第六章　文秘档案民政
第一节　文秘

一、工作任务
　　(一)1985年
　　文秘工作隶属行政办公室，由1名常务副场长分管，业务独立，经费合一，文秘工作设有文书1人，打字员兼档案员1人，专职档案员1人。
　　文书一兼多职“一条龙”作业，既负责上级文件收文、登记、拟办、传递、催办，又负责农场本级发文的核稿、印刷和文件分发及印信管理，还负责农场党委会议、场长办公会议的记录，文书还兼机要通讯员和代办场内的结婚登记工作，归档文件、材料的收集、整理、立卷工作也由文书负责，农场行为的会议通知、报到以及领导临时交办的各项事宜均由文书来完成。
　　打字员负责农场机关本级文件、材料和打字，打字机是笨重的飞鸽牌半自动打字机，印刷文件仍然是用三四十年代延续下来的手推式油印机。
　　档案员负责归档后的文件、材料检索工具的编目，档案管理和档案的提供利用工作。
　　这期间的文秘工作是人员设置最少、繁杂琐事最多，也是上下发文最多的年份。
　　(二)1986年
　　人员设置有所变动，设文秘副主任兼秘书1人，文书1人，打字员1人，专职档案员2人，文书负责日常的文书业务，打字员负责打字业务，档案员负责档案业务。上级文件的拟办、催办、党委会议、场长办公会议记录，本级发文核稿，农场行为召开的大型会议材料的综合，领导讲话材料的撰稿与形成均由文秘副主任兼秘书负责。
　　(三)1987～1988年
　　文秘工作人员配备最齐全的2年，配置党委秘书、行政秘书各1人、文书1人、打字员2人、专职档案员3人，1988年专职档案员设到4人。这时期的文秘工作人员分工明确，各负其责。党委秘书负责党委会议记录和以农场党委名义下发文件的核稿，大型会议材料的综合及领导讲话材料的撰稿与形成。行政秘书负责场长办公会议的记录和以农场行政名义下发文件的核稿及大型会议材料的综合以及领导讲话材料的撰稿与形成并跟随场长下基层调查研究，为农场制定政策、决策重大问题，提供第一手材料奠定基础。文秘工作隶属行政办公室。
　　(四)1989年
　　因党委秘书调宣传部任部长，宣传部长兼党委秘书，党委会议记录由宣传部长负责记录。
　　(五)1990年
　　农场从文秘岗位上任用1名副主任主管文秘工作。设文书1人、打字2人、档案员2人，到1994年文秘工作仍隶属行政办公室。
　　(六)1995年
　　文秘工作从行政办公室分离出来，组建秘书科。编制6人，设正、副科长各1人，文书1人，打字员2人，档案员1人。按机关目标管理办法，经费独立，经费实行科室承包，秘书科的经费主要用于机关科室本级文件和各种大型会议材料的蜡纸、印刷文件、材料的刀切纸、油墨和场领导办公用墨水等。其工作职能除文书、打字员、档案员应承担各自的业务外，科长还兼负信访办的职能，收集整理续编1985～1994年场史的有关材料，续编场史工作主要由副科长朱春荣负责。朱春荣1995年调逊克农场后，场史工作暂停，1998年才重新组建场史办，安排人员续编场史工作。
　　(七)1999年
　　3月起农场机构调整，文秘工作隶属农场综合办公室，由1名副主任管文秘工作，设文书1人、微机员1人、档案员1人，同时还兼管民政业务。
　　(八)1987～2000年
