第四节 行政管理 农垦两级法院的行政管理工作主要是由各院办公室具体办理。办公室作为综合部门，主要负责协助院领导组织、协调、处理司法政务；办理院党组会、院长办公会、院务会等会议事务及重大活动的组织安排和会议管理工作；负责审核以本院名义制发的文件；负责院党组文件处理和党政文件及传真的收发、传阅、交换工作，法院印章、介绍信的管理、使用及院机关、农垦法院系统的保密指导工作；负责院机关文书、诉讼档案的管理、利用并指导农垦各级法院的文书、诉讼档案工作，院机关的公文管理工作；负责与人大代表的联络工作，督办上级领导、领导机关、院领导批示、交办的事项及院党组会、院长办公会、院务会决定的事项；负责对院领导交办的重大案件进行督促检查，必要时参与案件的调查；负责法院的史志工作。建院20年来，办公室全体人员忠于职守、顾全大局，克服人员少、条件差等困难，·紧紧围绕党组中心工作，牢固树立“为领导决策服务、为审判工作服务、为干警服务”的思想，将“三服务”作为一切工作的出发点和落脚点，任劳任怨、勤奋工作，以优质高效的服务，为法院的审判工作、为法院内强素质、外树形象、为法院的改革、发展、建设做出了应有的贡献。
一、文秘工作
文件收发、传阅、归档、销毁等，各院办公室认真执行规章制度，公文发文编号、签发严格按照法院公文处理规定，做到准确、无差错，为领导及时决策和审判活动的正常开展提供了保证。平均每年收文件600余件，发文件130余件，传阅文件600余件。
二、档案工作
自1982年建院以来，农垦两级法院办公室作为法院的综合部门，在两级法院党组的正确领导和全院干警的大力支持下，全面开展档案管理工作，使档案管理和应用工作取得了一定成效。
农垦法院系统的档案管理工作始于1983年。1992年以前，由于“严打”工作任务繁重，审判人员少，两级法院对档案管理工作不够重视，从领导到一般干部认识不足，基本上就是订卷入库房或卷柜，很不成形，也无专人负责。1992年，最高人民法院下发了一系列的文件，要求加强档案管理工作，并在全国法院系统开展了升级达标工作。黑龙江省高级人民法院按照最高人民法院档案升级达标精神下发了档案管理一系列的文件，将档案管理工作直接纳入了目标考评。形势的紧迫性引起了农垦两级法院党组的高度重视，在系统内掀起了整理档案工作的高潮。经过农垦两级法院的共同努力，1993年8月底，农垦两级法院顺利地通过了升级达标的检查验收。并全部进入了省法院系统档案管理一级单位，也是全省法院系统第二个率先进入一级管理单位的系统。1996年被最高人民法院授予全国法院档案管理系统先进单位。1997年根据满四年进行复检验收的要求，农垦中级法院下发了《档案整理具体要求》，并再次进行了整改。同年10月，农垦中级法院机关顺利地通过了省法院的复检验收。根据省法院的指示，农垦中级法院又与各分局档案科的同志组成了复检验收领导小组，于11月底开始系统验收工作，通过抽查，全系统保持了一级管理水平。1998年初根据省档案局黑档发(1996)121号文件要求，为机关档案“九五”目标考评定级做了大量的准备工作。农垦法院的档案管理工作坚持“依法治档、领导先行、机构健全、设施完善、强化基础、强化制度、搞好防护、科学管理、永续利用、指导有利”的方针，切实加大档案管理工作力度。
(一)认真贯彻落实《档案法》。
1、依法治档、领导先行。法院是审判机关，现存的大量案卷如实地记载着20年来农垦法院系统为垦区的经济发展和社会稳定而公正执法、热情服务的光辉历程，同时也是留给后人的一笔宝贵财富。要想搞好档案建设做到依法治档，领导必须先行。近年来，农垦两级法院领导在抓档案工作中坚持认真贯彻落实《档案法》，先后两次组织两级法院档案管理人员参加了省法院档案人员培训班的学习，并且还组织档案员、各业务庭内勤人员系统地学习了《国家档案法》、最高人民法院《档案管理办法》、《省法院档案管理实施细则》等档案管理方面的法律法规，通过组织各种专业培训和业务学习活动，提高了全体干警尤其是档案管理人员对档案工作重要性的认识，保证了档案工作服务于审判工作的需要。农垦中级法院还组织机关全体干警参加了总局直属机关党委组织的《档案法》、《监察法》、《保密法》等“三五”普法竞赛活动，并以优异的成绩受到了机关党委的好评。