第六节 档案

　
　　　　　　　　　　　　　　　　 第六节 档　　案
　　一、档案管理
　　建场初期农场档案不多，加之缺乏档案意识，因此一直无档案室和档案管理人员。期间形成的农场文件或有关材料均由收发员保管。农场生产经营、社会管理方面的统计资料等都散佚在工作人员手中。1962年，农场办公楼竣工后，散佚在个人手中的档案若干件被集中起来，装在一只木箱子里，存放在农场机关的仓库中。1968年，档案数量增加到十余箱。1969年 1月，中国人民解放军沈阳军区黑龙江省生产建设兵团成立，农场被改编为第四十团。 1969年，3月至 7月，苏联军队连续在我国黑龙江省和新疆维吾尔自治区的边境地区挑起事端，制造了珍宝岛流血事件、巴尔克鲁事件和八岔岛事件。为确保大规模战事突发时不发生泄秘事件，1970年1月，在一次紧急撤退演习时，把农场1956年至 1968年之间形成的全部档案付之一炬，给农场后来的档案工作造成无法弥补的损失。农场被改编后，中央、军区、省委(省革命委员会)、省政府以及沈阳军区黑龙江生产建设兵团、师等各级文件日渐增多。为加强文件管理，团党委于1970年 1月决定成立团保密室，隶属四十团军务股，首任保密员郑秀兰兼职负责农场档案管理。1972年8月至1974年10月，韩秀英任保密员，兼职负责农场档案管理，隶属四十团军务股。1974年10月至1976年11月，程翠娟任保密员，兼职负责农场档案管理。1976年11月至1986年 9月，韩秀英任文档员，专职负责农场档案管理。1986年9月至1987年7月，韩秀英任农场办公室副主任，兼任档案员。1987年 7月至1996年1月，韩玲任档案员，专职负责农场档案管理。1996年1月至1999年12月，韩玲、张红忠任档案员，专职负责农场档案管理。1999年12月 7日，张红忠调离档案室，档案员韩玲。1976年至2000年，农场档案管理归属农场办公室。
　　1972年至1986年，保密室兼做文件收发室、档案库。1987年，档案数量的增加，保密室难以容纳多门类的大量档案。经农场领导批准，将一处 100多平方米的空房改为档案库房。1989年，老干部活动室迁入新址，老干部活动室被辟为综合档案室，面积比过去增加一倍，达到200多平方米。
　　建场初期，档案装具仅有麻袋和箱子。1972年增添一套五节柜，1987年购买38套铁柜，1989年购买10列密集架、底图柜、卡片柜、一台去湿机，1996年购买缝纫机、切纸机和去湿机各一台以及铁柜5套和档案盒1800个。
　　二、档案收集与整理
　　(一)档案的收集
　　1956年到1979年，由于农场体制多变，档案工作部门和规章制度不健全，人员调动频繁以及领导对档案收集与保管的不重视等，导致农场档案工作失于规范，大量有价值的档案资料流失到个人手中，甚至有的丢失、烧毁，档案资料所剩无几。到1980年，立卷存于档案室的1968年以后的农场档案仅几十卷。
　　20世纪80年代初期，随着农场经济的发展，人们的档案意识增强。在管局档案科的帮助下，农场档案工作人员对成捆、成箱堆放的文件、文字材料和收集到的散存于农场机关部门和工作人员手中的档案材料，进行分类整理，立卷归档，为农场档案管理的规范化打下了基础。1987年，对农场54个核算单位的会计档案进行全面清理，经过计财科和档案室工作人员 6个月的鉴定，归档会计档案18 246卷。制定、实行《会计档案管理办法》、《会计档案立卷归档制度》以及《会计档案借阅制度》。
　　1996年，综合档案室成立。11月，在全垦区 103个农场的档案室中，农场档案室率先通过黑龙江省档案馆企业档案目标管理考评验收，设达到省级标准。2000年，农场以完达山食品厂全部厂房、设备、技术和品牌等入股乳品公司，完达山食品厂自1965年成立以来的形成的会计凭证1 564卷，账簿395卷，工资表42卷等财务档案全部移交农场档案室。2000年，农场公安分局档案按国家标准重新清理、分类、装订、归档，经过省公安厅、省档案局联合检验后，被授予“黑龙江省公安派出所档案管理晋级达标工作标兵单位”称号。
　　(二)档案的鉴定与销毁
　　农场档案的销毁经请示分局并得到批准后才进行。1990年，农场档案鉴定领导小组成立，领导农场档案的鉴定和销毁工作。1990年至1998年，农场销毁已到保管期限的会计档案数：1990年246卷，1995年2 348卷，1998年4 426卷(会计凭证原龙头农场2 389卷，农场1 544卷；农场账簿493卷)。
　　(三)档案的检索
　　根据档案检索工作的实际需要，从1987年开始，农场档案室逐年编制案卷目录、全引目录、文号目录、分类目录、专题目录、底图目录、照片目录、声像目录、基建目录、部门目录、录像带目录和存放地索引等。
　　(四)档案的编研
　　农场档案编制工作始于1995年，到2000年已经编制了《历届党代会简介》、《历届职代会简介》、《干部任免名册》、《干部处分名册》、《食品厂产品介绍》、《基层单位主管领导名册》、《科技成果汇编》、《机关副科级以上人员名单》等。农场档案研究工作尚处于空白。
　　(五)档案的利用
　　农场职工李某调到八五七农场多年，因当时为其办理调转关系的工作人员在有关文件上漏填了“粮煤补贴”一项，使其调转后始终没能享受粮煤补贴这一福利待遇。1994年，在农场档案室的档案中找到了证明其应享受“粮煤补贴”待遇的证据，问题迎刃而解。
　　修造厂职工李某，因承包鱼池事起诉修造厂，要求对其加深鱼池工程给予投资补偿。修造厂有关人员通过查阅档案室保存的修造厂1985年的承包合同书和1986年的会计账簿、凭证，找到了证据，经法院判决，李某败诉，修造厂避免经济损失4万余元。
　　1999年8月至2000年末，农场史志办公室编辑人员多次到档案室调阅农场 1978至1998年的档案，为续志编纂查找可信的文字和数据资料。在清理外单位欠款工作中，档案室保存的财会账簿等档案资料，发挥了重要的历史凭证作用。2000年，查找利用档案的人次达386次，398卷次，创查找利用农场档案历史新高。
　　三、2000年保存档案情况
　　(一)文书卷
　　农场党委文件1969至1987年立卷的档案，属于永久性保存126卷，长期保存的165卷，短期保存的182卷。行政文件1970至1987年立卷的档案，属于永久保存的148卷，长期保存的 283卷，短期保存了446卷。1988年至1992年立卷的档案，属于永久保存的 140卷，长期保存的353卷，短期保存的413卷。1993年至1998年立卷的档案，属于永久保存的 216卷，长期保存的268卷，短期保存的408卷。1999年收集145卷。
　　(二)会计凭据
　　会计凭证1983年至1992年的9 400卷，1993年至1996年之间的3 226卷，1997年至1999年的1553卷。 账簿1983年至1992的2 903卷，1993年至1996年的1 607卷，1997年至1999年的735卷。1969年至1996的报表1 449卷。1985年至1999年的资料481册。1999年收集工资表144卷。