　　农场的文秘工作，根据上级关于机关公文制发，公文处理办法实施细则的有关条款，对农场机关的制发文也进行了重新理顺和规范。从制发文的格式到文件用纸，使用统一标准的稿纸(左侧带装订线)，禁止使用圆珠笔、铅笔、彩笔和纯兰墨水，以及在文件的收集、立卷归档工作上都提出严格要求。另外，对机关工作人员在制发文审批单的填写上，写作公文标点符号的运用上，以及修改公文常用符号的使用与辨别上，都以文件形式下发到各科室，便于科室掌握，同时对领导阅文、发文签字也经常给予提示。如：领导签字时不可使用难以辨认的“连体字”或“繁体字”等字体。这些做法，有力地促进了机关工作人员制发文上业务素质的提高。这样做的目的不但符合上级对机关公文制发的目标管理，也为规范化的档案管理奠定基础，而且也提高了机关工作人员的整体素质。
　　1987～2000年文秘工作发文27个。对公文处理，档案管理、印信管理、文档人员培训进行了规范。
　　二、工作程序及制度
　　(一)本级文件形成的程序
　　凡以农场(行政办)、农场党委(党委办)或业务科室名义的发文，均由各职能业务科室撰稿，按发文审批单的要求填写齐全，交主管文秘工作负责人核稿，由文秘负责人负责找主管领导签发意见后确定是否打印下发或上报，打印出清样由撰稿科室的撰稿人负责校对、印刷、盖章、装订，由文秘部门负责下发。
　　(二)上级文件的传递程序
　　凡上级的发文(包括传真电报和参阅资料)均由文书负责拆、登记、文秘负责人负责拟办意见，由文书负责传递给各位场领导和党委成员传阅，文书根据领导签署意见传递给各职能业务科室办理。
　　(三)印信管理
　　凡农场（行政办）、党委（党委办）及场领导的公用名章均由文秘室负责统一管理。使用时由领导审批，文秘部门履行登记手续，基层单位的公章由基层单位兼职文秘人员或会计负责保管。需要变更的公章，均由文秘部门负责出据证明，到公安部门办理转刻手续，新刻制的公章，文秘部门都要发文备案。
　　(四)档案的来源
　　由文件材料、图表和声象材料转化而来，它通过文书将办理完的文件材料，由文书收集后，按照档案分类大纲，进行系统的整理、分类、编页、抄写卷内目录，拆订、切边、装订成卷宗，形成最后的档案。由文书填写档案移交手续，移交档案室存档，平均每年通过秘书部门移交的档案、资料150卷册。
　　(五)档案的借阅制度
　　文书档案的借阅只对单位不对个人，人事档案和财会档案的借阅，必须经分管领导批准后，由职能业务主管部门负责办理借阅手续，一般情况下，档案不得借出档案室。
　　三、改善办公条件
　　(一)1994年农场在资金比较困难的情况下，投入1.7万元购置了1台四通打字机，加上原来计财科拨给的微机(ＡＳＴ－386)，替代了过去笨重的半自动式的飞鸽牌打字机，办公设备先进了，文字处理也规范了，工作效率也提高了，1997年微机(ＡＳＴ－386)软件被淘汰。
　　(二)1998年6月12日又投资1万元添置了1台奔腾系列多媒体兼容机和1600ＫⅡ打印机，从此，彻底实现了文字处理的现代化，文字处理比过去提高了3倍。平均年处理文字达380万字。先进的设备，既改善了办公条件，也提高了工作效率。同时也为农场将来微机连网科学化的档案管理提供了条件。
　　(三)1998年开始文秘工作在各级的重视、支持下，通过文秘工作人员的共同努力，每年收集、整理科室提供的大事记300～400条，为续编农场史志起到了很好的作用。农场的文秘工作，在上级业务部门历次评选先进中，均取得比较好的成绩。
　　四、取得优异成绩
　　(一)1986年陈祁春被省农场总局授予先进工作者。
　　(二)1991年农场的文秘工作被北安局授予先进单位荣誉称号。
　　(三)1995年在北安局举办公文制度、公文处理百分评比中获第二名的好成绩。
　　(四)1988年张明良、陈祁春被北安局评为办公室系统先进个人。
　　　　　　　　　　　　分管文秘工作领导及文秘人员统计表
　　表4-21


　　续表4-21