特别是农垦法院系统档案被评为一级管理单位后，各院的领导及办公室的同志仍然始终如一关心支持档案工作，把档案工作纳入了议事日程，纳入了年度工作目标的考评之中，8个基层法院做到了领导有明确分工，并落实具体责任。红兴隆、绥化两个法院的一把手亲自抓档案工作，其余6个院由副院长主管档案工作。为了搞好四年一度的复检验收，1997年8月上旬，农垦法院系统在红兴隆召开了档案工作现场会，农垦中级法院3名正副院长、基层法院分管副院长全部到会。会议决定用于档案建设所需资金要优先保证，下拨的设备款要首先考虑档案室建设，资金不足可在诉讼费中给予列支。为了强化现代管理，年底前8个基层法院、中院机关档案室微机必须购置到位，并配备相关软件搞好培训。1998年4月，省法院、省档案局档案软件开发公司又为农垦两级法院举办了一期微机学习班，统一购置了软件。同年底，文书档案注入工作全部完成，诉讼档案注入工作也大部分完成，档案管理工作实现了微机化。上述成绩的取得充分说明了两级法院在档案工作上舍得投放精力、人力、物力、财力，使档案工作得到长足的发展。
2、机构健全，设施基本完善。农垦法院系统目前已建立起以农垦中级法院为中心，辐射8个基层法院的档案网络。农垦中级法院主要负责本院为一审的刑、民、经、行政、执行、审判监督、国家赔偿等案件及上诉审的卷宗和原军事法院留存的卷宗，现总室藏诉讼档案6,194卷11,412册。上级业务部门及行政机关发布的、本院制作的有关审判工作、队伍建设、基础建设等方面的文书档案藏量为465卷465册，并负责对下指导监督工作。8个基层法院主要负责各业务庭、人民法庭有管辖权的刑、民、经、行政、执行、地方市(县)移交原军事法院时期的卷宗。现总室藏诉讼卷为200,829卷232,163册。文书卷室藏总量为6,378卷6,420册。从1992年开始，中院决定将人民法庭的所有案卷由基层法院档案室统一保管。根据面广、分散的特点，要求每半年或年底一次性归档入室。现全区共有9个专门档案室及档案工作员室、阅卷室，总面积为538平方米，各院平均已达59平方米，能够容纳现有全部档案。红兴隆、建三江、宝泉岭、牡丹江、北安、绥化等农垦法院留有容纳十年档案的库房，其余院容纳量也在5年左右，所有库房全部装有防盗门，库房通风良好，防火、防虫、防光等防护设施齐全。档案装具、设备基本保证了需要，全区现有档案柜617节，密集架19组、微机9台、传真机9台、复印机12台、碎纸机2台、吸湿机1台、防磁柜1个，并配备了照相机、摄像机、放像机等。现有专职档案员9名，兼职档案员(包括法庭及院机关各庭室内勤人员)129人。专职的9人已全部具有大专以上文化程度，平均年龄为35岁，并全部参加过省法院及地方档案部门的有关培训，其中有3名是从分局机关处室专职人员调整过来的，9人中除2名人员不具有法官法职，其余7人全部具有法职和助理馆员技术职称，保证了知识化、年轻化、专业化的要求。由于加大了设施、设备的投入，并且注重人员素质的提高，为档案工作的发展提供了根本性的保障。
(二)，档案基础业务建设。
按照档案管理考评标准确定的内容，各法院认真做好收集整理、统计分析、制度建设等项工作，切实做到保管好每一本卷宗。
1、强化了基础建设，认真收集整理好归档的全部卷宗。为了保证收集工作质量，农垦中级法院先后制定了《机关文书档案》、《归档和不归档的范围》、《诉讼档案归档范围》印发各农垦法院予以执行，并实行档案管理目标考评责任制，要求诉讼档案由庭室内勤负责每季度归档一次，对人民法庭一时归不了档的卷宗，年底必须一次性归档完毕，否则按岗位目标考评扣分。对新归档的卷宗，由各院组织验收小组及时验收、及时归档。行政文书档案、归档难度较大，尤其是一些领导开会带回来的文件材料，有时散落在个人手中，还有些业务文件因一时工作需要归不了档，这样要求档案人员每季度必须清理一次文件，按保管要求该留的做好使用登记，该上交的及时上交，按年份、发文单位、类别进行分类立卷。另外，要求档案人员认真做好调研文章和会议及各种活动的音像收集工作，对收集到的各种材料做到细心整理，严格按照中院下发的《归档要求》及上级有关规定进行装订。装订力求整齐、美观牢固、书写工整、达到书本化，目录、页码、备考表、文书填写齐全、准确、清晰。1992年以来中院先后组织两级法院档案人员对黑龙江生产建设兵团时期地(市)、县移交过来的案卷进行了修复、清理工作，分类存放，达到了井然有序，便于利用查找。现各院形成库房全宗介绍、全宗目录、索引、院志、大事记、机构网络，领导小组、档案整理情况、档案室区域图、借阅登记簿等一整套档案材料，通过查阅便可了解法院档案的发展过程。并可用微机进行检索，能够在两分钟内为使用者提供归档材料。
