第二节　档案管理

　　一、收集
　　档案馆成立以后，正处于局、县合并时期，有不少机构被撤销，一些机构合并。为了不使文件遗失，将各单位积存的文件，全部收到馆内，一捆一捆贮存起来。从1960年起，开始一年一度的收集。
　　所收的文件，均是1949年以后的。对一些历史档案、革命历史档案、现行档案都是利用不同的方法在不同的时间逐渐收集起来的。
　　1965年11月至1966年5月社教运动结束，共收集了社教总团及其属下13个分团，91个工作队的档案619卷。
　　1967年帮助县财政科清库，从中发现伪李象山县政府及我县人民政府接收后的一部分文件堆在那里，立即收集起来，共订成10卷档案。
　　1970年在地区后库（林口县三道通）中发现我县保卫部档案中，有伪虎林县公署1935年编写的《虎林县政况概要》，记载了我县1909年至1934年的政治、经济、军事、文化的历史情况，即收集到县档案馆保存。
　　1970年9月，虎林县档案馆在黑龙江省档案馆接收了虎林厅、虎林县公署1909年至1911年及1912至1933年的旧政权档案，共6912卷。
　　1975年，从县领导手中和县直单位收集了1970至1973年底应归档而未归档的各种零散文件（包括会议文件）、统计表报5660份，共整理出档案283卷。
　　1978年9月9日，又从黑龙江省档案馆接收甲、乙两类历史档案338卷。
　　由于不断的注意收集，使馆藏档案逐渐达到齐全完整。全县1909年建县至1985年，除1935至1945年的敌伪档案缺少外，其余年份均有档案。
　　还收集了一些声相档案。1959年，收集各种照片85套，包括土地改革时期的照片及建国后的领导干部合影。在“文化大革命”期间，收集了两派斗争、边境斗争、会议合影照片7册。1978年，收集月牙泡事件照片1册。1983年，收集日本关东军第四国境守备队在虎头要塞的照片1册。1984年收集了县人代会、苏联边防军至虎头红军纪念塔献花圈的照片、胡耀邦同志来虎林视察时的照片、县内关帝庙照片及历届县委书记、副书记、县长、副县长的照片，共82张。
　　二、整理
　　1959年开始，着手对解放以来县委、县人委、农垦局办公室的零散文件进行了整理。将收集好的文件，按年代、作者、名称分开。再按永久、长期、定期的保管期限分开立卷。当年使现行文件分类上架4万份，整理了31个全宗。
　　到1961年为止，共整理出档案两千卷。
　　1962年整理装订了虎林县委办公室全部案卷和虎林县委、县人民政府1949年底以前的档案，共装订692卷。还将农垦局、虎饶县分开后的撤销机构从1950至1958年末未整理的档案进行了整理。将档案馆内保管的档案划分为22个全宗。
　　1965年清理馆内1956年以前撤销的区级全部档案，从中清出了一部分土地改革时期的重要档案。清理了县委机关1946至1949年的零散文件，装订出161卷档案。
　　1970年到1971年，虎林县在牡丹江地区档案局后库，整理了县政府1950至1961年度的档案5425卷。同时整理了机关、财贸党委、县共青团委、县妇联、县总工会的档案500余卷。对以上档案重新组卷，重新登记了卷内目录、案卷目录。
　　1972年档案馆全体人员集中力量整理了1905至1945年的旧政权档案。从中整理出重要档案896卷，一般档案6000余卷，使我县清代末、中华国民时代的档案较为完整。
　　1974年清理了1970至1972年的零散文件30余卷。当年全县58全单位整理了现行文件归档443卷。
　　1975年，从县领导手中和县直单位收集了1970至1973年底应归档而未归档的各种零散文件，统计表报共5660份，整理出档案283卷。从这年开始，县直属单位和各公社文档人员将文件拿到档案科，实行由档案科统一鉴定整理组卷，再拿回原单位登记卷内目录，然后交县档案馆装订归档。改变了过去各单位把积存文件向档案馆一交了事的做法。从而缩短了立卷的时间，每年5月中旬就完成上年了文件的归档。
