切实搞好农场材料的核算与管理工作东北区国营农场管理局财务处

材料核算，是国营农场会计核算的一部分，是推行与贯彻经济核算制的重要环节之一。加强材料在采购、储备、保管、领发、耗用等过程中的核算与管理工作，就可以杜绝或减少材料的短缺、积压、损失浪费、停工待料等关系的发生，确保计划的执行与完成，达到合理运用资金、加速资金周转、降低成本，给推行经济核算制巩固基础。
　　目前各场各种材料占用整个生产过程的全部资金周转额约为40％左右，比重是很大的，这一点足以说明材料的核算与管理是一项不可忽视的工作。过去几年来，这一工作虽在逐步改进提高，但还不是引起了所有农场的足够重视，因而存在着不少问题，综合起来，有以下几方面(当然不是每个单位都有下列问题)：
　　(1)有的单位材料采购计划不够周密和正确，甚至没有计划即进行采购，由于计划与实际情况有出入，最后难免造成一些积压。采购的材料在入库时，有的保管员验收工作不够细致和认真，对材料的规格、质量不符之处，有时验不出来，待出库时才发现，但因时间已久，不能退换，从而造成损失。
　　(2)有的单位在材料保管上不够妥善。入库后，不编号、不分类，计量单位不统一、名称不统一，随便放置，杂乱无章；并且平素很少检查和盘点，有些材料因受潮湿生锈变质，亦不能及时发现；发出材料时，无论现领一次耗用，或预领多次耗用，均使用一种领料单，而会计部门不仅不能及时加以纠正，且一律按一次耗用登账，结果影响了成本的真实性。
　　(3)有的单位，对领用的材料发生剩余时，平时很少办理退库手续，直到年终财产清查时，才提出退库；还有因原领用途不明，只好不办手续而退料，结果使仓库的材料发生很大的盘盈数字。
　　(4)有的单位仓库材料卡、会计材料明细账，往往很久不登记，甚至竟有未设卡片及明细账的，仅以收发凭证登记总分类表，账簿组织不够健全。由于总分类账、明细分类账、材料卡三者失去相互统制的作用，至年终清查财产时，必然发生有账无物，有物无账，账物不符，不是盘盈，就是盘亏的问题。盘点结果只好以盘点明细表为依据，来调整总分类账的材料类各科目结存金额，这就无法知道全年度购入的材料名称、数量、单价等情况。
　　(5)有的单位将材料明细账设在供应部门，但供应部门在登记时不按总账科目划分，各册明细账内属于那个科目的材料都有，以致不能与总账核对。这种情况，会计部门又长期不加过问，只是凭据付款，对材料的短缺、积压及结存量等不掌握、不了解，陷于无人负责的境地。
　　一九五三年由于农场经营管理工作的改进和提高，开始注意材料核算与管理的重要性，还有不少农场根据本单位的具体情况积极地采取措施，堵塞漏洞，改进工作，这是一项值得重视的转变。 目前“九三”荣军、红星、查哈阳等农场已基本上解决了这个问题，初步对材料核算上，作到较为及时和正确，在管理上作到较为妥善和条理化，并已取得成绩。因为材料的核算与管理，是一项比较复杂、细致和牵扯范围较广的工作，究竟怎样的处理方为适当，各单位提出了不同的意见和办法。从总的一般的情况出发，并根据对几个直属农场情况的了解，初步拟订了“国营农场材料管理试行办法”(另发)，并对核算与管理上的几个主要问题，提出如下的看法和意见，供作参考。
　　(一)材料的采购与供应
　　材料管理上采取按计划采购、按计划供应的制度，是克服供应工作的盲目性、避免发生不及时、不适用的现象，以达到供需平衡、适时适用、降低运费、减少耗损 (自然、途中)的较好办法。
　　年度或季度开始前，计划部门(或生产部门)编制年度或季度生产计划的同时，供应部门亦须根据生产计划、各项消耗定额、材料来源、需用时间与数量、交通运输条件、保管储存设备和储存定额、自然及途中耗损等情况，进行编制年度与季度物资供应计划。如年度或季度生产计划发生变更时，物资供应计划亦须随之变更，及时加以修正。一般的应按季度计划进行采购，必要时可对一般的材料采取按月编制计划与进行采购。
