第六节 文秘工作制度


　　一、保密制度
　　
　　为使联络处干部、职工切实履行做好保密工作的责任，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中共中央关于加强新形势下保密工作的决定》，制定本制度。
　　(一)保密守则
　　1.自觉接受保密监督，模范遵守保密法律、法规。
　　2.不泄露党和国家的秘密。
　　3.不在无保密保障的场所阅办、存放密级文件、资料。
　　4.不随便复制、摘抄、私存、销毁带有密级的文件、资料。
　　5.不准用无保密措施的通信设施和普通邮政传递党和国家机密。
　　6.不准随便携带密级的文件、资料回家或进入公共场所、外出等。
　　7.涉及密级的事情，不该听的不听，不该记的不记，不该说的不说。
　　(二)保密职责
　　1.健全和完善保密制度，由处主要领导亲自主持保密委员会的工作，办公室人员具体主管日常的保密管理工作。
　　2.及时组织传达学习上级的保密工作文件和指示，有计划的开展保密宣传教育工作。
　　3.贯彻执行保密法规，制定实施保密工作计划，加强保密管理，进行监督检查。
　　4.对涉密的通信和办公自动化设备，采取保密技术防范措施。
　　5.对由我单位协办、涉及党和国家机密的重要活动及国家领导人出访的日程、路线等制定保密工作方案，限制了解范围，采取保密措施。
　　6.积极支持依法开展保密工作，及时总结本单位保密工作，组织查处失泄密事件，表彰保密工作中的先进。
　　(三)保密范围
　　1.涉及党和国家的秘密。
　　2.对标有密级的文件、材料的内容。
　　3.总局或获取未公开的商业信息、总局未公开的财政状况和联络处的财务收支内容、状况（国家有关部门的检查除外）。
　　4.总局及部门领导来京办理的一些不宜公开的事项。
　　5.从特殊渠道获取的信息、珍贵资料等。
　　6.联络处尚未公布的方案、规定、人事安排等。
　　7.处领导暂不宜公开，而尚在运作中的活动内容。
　　8.领导之间不宜公开的谈话内容。
　　二、档案管理制度
　　
　　(一)档案立卷、归档
　　1.凡是记录和反映本联络处工作活动，具有查考利用价值的文件材料和上级有关部门发的文件材料，均属归档范围，应由经办人或文书收集齐全交档案员，按照归档要求整理立卷。
　　2.立卷时限：要求在第二年四月，将上一年形成的文件材料整理装订成卷。
　　3.案卷质量按要求达到标准化、规范化。
　　(二)档案保管
　　1.接收档案必须认真验收，并办理交接手续。
　　2.存放档案必须有专柜（架），排架方法要科学和便于查找。
　　3.档案保管要符合规定要求。
　　4.要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。
　　(三)档案借阅
　　1.本单位工作人员因工作需要借阅绝密级的档案，由处主管领导批准，借阅机密、秘密级的档案，由办公室主任批准，密级外的可直接向负责档案的人员借阅。
　　2.借阅的档案不得中途转借他人。
　　3.所借档案要注意保管、保密、爱惜使用，不得损坏弄脏，乱划乱涂，剪裁和拆毁。
　　4.对有密级的档案材料，严格执行保密制度。
　　5.借阅档案材料，一般最多不超过七天，如到期未用完时，应续办借阅手续。
　　6.借阅档案的人员在出差、休假或调离职前，应将所借档案还清。
　　7.外单位人员因工作需要借阅档案时，应由接洽人员按档案借阅制度办理借阅手续。
　　8.借阅档案用完后，应及时送还，并将利用效果、改进意见或要求及时告知档案管理人员。
　　(四)档案销毁
　　1.坚持档案销毁标准。按保管期限表规定的标准，对保管期满的档案进行销毁。
　　2.坚持档案销毁登记制度。经过鉴定，凡无需继续保存的档案，编造销毁清册。
　　3.坚持审查批准程序。准备销毁的档案必须报请有关部门批准，经过一定的审批手续。
　　4.销毁时要进行监销。档案销毁要有人监督，并注明销毁日期、批准部门、领导、监销人。
　　5.对已失去利用价值的科技档案，剔除销毁时，按有关要求办理。
　　三、文秘 印信
　　
　　(一)收文处理
　　1.本单位的来文、来电、来函由文书签收、拆封、登记，按程序办理，领导亲收的文函，送本人拆阅。
　　2.来文需按来文机关、党政文件名称分类等内容进行登记编号，送办公室主管主任阅批。
　　(二)阅文范围
　　1.上级来文，一般给在职副处级以上领导传阅，根据实际需要和文件内容，可送有关部门阅办。
　　2.传阅时根据文件内容，急需部门阅办的，可优先传阅。
　　3.离退休干部可到办公室参阅有关文件。
　　(三)阅文要求
　　1.传阅文件要及时送阅，及时回收（急件最多不超过2天，一般文件最多不超过7天），文件不得横传，不得将文件拿离单位阅，不得随意留存（如暂需留某份文件细阅，须通知文书）。
　　对不带密级的并对工作有长期指导意义的文件，可通知文书复印留用。
　　2.凡由部门承办的各级来文，须按领导指示意见迅速办理，并将处理结果记载，文书及时反馈给领导。
　　3.阅文人要根据文书填写的“文件传阅单”查对份数，阅后签字（用黑、蓝墨水笔），绝密文件要单独送，并严格登记手续。
　　4.借阅文件时必须按手续登记，休假或出差前，要将文件退回办公室。
　　(四)行文处理
　　1.凡以联络处名义发出的文件、电传、函件等，由有关部门起草，并填写文件处理审批单经办公室核稿、有关部门汇稿后，送有关领导签发。
　　2.为保证发文质量，底稿一律使用钢笔（黑、蓝墨水）起草、修改。对不符合行文规定的稿，一律不接、不发。
　　3.打印时要按公文格式和字体、字号要求，做到页面清晰，左侧装订后，才能发出。
　　(五)印信使用规定
　　1.印章必须由专人、专柜保管。联络处公章（含处主任个人名章）由文书统一保管。各部门公章由部门领导或指定专人保管，财务专用章由出纳员保管。
　　2.严格履行用章审批手续。联络处公章使用，对内由办公室主任审批，对外一般由主管处主任审批（文书必须先审阅用印的内容，再填用章审批单）。
　　财务专用章，由财务主管领导掌握，具体专业人员按财务制度办理业务。部门公章一般仅限业务活动。
　　3.对需上报的稿件、报表、材料等，必须经主管处主任审阅后，方可盖章上报。
　　4.单位介绍信统一由文书保管，填写内容要准确、真实，存根与正文相同。
　　5.对成册的空白介绍信的用后存根，妥善保管好。
　　6.不开空白介绍信。印章不许他人随意拿到外部使用。