第三节 行政办公室


　　　　　　　　　　　　　　　　　　第三节 行政办公室
　　一、机构沿革
　　机关办公室是农场行政管理单位，主要工作包括文秘工作、档案工作、信访工作、机关管理、机关财务管理、机关后勤工作等“细、繁、杂、忙”的事务性工作。建场以来，机关办公室的主要负责人及工作人员经过了多次更迭。
　　从筹备建场到1989年2月，邓修山代理农场机关办公室主任。
　　1989年2月，焦志昌任办公室副主任，厉艳友任副主任兼招待所所长。6月，乔喜顺任办公室主任。
　　1991年5月，焦志昌任办公室主任，孙国文任场办管理员。
　　1992年 6月，温振军任农场办公室秘书，牛作霞代理机关办公室行政管理员，杨玉珍任机关综合会计室会计，宿爱霞任出纳。
　　1993年 3月，农场机关改革，焦志昌任总经理办公室副主任，温振军任总经理办文秘部主任，王秀珍任党委办公室副主任，赵明海、王君雁任党委办公室宣传干事。
　　1994年5月，温振军任办公室主任，杨玉珍任机关财会室会计，刘玉英任出纳员。
　　1997年3月，赵明海任办公室秘书。
　　1999年7月，杨敬全任办公室主任。
　　2000年5月，勾连颖任办公室秘书。
　　2003年3月，陈荣丽、许艳芹任农场机关财会室会计。
　　2005年，王春东任办公室秘书。
　　二、文件发送
　　农场办公室负责全场文件发送工作。截至2005年底，累计发文2 754份。
　　　　　　　　　　　　 农场发文情况统计表(1988～2005年)
　　表5—14　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 单位：件

　
　　三、档案工作
　　(一)发展历程
　　农场档案工作可分为三个阶段：
　　1、单一的文书档案阶段。建场初期，档案工作未被重视，没有档案员， 一些文书工作由办公室秘书代理，当年没有形成档案。1989年10月，农场配备了一名兼职文档员，开始收集一些文件和重要会议等资料，建立了档案室第一批文书档案：1988年文书卷23卷。因为场部要搬迁，所以没有正式的档案库房。1990年冬季，场部搬迁到新场部，才有正式的档案库房。1991年成立综合档案室，配备了专职档案员和文秘员。宋艳萍、吕秀兰分别任档案员和文秘员。农场档案工作才逐步走上正轨。
　　2、初具规模阶段。农场成立综合档案室后， 库房面积由原来的18平方米增加到40平方米。从1991年 4月开始收集整理1988年的第一批财会档案，共1 027卷。文书档案也发展到150卷。1992年 5月25日，场办下发了《关于开展科技档案收集准备工作的有关事宜的通知》，当年接收1988～1991年的第一批科技档案28卷、底图 151张。从此档案管理由单一的文书档案逐步向多门类、多种载体的综合档案发展。
　　到1992年底，拥有档案1 212卷、照片749张，共配备档案柜12套、底图柜 3节，以及温湿度表、缝纫机、灭火器等设备，档案工作开始向制度化、规范化、科学化的管理方式迈进。
　　3、全面发展阶段。自2000年以来， 农场不断改善档案室的条件，先后共投入10余万元，为档案室购置了档案柜、档案盒、档案皮和微机等现代化设备。2005年底，农场档案室库房面积达270平方米，共拥有档案柜56套，底图柜3节，荣誉柜5套，目录柜3套，音像防磁柜 1套，两台液晶电脑，彩色喷墨打印机 1台，彩色激光打印机1台，快速扫描仪1台。档案库房门为防盗门，窗为双层窗，外窗有铁护栏，内有窗帘，库房内有灭火器等各项安全防护措施。库房达到七防要求，即防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光。
　　农场档案室在2002年被国家档案馆认定为“企业档案目标管理工作国家二级”标准。自2001年以来连续5年被建三江分局评为“档案工作先进单位”。
