第七节 文秘 档案

　　一、文秘
1958年成立筹备处设有专职文秘人员，负责日常文件的接收、行政会议记录、文稿
起草、公文处理、检查督办、上情下达、信息反馈、档案管理等工作。电厂文秘工作管
理严格，未发生文件丢失，机密泄露现象。
办公设备购置：1986年购进理光复印机一台，1988年购进四通MS2401型打字机一台，
1995年购进佳能复印机，更换理光复印机，打印文件实现自动化。
二、档案
1978年6月，设置专职文档员，负责资料收集整理。档案室面积20平方米，铁皮卷柜
5套，文书档案465卷，其中党委卷276卷，行政卷194卷。
1988年《档案法》颁布实施，电厂领导高度重视、支持档案管理工作，实施以法治档。
加强基础建设，档案进行分类立案，收集整理出科技档案461卷，会计档案1539卷，电厂
档案工作逐步向规范化、制度化迈进。
1993年建立综合档案室，设有文书档案室、会计档案室、科技档案室总面积75平方
米。
文书档案收集：根据黑龙江省《关于文书档案保管期限表》要求，结合电厂情况，制
定了《虎林电厂文书档案保管期限及归档范围》、《文书档案管理办法》，把散存的重要
档案资料收集、归档、整理、编目，为查找资料提供可靠依据。
科技档案收集：档案室将1977年、1988年两次扩建工程科技资料进行整理、收集，编
排了各种目录，为生产建设做好准备。1990年二期扩建工程竣工后，科技档案通过由国家
二级评审员参加的验收工作。
会计档案收集：1987年对独立核算的五个单位会计档案进行清理，共归档 1539卷，之
后每年按要求归档。1992年根据管局《关于文革期间形成的1966— 1975年逾期会计档案鉴
定、销毁方案》文件的要求，档案室销毁了1966—1975年会计逾期档案1044卷，1998年又
鉴定销毁了1980—1981年逾期会计档案 160卷，同时收集进会计档案367卷。
照片档案收集：归档15册，计338张，记载电厂1977年、1988年两期扩建安装、完达
山电力集团有限公司成立及建厂40年庆典等大型活动的照片。
声像档案：从播放利用方便角度出发，录音、录像带整理完毕存放广播电视科，综
合档案室留有目录检索。
编制检索工具：档案数量不断增加，单一的检索目录已不适应档案发展， 1995年
起，档案室编制了总目录、案卷目录、全引目录、分类目录、文号目录、专题目录、重
要文件目录等多种检索指引工具。
档案利用上，编制了《虎林电厂科技简介》、《产品介绍》《虎林电厂政策性汇编》、
《虎林电厂组织机构沿革》、《虎林电厂档案管理全宗介绍》等编研资料。
档案利用实例：
1.1995年由于机构变更，人员变化，一些个别陈欠电费变为“死账”，利用凭证32卷、
帐本15卷，查出陈欠电费21万元，挽回了经济损失。
2.1996年分局大查办对电厂提取“电工经费业务活动费”产生异议，利用档案室查找
1973年—1991年文书、会计档案，找出提取业务活动费依据，减少违纪罚款39万元。
3.1997年鸡西市审计局对电厂审计，通过利用19卷文书、科技、会计档案，证明电厂
承包合同、劳动工资计划、女职工楼、机组扩建投资额、劳动工资发放、财务管理、养老
保险等符合政策文件精神，减少罚款10万元。
4.电厂一位老干部易地安置在牡丹江干休所，干休所多次来函催交1988年取暖费，经
查找1989年会计档案B支59#证明，4227.99元各项费用已汇出，避免重复汇款。
1988—1998年，累计投资17万元，为档案室配备35套铁皮卷柜，12列密集架，打字机、
复印机、照相机、切纸机、微机、去湿机、吸尘器、温度湿度计等设备，进一步完善了档
案管理工作。建立健全各项规章制度，实行目标管理，使档案工作更好的为电厂生产建设、
经济建设服务。
截至1998年，档案室档案总卷5690卷，其中：文书档案996卷、科技档案 989卷、会
计档案3235卷、照片338张、荣誉档案62件。
档案室1995年达到省级档案管理标准，1998年通过农场总局和省档案局验收，达到国
家二级档案室标准。