第三节　档案

农场综合档案室隶属于办公室领导，负责全场文书、科技、会计、摄像、照片、图片、资料、荣誉等各种门类档案的收集、整理、保管和利用工作。
　　1995年，设置专职档案员1人，档案员兼文书1人。1996～2000年，设置档案员兼文书1人(参加过省级档案专业培训)。
　　2000年，综合档案室共存有档案47276卷，其中文书档案4092卷，科技档案4324卷，会计档案38860卷。此外，室藏资料268卷，收集底图1013张，照片4550张，录音带42盘。
　　1995～2000年，档案利用达2166人次，提供各类档案4362卷。
　　2000年11月3日，由省档案局、省农垦总局办公室、牡丹江农垦分局办公室联合组成的考评组，对农场企业档案目标管理晋升国家二级进行复检考评认定，最后以96.8高分通过了考评。
　　制度完善
　　1996年以来，农场把档案工作重点放在了加强基础建设上，完善了档案管理各项规章制度，使档案管理有法可依，有章可循。
　　1998年，制定下发了农场各类材料移交归档规定。为进一步加强基本建设工程项目档案资料管理，下发了加强基本建设项目档案资料管理规定。同年，因农场工业企业转制，制定下发了农场国有企业资产与产权变更的档案处置暂行办法，对维护农场国有资产，防止国有资产流失，综合利用档案起到了重要作用。
　　设备更新
　　1996年农场购置了吸湿机2台。
　　1997年以前，农场档案库房只有160平方米。1998年，农场投资3万元扩建了档案室，改善了库房条件，面积增至为334.8平方米，使综合档案室达到了库房、办公室、阅档室三分开，排列科学、整齐有序。同年，购置了10列档案密集架，档案室共有密集架20列，成为垦区拥有密集架最多的农场。
　　2000年，农场为档案配置了微机1台，打印机1台，率先在垦区应用了科怡2000档案软件，使档案工作由经验管理转变为科学管理。
　　1996～2000年，农场共向档案室投资近18万元。
　　业务建设
　　档案收集与整理。1995年以来，为使档案管理更趋于规范化、制度化、科学化，保证档案的完整、准确、系统，使各类文件材料及时移交归档，农场将档案管理列入机关工作管理考核范围，考核内容与部门及领导利益挂钩，并列入了主管档案工作副场长目标考核内容，使案卷质量得到了保证，做到了按专题归档移交。
　　鉴定与销毁。1996年，按照上级文件规定，档案室对逾期的1976～1980年会计档案进行了鉴定销毁，其中销毁会计凭证6358卷，报表450卷。
　　安全保管。1995年以来，农场为档案室配置12台灭火器，4台去湿机及吸湿温度计，使档案库管理达到了“六防”标准，即防水、防光、防盗、防火、防鼠、防潮。库房措施按国家要求全部达标。1997年，按照上级要求，统一使用了无酸菌案卷皮。
　　从1995年开始，建立了各类档案会计台账、档案年度报表。按照上级规定时间，填报了基层档案工作基本情况。
　　开发利用
　　随着农场档案数量增加，种类齐全，原有的卷内目录、专题目录已不适应档案发展的需求，从1995年开始，编制了档案总目录、全引目录、分类目录、文号目录、专题目录、重要文件目标、资料目录，2000年有检索工具8种。
　　编研项目。1996年以后，利用室藏档案资料先后编制了《科研成果资料续编》、《农场大事记》、《职代会简介》、《党代会简介》、《自营经济汇编》、《工业产品简介》、《外事情况汇总》、《离退休干部名录》、《干部任职登记表》、《基建项目简介》、《农业综合开发简介》、《八五七农场人名录》、《八五七农场基层单位名录》、《农场组织机构沿革》等25种编研资料，充分发挥了档案在农场建设中的重要作用。
　　提供利用。1995年以来，档案室改变了过去等待上门查卷的单一查找方式，在档案利用上，采取电话调卷、送卷上门的服务方式，使档案利用向高层次方向发展。1997年7月，在农场与兴凯湖养殖场的土地官司中，由于档案室提供资料真实、有据可依，为土地官司胜诉奠定了基础。通过这次官司，也使很多人认识了档案的重要性，有的机关工作人员将存放在自己手中多年的资料交到档案室。1998年，农场清欠办利用档案室提供的240卷会计凭证、报表、账簿，为清欠提供了大量准确、真实的凭证资料，使清欠工作顺利进行，清回欠款300多万元。