2、强化了制度建设，制定科学合理的档案管理制度。近年来，农垦两级法院不断强化档案管理制度建设，1992年下发了《垦区档案管理办法》，1994年又进行了修改，1997年出台了《整理档案具体要求》，尤其是2001年，中院结合全面制度工作，对档案管理方面的制度进行了补充和修改，现共有各种有关制度30多项，包括收集、整理、归档、保管、移交、借调、利用、安全、保密、销毁等各个环节。这些制度的建立和逐步完善保证了档案工作有章可循，使农垦法院系统档案工作逐步走上规范化和制度化轨道。
3、加强防护、统计、鉴定、移交工作。至2001年末，全区9个库房全部设有温湿检测计，条件好的法院还配备了吸湿机、防磁柜、通风机等防护设施，建立了检测记录，以保证档案在适合的湿度中保存。各法院都能将防护工作当作一件经常性工作来抓，没有因为条件和设施好坏而忽视保护，做到了周周有检查，月月有记录，没有发生霉变、褪色、着尘、虫蛀、鼠咬、破烂现象，每个档案柜内都放置了防腐、防虫、防鼠剂，库房、阅卷室、工作室整洁有序，完全符合要求。统计工作达到了准确无误，自1983年建院以来的各种统计报表、台账无丢失现象。在档案报表工作中，按省法院每半年一次的报表要求，及时上报，没有发生不报、漏报现象。两级法院全部安装了传真机，实现了快捷、方便、安全，统计报表工作得到了进一步加强。为了加强鉴定、移交工作，农垦中级法院设有档案鉴定、销毁领导小组，组长由主管院长担任，成员由办公室主任、档案员、各庭内勤组成。并制定了鉴定制度、销毁制度，档案鉴定和销毁工作严格按规章制度进行，迄今没有发生过任何问题。
(三)、档案资源开发与利用。
树立服务思想，努力为法院工作和其它各类信息服务是法院档案管理工作的根本目的。近年来，农垦法院的档案工作基本满足了以下四种需要：一是法院自身审判案件的需要；二是调研、编撰等工作的需要；三是各级党政机关掌握审判工作的需要；四是司法机关部门之间侦查、起诉、判决工作需要。不管那个部门需要，均在严格办理手续前提下及时调取。在利用上，建有利用效果登记簿，对为总结工作，评比活动，执法检查，上下级法院审理案件、公安机关、检察机关侦查、起诉案件等提供利用情况作以记载。据统计，建院以来农垦两级法院共为有关单位、部门查阅提供卷宗4,804卷册，接待3,777人次，在利用效果上比较明显。特别是通过查阅档案，为编写大事记、院志及农垦史志编写提供了大量的材料，一些调研文集的产生，冤、假、错案的复查平反也无疑都离不开档案工作。为了进一步搞好档案的开发利用，全区各院微机自动化管理全面启动，需要查找有关情况、信息、数据，开机即可查找，方便、准确、快捷。
(四)、档案业务指导。
强化指导监督确保农垦法院档案工作有效地开展。在指导监督上，农垦中级法院采取“院管庭、中院管线”的统一监督指导办法。近年来，档案复检验收、目标考评定级、微机班的培训等工作的开展，使档案管理工作，收效较好，在农垦中级法院的指导下，八个基层法院档案复检验收工作一次过关。为搞好档案工作，各院还主动到各市、县兄弟法院、分局档案室参观学习，大大促进了法院档案管理工作全面开展。
三、督办工作
督办工作的重心是监督党组重大决策的贯彻落实和上级及本院领导交办案件的查办。多年来，在农垦两级法院院党组的正确领导下，在有关业务庭室和人民法庭的大力配合下，两级法院督查室不断加大督查力度，对于领导批示列为督办的案件认真督查，力争做到件件有回声，事事有结果。