　　在场内对各项材料的供应，应由各基层生产单位，根据年度中各月份作业计划或旬作业计划来编制其月或旬的材料耗用计划，然后交供应部门(或由计划部门审核后转供应部门)审核汇总，以便将各项材料适当的调拨给各材料库，按计划进行供应。
　　各用料部门向材料库进行领用时，必须按照核准的月或旬的材料耗用计划领取，而仓库部门亦须根据供应部门按月或旬转来的各部门材料耗用计划，进行掌握与发料。计划外的，仓库无权发给，应由用料部门说明理由，经计划、生产、供应、会计等部门审核同意，提请场长批准后，方得至指定的仓库领用之。
　　(二)验收与保管
　　验收与保管，是整个材料管理工作中不可缺少的环节之一。这一工作如被忽视，不仅会使材料本身发生损失，并将严重的影响生产，以至影响产品的质量，使企业完不成生产计划与财务计划。因此，有的保管人员认为自己的工作无足轻重，只是“看看”堆是不对的，而是必须钻研业务，熟习工作，认识自己工作岗位的光荣和工作任务的重要，按制度的规定和要求进行工作。
　　1.购入的材料到达时，仓库第一步工作，必须按原采购计划所确定的规格、质量、性能进行严格的检查；其次，即须进行数量上的验收，对入库的各种材料，依计量单位认真地进行检量、检斤、检尺，以求单位数量的确实。按原采购计划严格的进行检质、检量，不仅可以发现质与量不符之点，以明确责任，并能发现无计划的采购及不按计划执行，擅自购多、购少等事情。
　　2.在验收检查时，发现材料的短缺、规格不符等情况，应及时通知供应部门，办理退换、赔偿手绩，或追查责任。
　　3.入库保管的材料，应即时进行编号，登记卡片，并按类别的顺序堆积排列整齐，使之井然有序，便于分发，便于检查。
　　4.在保管过程中，要深入地、经常地检查，以防潮湿生锈变质。
　　5.对不能入库必须放置露天保管的材料，除应作好防风、防雨、防止土浸外，特别要重视防火，平时必须将防火工具准备齐全，并应常加检点与试验，以备万一紧急之用。
　　(三)领发中的制度与手续
　　适当的规定切实可行的，简化的领发制度，是使材料的供应达到适时、适用，平衡合理，便于管理与核算的重要关键。根据农场经营范围较大且又分散，用料单位多，耗用的材料规格、种类较繁杂等具体情况，我们认为领发制度与手续，一般的不能强调完全统一，应根据不同的单位、不同的材料、不同的用途及不同的耗用情况，采取不同的领发制度与手续，以达到加强管理与核算的目的。 目前各场的领发制度和手续，一般的应按以下各点办理：
　　1.总库与分库间、分库与分库间的材料调拨，应采取材料调拨制度，使用材料调拨单。
　　2.各用料部门向总库或分库领用种籽、肥料、饲料、燃料及一部份辅助材料时，应采取限额领料制度，使用材料限额领料单；但对种籽、肥料、饲料、燃料及一部份价值大、领用频繁、便于按计划掌握的辅助材料，应采取数量限额领料单；而对一部分价值小和不易按计划掌握的辅助材料，可采用金额限额领料单。
　　3.各用料部门向总库或分库领用零星配件，或一部份领用次数少且能确定用途和一次耗用的辅助材料时，应采取领料退料制度，使用一单一料为主的领料单与退料单。
　　4.各用料部门向总库或分库领取不能确定耗用的时间与对象的备用零星配件时，除应建立备用零件制度外，在材料管理上对这部分零件，则应采取备用零星配件领用制度，使用备用零星配件请领单。
　　5.各个田间作业机车组或其他小组向本部门(直接生产部门)领用种子、肥料及燃料时，应采取送料制，使用送料单。
　　6.直接生产部门采取限额领料制和使用限额领料单的各种材料，不能以其领用数计为耗用数，应于领用数内减去结存数后方是耗用数，全部于限额领料单内记录之。同时因该项材料用途较广，在领用单上不能逐一确定和表示其用途与数量，故又须依统计的各项耗用记录补助之，并且在限额领料单上记录的耗用总数与统计的各项耗用记录的总数，必须核对相符，方可注销。
　　7.补助生产部门采取限额领料制度，使用限额领料单时，因其用途单一，勿须再行依据统计记录，可根据耗用总数(领用数减结存数)核销即可。
