘内部退养干部张士凡任主任，12月调孙岩为编辑，两人开始搜集整理并编写农场志。1998年 6月，主任张士凡迁居分局，只有一名编辑收集资料，撰写部分专业志。1999年 3月，农场机构改革，场史办与农场成人教育办公室合署办公，由孙岩负责农场志的编写工作。2001年7月 12日，场史办从农场成人教育办公室分出划入机关管理，办公地点设在农场机关，编制为一人，主任贾乃生。2003年3月10日，老干部科副科长裴磊调00场史办任编辑，2004年4月1日，裴磊内部退养，场史办只有贾乃生一人编写。2006年4月1日，农场为加快志书编写进度，返聘教育科内部退养干部杨利，借调教育科孙岩参与场志编写，经过 7个月的努力，到2006年10月底，初稿形成。后经修改校对，于2007年8月送分局审阅，于2008年3月总局终审。
　　五、政务接待
　　在20世纪80年代初，农场接待量不大，主要接待的是上级会议，业务部门接待量很少，机关科室来客由农场办公室安排到招待所就餐。随着市场经济的发展，农场每年都有大量的接待任务。1985年，农场兴建2 200平方米集办公、饮食、住宿为一体的宾馆楼，一楼和二楼的201、202、203房间为宾馆接待和办公用房，二、三楼为农场机关办公用房。1985年至1993年期间，机关招待客人由场办开票到宾馆去就餐，年底时与场办结算。进入90年代，接待就餐已不限于在农场宾馆，开始到东安招待比较重要和级别较高的客人。自1994年起，机关招待费核定给场领导和各科室，费用包干，节余可以留用，超支不补，年底宾馆与场办结算。接待上级会议由场办结算，费用单列。从2001年开始，机关接待就餐地点已不限于宾馆，但费用核定，包干使用，招待费每季度用现金结算。
　　农场接待客人食宿主要在农场宾馆。宾馆是农场独立的行政单位，设有财会，隶属农场办公室，宾馆经理兼任场办副主任。宾馆有客房18间，床位60个，大小餐厅共 8个。每年的资金来源除农场补贴一定数额的费用外，再收一部分住宿费维持经营。1997年农场投资94万元将宾馆内外进行了装修，添置了空调、彩电，修建了室内卫生间，提高了硬件质量，并更名为乌苏里江宾馆。2002年又对大餐厅进行了装修，2003年对广场进行辅设彩砖，2005年对屋顶进行改造更换了彩钢瓦。宾馆自建立以来主要是接待上级领导和承担大型会议的食宿任务，平时也接待外来人员食宿和承办各类家庭酒席，每年接待客流量在 4 000人左右。宾馆在2001年以前一直是农场补贴经营，2002年转换经营机制后，由经理刘文志承包经营，实行自负盈亏。2002～2005年，宾馆先后接待国家、省、总局及分局来场检查指导工作的领导1 200多人次。
　　六、小车班
　　1985年，农场机关只有四辆北京吉普车和一辆五十羚生活用车。吉普车固定给场长、书记各一辆使用，另两辆由场办安排给其他场领导使用。1988年，农场购进一辆切诺基 213吉普车，用于领导外出和接待客人。1990年，农场购进四辆北京2020吉普车，给每位场领导固定一辆车，根据工作量核定油料使用。场办有两辆车负责日常工作用车。机关科室需要用车，原则上是找其分管场领导的派车，因特殊情况出不了车由场办安排用车。1995年，农场购进三菱吉普车一辆。1998年，购进丰田 4 500吉普车一辆。1999年，购进三菱V6吉普车一辆。2001年初，机关小车班的小车除留场长、书记两台生产指挥车外，其他生产指挥车全部变卖给个人，驾驶人员自谋职业。