过去由于法院人员编制少，为了加强审判力量，督查室除了由办公室主任兼任督查室主任外，没有配备工作人员，致使督查工作开展不起来，影响了党组重大决策的贯彻落实和上级有关部门交办案件的查办工作．为了扭转这种被动局面，近两年来，农垦两级法院在抓督查工作方面，首先抓了组织机构建设和规章制度建设，为督查室配备了工作人员，并制定了《农垦中院督查工作细则》、《督查案件运转程序》、《督查人员工作职责》等一系列规章制度，使农垦中院的督查工作走上了规范化、制度化轨道。
多年来，农垦两级法院列为督办的案件共50件，在各院督查室的努力下，基本都有结果，并将处理意见上报有关领导部门，多次受到省人大等上级部门的好评。
四、保密工作
保密工作也是办公室的一项重要工作。农垦两级法院办公室非常重视保密工作，坚持经常进行保密工作、保密法规和保密知识教育，组织全体人员认真学习国家保密法、保密范围及密级划分的规定，提高工作人员的保密知识水平，使办公室全体工作人员充分认识保密工作面临的严峻复杂形势，保密观念逐步增强，时刻保持着清醒的头脑。在开展保密宣传教育的同时，办公室将重点放在保密工作制度建设方面，除认真执行《人民法院工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》外，还制定了保密工作日常管理制度，对在审判工作中涉密事项建立了严格的管理交接制度。对律师阅卷、有关部门调卷等建立了必要的审批制度，并在制定完善上述制度的同时，注意抓好检查落实。
五、后勤保障工作
作为为全院工作、生活服务的职能部门，农垦两级法院办公室为全院职工的工作、生活等方面提供后勤保障。主要负责法院的对外接待、车辆管理、会议组织以及院办公楼的基本建设、安全保卫、环境卫生、办公室的调配、办公设备和办公日常用品的供应等工作。
1、物资管理各院由办公室派专人负责法院的物资管理工作，现有存储仓库面积400多平方米。物资管理采取统一归口管理，即院所有物资由办公室统一计划、统一采购、统一调拨和统一保管。物资购进后，登记造册，出库履行签字手续。仓库库存物资，办公室每半年进行一次盘点。
2、车辆管理为了切实保证办案用车，提高工作效率，农垦两级法院加大对交通车辆资金的投入力度，经过两级法院和基层人民法庭的共同努力，全农垦法院系统共有各种类型的办案车辆98辆，其中农垦中级法院共有办案用车8辆，基层法院和人民法庭办案用车90辆。为了保证工作用车需要，办公室严格执行派车单审批制度，并时刻注意对车辆的维护修养。车辆的维修与保养是保证车辆完好率、出车率的基础措施。办公室在满足院内工作用车的基础上，按季节、按车型、按各种车辆的出车时间，科学合理地安排车辆保养、维修时间，保证各种车辆的完好率在95%以上。
农垦法院办案车辆明细表
3、中院机关建设2000年5月，中院从佳木斯迁至哈尔滨以后，在实现办公自动化上迈出了一大步，全院各庭、处、室包括院长室、审判庭，均配置了586以上的微机，平均每1.6人就拥有一台微机，通过网线已全部联网。同时还与各基层法院实现联网，通过远程控制，中院院领导、立案庭、研究室可随时调取院机关各庭室和基层法院及法庭审理案件情况。为了充分发挥办公自动化为审判工作服务的作用，使物尽其用，办公室负责了全院微机的维护、维修、软件的升级，配置的更新，从没有出现过因微机故障影响审判等各项工作的情况。为了改善院容院貌、进一步扩大农垦中院的对外宣传影响，增强法院干警公正审判的服务意识，办公室还在院领导的指示下，在十楼、十一楼、十二楼和一楼墙外分别制做了宣传图板和电子显示屏，向广大人民群众、干警和当事人宣传院风、院训、审判机关的地位、职能、作用和司法原则等内容。根据黑龙江省高级人民法院黑高法(2001)156号文件要求，在2002年底前全部开通省法院与各中级法院间的密码通信二级网。为保证如期开通，办公室按照省法院要求，设了专门的保密室，购买了传真机和必要的安全防护设备。
4、会议组织各院办公室认真抓好各项会议的组织工作，做到既热情周到，又勤俭节约。多年来，共组织了法院系统工作会议等大中小型会议千余次。
此外，为了搞好职工福利，每年冬季总局机关万余斤的米、面、油，以及其它福利，还有接送通勤等大量的重担都由办公室后勤人员承担，业务庭室人员极少有后顾之忧。办公室还认真落实值班制度，按时安排节假日和日常值班，严格履行值班登记手续。多年来未发生任何安全事故。