　　由于改变了整理归档的方法，使立卷时间一年比一年提前，1981年，当年3月份就完成县直机关的立卷，4月就完成各公社的立卷。1981年共划全宗30个。
　　1983年整理，采取了各单位分类，再经档案科复查，进一步加快了立卷时间，全县至3月底全部完成立卷。当年共划了22个全宗。1985年，由于从年初抓整理，使县直单位的立卷于2月底完成，又提前了一个月。
　　三、鉴定
　　1959年即开始了对1945年后的零散文件的鉴定。分清永久、长期、定期的档案保存期限。
　　1961年开始对1959年以来收集的文件进行鉴定，当年共鉴定了2万余份。将有保存价值的挑选出来，无保存价值的集中待销。
　　1962年，对县直13个单位保管的文件进行了鉴定，划出永久、长期、定期三类。
　　从1965年6月开始，根据上级档案部门的规定，对县内已订好的县委1959年后立的卷，重新进行了鉴定。当年底，鉴定完五个年度的县委全宗339卷，重新编制了案卷目录。扭转了过去划分保管期过宽的偏向。
　　1968年，鉴定完县人民委员会全宗1953年至1955年的档案。1971年在牡丹江地区档案局后库，全部完成了县政府及群团单位的零散文件的鉴定。
　　1972年，鉴定完社教总团档案600余卷和县人民委员会及群团、公社的全部档案。做到永久、长期、定期三分开。对敌伪档案也进行了鉴定，分清了有保管价值与无保管价值的。
　　1974年，对全县58个立卷单位的文件经过鉴定，共立永久、长期、定期卷340卷。对旧政权档案，又重新鉴定一次，从中精选出重要卷225卷。
　　1975年，县各直属单位及各公社均由文档人员将文件拿到档案馆，统一由档案科进行鉴定后，再行组卷，自此，年年随时鉴定随时组卷，使档案工作逐步走上正常轨道。
　　1982年鉴定中，定期卷改称为短期卷。
　　四、检索
　　在档案馆建立之初，就开始编制了永久、长期、定期卷的卷内目录。
　　1961年编制了重要文件索引、全宗名册、目录登记薄、档案材料收进登记薄。收进索引里的有虎林县委1954至1956、1958年的档案和农垦局1956年至1958年的档案，进一步方便了查找。
　　1962年，编制了双套卷目录，即从县委办公室、政府办公室发的文件中，每年由档案馆单独保存一份，做为对外利用之用，以方便查找与减少原卷的损失。并编写了向东北农垦局移交的重要档案资料目录，便于掌握档案去向。
　　1974年，下半年着手编制案卷目录（全引目录），以进一步便于查找档案。当年编完了县委1966年至1973年的永久卷和县革委1973年永久卷的案卷目录。
　　1975年，编完县委全宗1962至1974年的永久卷和750卷长期卷的全引目录。
　　1977年编写了全引目录共2807卷。区、镇、公社、县人武部15个全宗，全部编制了案卷总目录，案卷三分开（永久、长期、定期）1949年以来的29个全宗都有三套目录。
　　1981年开始编制专题文件卡。至1983年已编成20类206属类的《虎林县专题文件类别目录索引》1册，内含县委全宗1971至1978年的文件专题卡、会议卡、任免卡2万枚。
　　1984年，共编完文件专题卡、干部任免卡、会议卡24类84册14482枚。其中有县委全宗1971至1984年永久和长期卷，县政府全宗1971至1975年的永久和长期卷。库房内还编制了《库房档案资料存放指引》。
　　1985年编制了文件专题卡7448枚、会议卡754枚、干部任免卡3280枚，共有卡片分类薄84册。使馆内共有卷内目录、案卷目录、全引目录、专题卡四种检索工具。
　　五、保管
　　县档案馆自建馆以来，主要保管了县委、县政府及其所属的部、办、局的机关文书档案和各乡、镇机关的文书档案。基本是一年一收。
　　（一）库房
　　1959年建馆时，只有半间库房，而且潮湿。
　　1962年增至一间，共35平方米。
