第九节 档案管理一、概况
牡丹江管理局机关档案室1976年以前为兵团四师机关保密室，档案工作由保密员兼管。1976～1979年期间档案工作仍由管局办公室保密员兼管，隶属于办公室秘书科负责；1980年4月正式成立牡丹江国营农场管理局机关档案室。设专职档案员1人，张莉芬为第一任专职档案员。
1982年，建立档案科，机构设置为科室合一，行政编制2人，隶属于办公室领导，办公室副主任钱学分管档案工作，张莉芬先后任档案科副科长、科长。档案科的基本职能是负责本级文书档案和技术档案的管理和利用，以及对下级档案工作进行业务指导。
1983年，省农场总局印发局发［1983］68号文件“关于总局、管理局综合档案科机构和编制问题的通知”，对总局、管理局综合档案科的职能任务和人员编制提出明确要求，文件确定牡丹江管理局等管理局档案科设3至4人。1986～1993年10月，局机关档案科一直保持专职档案人员2人，其中科级职数1人，1993年10月至2000年为1人。胡玉萍任科长。
各农场和局直单位都设有文档室和专、兼职文档员。全局共有独立的立档单位25个，专职档案人员56人，全都具备大专以上学历，其中档案高级职称7人，中级职称46人。
1986年，为了贯彻执行黑档发［1986］22号文件精神，在开展了历史资料的收集、移交、整理、立卷工作后，又实现了会计档案集中统一管理。扩大了档案门类，由单一的文书档案室向综合档案室的方向发展。1987年又实现了科技档案、声像档案及不同载体档案的集中统一管理。1987年机关综合档案室成立，加强了档案指导工作，建立起以局机关综合档案室为中心的档案信息管理网络，实现了档案多门类、多载体、检索工具多元化的综合管理新格局。管局机关档案管理及全局档案管理工作逐步实现了规范化、制度化、标准化。1989年，全面开展企业档案管理升级活动。1996年全局开展档案工作目标管理。到2000年，全局已有8个单位跨入国家二级企业档案管理先进单位，有8个单位晋升省级企业档案管理先进单位，有5个单位对照国家二级先进单位标准进行整改完善工作，有2个企业单位荣获省档案优秀集体称号。
管局机关档案工作多次受到省、总局主管部门的好评，张莉芬、唐国荣、胡玉萍先后被评为档案战线先进工作者。总局于1986～1989年先后二次在牡丹江局召开档案工作会议，全国农垦工作会议1992年在牡丹江管理局召开，与会代表参观了局机关档案室。
1991年，管局第一个在黑龙江垦区成立了档案学会，学会组织多次专题研讨会、学术交流会、工作现场会。管局机关综合档案室先后撰写论文10余篇，其中有6篇在国家级、省级刊物上发表，全局共收集论文200余篇，其中70余篇被评为管局级优秀论文，20多篇在国家级、省级刊物上发表。
1996年7月，国家通过了《档案法》修正案，全局把依法治档作为档案的重点工作。把“一法一例”(《档案法》、《黑龙江省档案管理条例》)纳入垦区“四五”普法之中，列入到企业工作目标，实行“一把手”工程。强化企业档案部门“三纳入”“四参加”“四到位”的工作落实(三纳入：档案工作纳入本单位年度工作计划、纳入领导工作议事日程、纳入有关人员岗位责任制；四参加：参加生产计划调度会、参加设备开箱验收、参加科技成果签订、参加工程项目验收；四到位：领导重视组织建设落实到位、档案目标管理责任制落实到位、档案专项经费落实到位、档案基础建设落实到位)。档案工作基本实现了“管理、开发、服务”三位一体相结合的新格局。同时开展“贯彻执行《档案法》为垦区经济建设提供服务”为主题的《档案法》知识竞赛活动。通过宣传活动受益人数、社会影响、参与人员、教育面之广创造15年来之最。《档案法》讲座收视率达15万人次。进一步增强了企业领导和社会群体的档案法制意识，形成了有利于企业档案工作发展的法治环境。
截止2000年，全局室藏各门类档案50余万卷，即：永久卷、长期卷20万卷，短期为30万卷。其中：科技档案34500卷，专业档案32万卷，底图35466张，照片档案27881张，录音录像带802盘，保存资料6671卷册。
1999年分局被授予全省档案工作优秀集体。
二、制度建设
1983年，为使机关档案及全局档案工作做到有章可循，逐步走向正轨，起草制定了十项制度：
1、农牧生产队档案资料收集范围；2、管局机关各部门年终文件材料归档工作制度；3、管局机关各部门年终文件材料归档范围；4、档案工作职责范围；5、档案员岗位责任制；6、案卷质量检查验收标准12条；7、阅文规则；8、查阅档案制度；9、档案业务指导岗位责任制；10、档案工作评比竞赛条件。
1983年9月，下发管局档案事业发展七年规划(1984～1990)。1986年会计档案集中统一管理后，印发《牡丹江管理局会计档案暂行管理办法》，并制定了会计档案五项制度：
1、会计档案立卷、归档、移交工作制度；2、会计档案管理方法；3、会计档案借阅、统计、保密制度；4、会计档案鉴定、销毁制度；5、会计档案案卷质量验收标准。