　　(二)归档范围
　　农场成立以来，形成了大量的档案资料，截至2005年底，综合档案室藏有档案为：文书档案 735卷，文件归档2 887件，会计档案9 542卷，科技档案1 239卷，照片档案1 125张，录像带16盘，底图 207张，荣誉档案228个，资料整理120册，编研25项。所有室藏档案整理规范、标准。
　　(三)档案利用
　　档案室积极提供利用档案，为农场各项工作服务。1991～1997年提供利用档案 379人次、975卷次。特别是近几年，由于清理欠款工作的开展， 财会档案的利用率很高，再加上农场修志，各部门查找文书档案的次数也明显增多。特别是为畜牧、林业、农业、综合开发项目、财务等各部门检查验收工作，分局、农场纪检监察工作提供了大量的资料和数据。1988～2005年利用档案500多人次、1 000余卷次、500余件次，利用会计档案清理欠款3 700余万元，为农场的经济发展发挥了应有的作用。
　　(四)档案管理体系
　　农场成立由常务副场长(或场长助理)为组长，办公室及有关业务部门领导为成员的档案管理工作领导小组，将档案管理列入了领导议事日程。在管理体制上，综合档案室隶属农场办公室直接领导，由办公室主任分工负责。2005年有专职档案员 1人，兼职档案员48人。在档案管理上实现了办公自动化，即实现文书处理、立卷归档、目录搜索、原文查找的连贯性和一体化。
　　四、招待所
　　招待所始建于1988年，地点设在老场区，所长历彦友，会计赵立华，出纳朱景杰。以农场的接待、会议用餐为主，原则不许对外。工作人员有：餐厅员工5人、保管员1人，餐厅服务员兼小卖店售货员。设有大餐厅1个、小餐厅 1个、中餐厅1个，一次可同时接待百余人。客房工作人员3人，保管员1人，设22张床。
　　1991年，新场区成立小招待所，把一号住宅楼一单元一楼3套住宅作为招待所，共有9张床位，由李庆红负责。在现在医院的位置设立了食堂，主要给通勤的领导和工作人员解决就餐问题，设食堂员工 2人。12月，老场区招待所人员划分为两部分，一部分在原招待所不动，划归服务公司管理；一部分搬迁到现在的客运站一楼。所长历彦友，会计黄伯胜，出纳朱景杰，主灶张德安。客房 4个房间，床位16张，服务员2人，更夫1人，设有小卖店由专人负责，保管员张国凤。设有大餐厅 1个(可摆5张桌)，小餐厅1个，如有大型会议或接待，餐桌就临时摆放在现客运站候车厅。农场对招待所给予全额补贴。在此期间曾多次接待了国家、省、总局等领导来场检查指导和兄弟农场之间的交流，先后接待日本专家 5次来场的考察和前苏联专家，得到了外国友人的高度赞扬和上级领导及社会的一致好评。
　　1993年，建筑面积1 658平方米的新宾馆以日本专家楼的名义建成，同年8月正式投入使用。历彦友任经理。曾多次接待来场考察的国外来宾、华侨、友人和专家，以及总局、管局等来场人员。农场每年补贴12万元。
　　1996年 4月，原宾馆经理历彦友因病需住院治疗，刘建军任经理。为适应市场经济的要求，宾馆打破原来管吃管添的“大锅饭”，在市场竞争中求生存、求效益，农场对宾馆的客房和餐厅实行提供设施、限额补贴、抵押承包、单独设账、集中核算、自负盈亏的承包办法。客房全年补贴 3.5万元，其余费用全部自理，自负盈亏、多收多得、上不封顶、下不保底。餐厅全年补贴 2.3万元，其余费用全部自理，在市场竞争中求生存、求发展、要效益。宾馆管理费全年核定8万元，承包负责人每人交抵押金3 000元。
　　1997年，农场投资近20余万元对宾馆进行全面装修，面向社会公开招聘一批优秀的女青年，送往佳木斯市宾馆进行集中的专业上岗前培训，作为餐厅、客房的服务员。
　　1998年，宾馆班子调整。经理刘建军，副经理王春伟，管理员何维春。同年，宾馆先后以股份制的形式开办了对外餐厅和食品批零商店。