　　1969年根据合江地区战备会议精神，于当年7月，由县统一抽调8人，在距县城76公里的山区永红乡，经20多天的施工，建成了100平方米的档案后库一处。9月，县档案库的档案搬到后库，并设专人看管。组织部、人事科、公安局、文教科、气象站、自来水厂等单位的档案，也都搬到后库保管。
　　根据上级规定，1970年3月28日，又将永红后库的档案，全部搬到林口县三道通牡丹江地区102后库保管。
　　1972年1月和7月，先后分两次，由林口县三道通地区102后库，将我县存放的全部档案，搬回虎林县城。
　　1973年3月，永红雷弹厂改做县档案库，面积110平方米。从当年6月开始，档案科集中人力，将永红乡后库内镶上地板，做板窗上铁栏，架设刺线围墙。并设专人看管，还有警卫。一切就绪后，于1974年9月2日，又将旧政权的历史档案全部搬到后库保管。
　　当年9月14日，又将1975年前的大部分档案转移到永红后库。
　　1979年2月，1975年前的档案已全部撤到永红后库保管，1976年以后的档案仍在县库保管。同时，组织部、人事科、公安局、文教科等部门的档案也送到永红后库保管。但这些单位的档案只存放了两个多月，又于当年5月由本单位拉回保管。
　　1980年，档案科在县城内的前库搬迁到较宽敞的地点，库房面积随之增加到110平方米，使保管条件大为改善。
　　至1984年，前、后两个档案库，共有库房200平方米。
　　1985年9月县档案局又搬迁到新地址，库房面积增至350平方米。当年11月，永红后库撤销，档案全部搬到县城内库房，永久、长期、短期卷实行分库保管。
　　为了做到防潮、防鼠、防光、防尘，库房均铺设地板，安铁窗栏，室内设温度计、消火栓，及时喷洒杀虫剂，不断擦拭，以保持库容整洁。
　　（二）装具
　　1、档案柜
　　1959年建馆之初，档案均保管在不同形状、规格不一的老式木柜里，无法进行整齐的排列，搬运也极不方便。一直到1962年才有11个木制档案柜。至1964年，增加了新三节木制档案柜14个，加上原有的12个，共26个木制档案柜。
　　随着档案保管数量的增多，又增设了一些五节木制档案柜。1981年开始，从外地购进了五层铁制柜11套，开始有了铁制档案柜。1982年、1983年继续购置，使铁制档案柜不断增加。将原来的木制柜逐年淘汰，转给乡镇和县直机关使用。至1985年，县档案馆已有各类档案柜78套。其中铁制五层档案柜62套、木制五层档案柜16套，还有资料柜8套（铁制2套、木制6套）、各类卷柜8个、铁制十层底图柜1套、铁制保险柜两个。
　　2、档案盒
　　为了保护好双套文件，从1972年起，增设了档案盒。至1980年，因原来档案盒使用不便，又改为自行设计的四厘米厚，外涂绿油的档案盒。以后年年按自行设计的式样，从外地加工进货。这种档案盒不仅馆内用，而且县直机关、乡镇机关均用此种盒保存文件。
　　建馆以来，先后制定了档案文件借阅制度、档案交接制度、档案销毁审批制度、后库保卫制度、警卫人员守则、保密制度、安全防火制度、文明礼貌服务和岗位责任制。
　　县档案馆经过26年的收集、整理、保管，使馆藏档案越来越丰富。至1985年底，馆内共藏有1905—1933年的旧政权档案7250卷；1945—1948年的档案230卷。1949—1985年的现行档案19917卷。总共27397卷。其中属永久性的9800卷、长期性的6754卷、短期性的10843卷。
　　除上述文书档案外，还有少量的科技档案、声相档案。
　　并藏有县内各部门印制的资料，如县统计局编制的1949至1985年的县内历年各项统计资料25册；县内自然资源区划调查报告、气象普查、林业普查、人口普查、荒地资源考察报告、虎林县志、组织史、党史大事记、虎林报、农垦报、850农场史、856农场史、854农场史、庆丰农场史、迎春机械厂史、县工业志、县医药志等70余册。还有从辽宁省档案馆、黑龙江省档案馆抄录的有关我县的资料。