　　8.零星配件的领用，应采用交旧领新的办法为宜(先将新的领回，待交旧的也可)，备用的零星配件使用后，再领时，在目前零件产地出厂不一、价格不一(或价格相同，质量不同)的情况下，仍须同时填具备用零星配件(工作项目别)耗用报告单与备用零星配件请领单。
　　9.采取领料、退料制度，使用领料单和退料单领用零星配件和一部分辅助材料时，无论属何种原因，对变更用途或剩余的材料，均应按时或按月办理退料手续，或办理假退料手续。
　　10.办理退料的材料，如因笨重或运输不便等原因不能及时退库者，可暂存用料部门，但须办理退料手续，并由仓库办理委托保管手续。
　　(四)建立材料盘点制度
　　建立与贯彻材料的盘点制度，可以及时发现保管与领发工作中存在的问题，从而克服由于保管不当或领发手续不健全所造成的材料短缺、毁损、有账无物、有物无账、账物不符等现象，以保护国家财产的完整。
　　盘点的时间和方法，应根据仓库与材料不同的具体情况来确定，一般的应对领发频繁、容易发生耗损、丢失、错乱的东西，经常进行盘点，要有定期的全面盘点，也要规定不定期的个别抽查。 定期盘点占的时间 以每月进行一次为宜, 最长不能超过一个季度，否则便会像过去有的单位，只在年终进行一次财产清查，年度内不进行盘点，因而对材料的账面数与库存量不符的情形，长期不能发现和纠正，使会计核算失掉作用，故此盘点最好是月月进行。
　　盘点前与盘点过程中，一般的应这样进行：(1)盘点前必须将仓库的材料卡片登记完整，算出结存量，并与会计部门的材料明细账核对，了解其是否相符，如有不符数量时，应作出差量明细表。(2)盘点前仓库的材料应按种类、规格整理就绪，并于材料堆上立出标签，标明品名、规格和现存数量，便于有次序的进行盘点。(3)盘点要将盘点单的用纸准备好，盘点单的内容，一般的应包括：编号、名称、规格、计量单位、单价、账面数量、价值、实点数量与价值、差量差价、盘点人员盖章、保管人员盖章、盘点日期等项。(4)盘点前已整理好的材料，在盘点中如有收发事项，应将其凭证暂放标签之下，视为在库品处理，以免混淆，待盘点完了后，再行登记卡片。 (5)盘点材料时，点过一样即应于盘点单上登记一样，以免边点边乱。清点完了，如发生账与物不符时，保管人员应将不符原因作出说明书，交予盘点人员。(6)盘点人员对其经手盘点的材料盘点单，除应加盖本人印鉴及保管员印鉴外，并须将差量说明书附于盘点单后，提交供应、会计部门加具处理意见后，提请场长批示处理之。
　　(五)核算组织问题
　　材料核算是会计核算的组成部份之一，会计部门为及时、正确的掌握材料的增减变动及占用资金情况，须设置多栏式仓库别、量金并重的材料明细分类账，以统制各仓库材料卡片的结存数量，由材料会计专责掌握，通过核算进行了监督与管理工作。材料会计掌握的明细分类账，在核算中负有纽带作用，它既受会计部门的总分类账的统制，又需统制仓库的材料卡片。因此，材料会计的职责不仅是必须对材料方发生的会计事项及时登记与结清，更重要的应加强对上对下的核对工作，从核对中发现与解决保管、领发工作中的问题，从材料的整个收付过程和库存量等情况中，研究制订切合实际的材料储备定额，以达到保证需用，避免积压，合理运用资金，加速资金周转的要求。 目前农场尚未设有独立的材料部门进行核算工作，故材料会计以设于会计室为适宜。供应部门在采购供应上除应切实掌握供应计划，贯彻按计划采购、按计划发料的制度，并与会计部门双方密切取得联系，如果更进一步的加强管理工作，也可以根据情况规定仓库报送简单的数量报表，以加强对库存材料增减变动及占用资金情况的掌握。
　　总之，农场的材料核算与管理，必须贯彻年初财务工作会议的精神与要求，随着整个财务工作的改进和提高再向前推进一步。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　 (原载《机农通报》第六期 1954年3月出版)