此外制定了《会计档案清理、立卷、移交工作程序》，这几项管理办法和各项制度的贯彻落实，使机关及全局会计档案的清理、立卷、移交工作有了标准和依据。在具体操作上达到了统一要求。
1987年，针对文书人手新、业务不熟悉等新情况和问题，提出要做好档案工作，必须从对文书平时归卷的指导工作抓起，建立起平时归卷制度，起草拟定了做好平时立卷操作规范。
1987年，制定了管局机关科技档案集中统一管理工作实施方案，具体规定是：1、科技档案收集范围；2、科技档案收集、归档的种类；以牡农办发［1987］1号文件出台《关于下发牡丹江国营农场管理局科学技术档案管理工作办法的通知》文件，具体制定了《科技档案保管期限表》。制定了科技档案管理制度十三项：
1、科技档案人员岗位责任制度；2、科技文件材料立卷、归档制度；3、科技档案鉴定销毁制度；4、科技档案管理制度；5、科技档案案卷质量和保管验收标准；6、科技档案工作“三要”、“十五有”；7、科技档案借阅制度；8、科技档案图纸补充、更改制度；9、科技档案库房管理标准；10、科技档案检查评比项目要求；11、科技档案分类方案；12、科技档案各类目录用纸统一样式；13、科技档案工作建设标准和文书档案、科技档案、会计档案工作达标验收标准。
1992～2000年，先后修改制定了《档案科工作职责》、《档案员岗位责任制》、《档案管理制度》、《档案立卷归档制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案借阅制度》、《档案安全保密制度》、《档案安全防护制度》、《档案利用制度》、《档案复制制度》、《档案库房管理制度》、《档案工作程序》等近30余项。使各门类档案的形成、积累、整理、归档工作的操作有了系统的规章制度，落实了各类人员的职责范围和岗位责任制。
三、库房管理
1986年以来，按照上级要求，档案库房条件逐步得到改善，全局档案库房面积达4208.55平方米，1995年后，全局投资400余万元，扩建和新建综合档案库房5500平方米，密集架由109列增加到160列，档案柜由1433套，增加到1700余套。微机26台、打印机25台、复印机25台。配置灭火器100个、温湿计55个、以及报警器、吸尘器、防护栅、窗帘、防虫药物等设备。所有门窗都做到安全通风、避强光，实现了“三铁”———档案库房铁门、铁窗(铁护筋)、铁柜。档案管理人员定期对库房各门类档案保管状况进行认真检查核对，认真做好记录。每个卷柜均放置防虫药剂、定期通风。定期清理库房卫生，使库房档案达到科学有序，安全可靠，美观清洁。
档案装具充足，规格整齐，编号正确；对不同保管期限，不同门类，不同载体档案分门别类分别保管；温湿度记录齐全、完整、准确、坚持经常。有各门类档案存放地索引。全宗内档案案卷排列方法统一，前后保持一致。
十多年来，档案库房没有发生过任何关于安全方面的事故和因管理不当造成严重损害的事件。
四、开发利用
1、检索工具
机关档案室80年代初期仅有2套检索工具：卷内目录和案卷目录。1983年以后，侧重编制检索工具，增加了全引目录、专题目录、存放地索引。1986年年底进一步加强了检索工具编制工作。专题目录重新设置了29个大类126个属类。1988年执行《农垦档案分类法》后，先后编写了6套检索工具：案卷目录、卷内目录、全引目录、组织机构目录、文件级目录、分类目录。1993年增加文号目录和重要文件目录。
现有检索工具8种，共计160卷册。还编制了各门类档案柜卡，用以标明和固定案卷存放位置，便于档案人员查找。
为实现档案管理现代化，做好基础准备工作，从1990年开始试填了档案著录卡片和人物卡片1400余张。1998年配备微机后已将文号目录输入微机，逐步开展微机检索工作。建立统一科学的档案检索体系，具有农垦特色的局、场二级档案信息网络，并引进了“科怡”2000档案管理开发软件18套，在各单位档案工作中应用。
2、档案编研
在完成档案基础业务工作后，把档案工作重点转移到紧紧围绕管局党委中心任务，大力开发档案信息资源，把“死”档案变成“活”档案；主动了解需求，及时、准确、有效地提供各门类档案。针对档案利用工作出现的新情况、新问题，开展档案信息的开发工作，以满足领导、机关、基层及社会广范围多角度的利用需要。先后编存《大事记》、《产品介绍》、《奖励晋级名册》，《牡丹江垦区史志》、《组织史》、《企业名录》、《住房制度改革文件汇编》、《基本建设工程简介》等。
3、提供利用服务：
管局机关综合档案室全面开展各门类档案提供利用服务工作，及时、主动、准确、有效地全心全意为广大利用者提供档案信息。提供利用档案查全、查准率均为100％。从1993～2000年底统计每年平均利用360人次1000多卷次。全局通过多门类、全方位、深层次的档案信息存储、整理、加工和开发利用，提高了档案查准查全率，接待查档人员43800余人次，提供利用档案88600卷次，44950件次。在企业改革和发展服务中产生经济效益上百万元，为各企业挽回经济损失8000余万元。
管局办公室正在对档案工作进行检查(摄于1994年7月)
