第三节　档案管理

一、文书档案
　　1985年文书档案收存主要有：群团、党委、行政、各职能部门在贯彻、执行党和国家的路线、方针和政策时所制定的各项政策和规定，领导指示、检查工作材料、通报和工作方案、各种会议材料、工作报告，调查研究、案件审理、信访接待材料，中层和基层干部任免、奖惩文件以及各历史阶段，稳定工作中形成的文件材料。统统归集文书档案。
　　2001年对建场21年以来的文书档案重新更换标准卷皮，重新打印卷内目录，录入电脑，对原来存档的圆珠笔和铅笔起草书写的文件档案，逐个检查，整改为钢笔书写，达到文膜管理要求。共整理本年度文书档案34卷，其中永久性6卷，长期保存18卷，短期保存10卷，完整率达98％。
　　二、会计档案
　　1985年会计档案交到档案室保管时，尚未装订整理，财务科经常查阅使用档案。没有达到规范管理的要求。
　　2001年对全场基层核算单位的会计档案进行清理。经过6个月会计凭证的收集，整理和鉴定进行收进和移出之后归案615卷，重新更换标准卷皮的会计凭证、账表装上统一卷盒。其中凭证453卷、账薄98卷、工资表28卷、决算报表14卷、现金银行账22卷。同时建立会计档案保管期限制度和清理销毁制度以及会计档案主卷、归档、查阅等制度。
　　三、科技档案
　　1989年开始收集科技档案包括建场以来的各种科技文件。使科技档案纳入由档案室统一管理的轨道。由于建场时间长收集的不够全面，尤其是科研成果、论文和进口设备的译文收集不够齐全。2001年为了全面收集、整理和立卷工作，把收集科技档案工作纳入各级领导目标管理中，促进科技档案收集工作顺利开展。到2002年底共收集、整理科技档案61卷，图纸108张，其它科技资料15卷，积累一些宝贵资料。
　　四、声像档案
　　1985年在编写第一轮志书的过程中，通过征集和收集建场时不少珍贵照片存入档案，并在此基础上进一步收集了散存在各部门和有关人员手中的各种有关记载经济建设、政治活动的照片。
　　到2002年共收集照片399张，并按自然形成规律和特征写出解说词分类存档。
　　五、资料整理
　　1985～1993年档案资料只在档案室存放，遇有相关单位人员查阅档案只有靠单一检索目录，利用档案时耗费时间很长，给工作带来很多不便。2000年编制文书档案字号索引目录1册、总目录1册、全引目录22册、文书案卷目录22册、科技档案目录1册，编写《洪河农场大事记》、《洪河农场历年改革文件汇编》、《历年各级劳动模范统计》、《洪河农场质量效益农业经验汇编》、《历年党员情况统计》、《历年气象资料》等。为档案资料综合利用提供方便条件。
　　六、管理制度
　　1985～1993年比较混乱，阅档案一般没有手续，管理不够规范。1985～1986年财务档案没有入档管理，一部分资料已经散失，给档案管理和档案利用时造成很大麻烦。2000年根据《档案法》以及上级业务主管单位的规定，逐步建立健全档案各项管理制度。《档案员岗位责任制》、《会计档案管理制度》、《主卷归档制度》、《借阅档案制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案保密制度》等16项制度，保证档案工作有序进行。