　　2000年，经理刘建军因工作需要调出，由副经理王春伟接任宾馆经理工作。经营体制是农场委托经营，年补贴12万元。
　　2001年，农场对宾馆实行租赁经营，取消对宾馆每年12万元的补贴，除房屋折旧和取暖费由农场承担外，租赁后的一切运营费用由租赁者承担。
　　农场宾馆十分注重人才培训与交流，先后多次选派优秀的专业性强的厨师和面点师到各大酒店和星级宾馆进行短期的业务培训，开拓视野、积累经验、提高想象力和创造力，使之不断创新、调整和变换花样，以满足不同口味顾客的需求。仅面点就能独立加工制作上百种。
　　农场宾馆环境设施、厨师技艺和服务员素质在垦区都属上乘，多年来受到了社会及各级领导的一致好评。2000年，江泽民总书记视察农垦，建三江分局领导特安排农场宾馆服务员到二道河农场从事接待服务工作。
　　五、小车队
　　1989年农场成立小车队，有业务用车3辆，专业用车(农机监理车、安全防火车)2辆。1989～1991年，牛作霞任小车队队长。小车队的车辆主要是为场领导指挥生产专用，由农场核定油料、材料、修理费消耗标准，驾驶员超耗油料，查明原因后进行认真处理，更换配件要交旧领新。各科室需用指挥车必须经办公室主任、常务副场长同意批准后方可使用。外出开会，原则上乘坐客车。
　　1992年，朱文任小车队队长，时有业务用车 6辆。驾驶员工资由月薪改为日计工资加补助，小车队领奖金跟机关走。当年制定的《机关行政管理制度》中，对车辆使用作出了如下规定：(1)农场领导用车、各科室有特殊情况必须用车的， 由常务副场长批准，办公室统一安排使用，任何人无权私自调用车辆。(2) 场内用车必须提前两天与办公室联系，根据生产缓急由办公室统筹安排。(3) 科室领导前往管局开会、办事以及其他一律乘坐客车。农场领导也不得为分管科室要车，特殊情况需经常务副场长批准。(4) 凡超出管局外用车开会、办事的，必须请示场长同意后方能安排。(5)凡属经济独立核算单位、部门以及在紧急情况下为个人出车(急病号等)要收取出车费，个人 2元/公里，单位2.8元/公里或日出车200元，不足百公里的以时间计算，以现金支付。(6) 所有非独立核算科室严禁私自雇用大小车辆办事，确需雇车办事的要经常务副场长批准，办公室安排，否则费用由雇车者自付。
　　1993～1995年，农场将机关的 6辆小车直接分配给场级领导，由领导自己掌握使用，并负责所分管的各部门用车，办公室不再统一调配车辆，车辆的管理和修理由办公室负责。事先核定每位领导全年油料指标及每辆车百公里耗油标准、每公里收费标准。各车辆驾驶员在完成领导出车任务的前提下，征得领导同意，可以雇用于机关各部门、场内各经济实体单位。驾驶员从雇车费中提出 10%作为出车报酬，剩余部分用于本车油料费及修理费。车班所有车辆可以对个人出租，出租收入的30%作为司机出车报酬，剩余收入作为该车的油料费和修理费用。
　　1996年，按照农场机构改革的总体布置和要求，对机关小车进行产权明晰、转变职能等改革。场长车三星吉普为公车；书记车 2020S型吉普车评估变卖，一次性还清变卖价款，产权归购车人；副场长、副书记等6人的用车2020SG型吉普由司机个人购车，农场给每台车贷款33 000元，分三年还清，贷款利率为0.015元/月，产权归购车人。各小车仍隶属场办管理，统一停放，统一管理。各科室和各单位用车时与办公室联系，办公室根据停车数量进行安排。原则上使用分管领导车，费用由机关统一安排结算。农场保留司机的职工身份，不影响企业升级和奖励晋级。至此，除场长的公车外，机关各小车都属于出租车性质。
　　农场在企业内部实行收支预算管理和预算开支刚性化经费包干使用以来，凡是由农场承担经费的单位，年初一次性核定经费支出指标，其中包括用车费。各科室用车不再由办公室安排。