编史修志与档案工作关系的探讨

作者:王伯全 梁亚萍
人类得以发展和繁荣取决于两个至关重要的因素，那就是不断地创造和对历史文化的继
承与发展。编史修志与档案工作正是适应了这一要求而产生与繁荣的。最早的档案工作与编
史修志有着天然的“血缘”联系。可以说编史修志是在档案工作发展的基础上形成的。但随
着社会科学的不断发展与科学分工的系统化，档案学和方志学才成为两个独立的社会学科。
这两门学科在实际生活中的运用便形成了档案管理和编史修志的具体实践。然而这两个具有
独立意义的学科有着怎样的联系、区别和相互影响呢？这正是本文试图探讨的问题。通过对
这一问题的探索，使我们进一步了解档案在编史修志中的重要地位和作用，明确编史修志对
档案的丰富和深刻影响。
一、编史修志和档案工作的联系与区别
编史修志的成果就是各种志书；档案工作的成果就是保存完整的各类档案。志书和档案
隶属于两个不同的学科，因此，具有不同的概念，所谓志书是指记载自然、社会和人文等各
方面的内容及其广泛的一种地方性色彩极浓厚的历史书籍。而档案是指过去和现在的国家机
构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学技术、文化和宗教等活动直接形成的对国家和
社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。从志书和档案的定义中不
难看出，志书和档案既有紧密的联系，又有着较大的区别。
档案和志书的联系主要有四个方面：
一是时空的同一性。无论是志书或档案，都无一例外地反映了已经发生的历史，并且都
是反映一个地区或某一区域的整个社会经济政治生活，是历史的再现。比如《宝泉岭农垦志
》洋洋60万言，它反映的是宝泉岭管理局和所辖十三个国营农场及十九个局直企事业单位从
1948—1985年这段时间里的政治、经济、文化等情况。而宝泉岭管理局档案馆现存的一万多
卷档案所记载与反映的也是宝泉岭管理局6115平方公里辖区内22万人民从1948年垦荒以来波
澜壮阔、可歌可泣的历史。因此，从时间和空间上看，志书和档案所反映的对象是相同的。
二是内容的相关性。档案和志书所记载与反映的内容基本上是互相关连的，仍以《宝泉
岭农垦志》为例，该志由概述、大事记、经济政治、文化、社会、人物、附录八编组成。而
黑龙江农垦档案分类法设置的档案体系结构为十九个基本大类，这些大类中的党务、政务、
文化、教育、卫生、科学研究、经济管理、工业、农业等类与《宝泉岭农垦志》的内容也是
基本相同的。
三是使用载体的统一性。档案虽说有声像、照片等载体，但还是以纸张记录文字为主要
载体形式，而志书与此相同。正如唐代史学家刘知已说的那样“故知史之为务，必借于文”
。就是说，人们的社会活动，用文字记载下来才是历史。因此志书与档案基本上都是用文字
进行表述，在使用载体上是一致的。
四是服务社会的一致性。人类之所以在其漫长的历史发展过程中，积累了卷帙浩繁，内
容宏富、门类广博的档案，正是为了作为历史的见证，让后人运用其成功的经验，吸取失败
的教训，推动社会的发展。从这个意义上说，凭证作用与服务社会便成为档案的两大基本属
性。而志书更是为了从浩繁的档案文献中取其精华，或总结经验，纠偏扶正，或拾遗补缺，
教化后人，同样“存史、资治、教化”也成为编史修志的根本目的，这就是说，不管是档案
，也不管是志书，服务社会，推动社会发展成为它们的主要目标。
虽然档案和志书有着紧密的联系，但他们毕竟分属两个不同的学科，因此，其中的区别
也是显而易见的。
其一，志书与档案管理的目的不同。档案以收集、保存历史资料为主，其目的是尽可能
多地把社会生活各个方面的资料都收集保存下来，而志书却不同，其目的是概括总结历史，
如果说档案是静态状态下展现历史全貌的话，那么志书则是动态地反映了整个社会生活的全
过程。档案类似于加工业的粗级产品，而志书则是精细加工后的最终产品。因此，志书与档
案存在的目的是不大相同的。
其二，取材方式不同。档案是有文必录，只要是能反映历史，并具有保存价值的资料，
档案部门便不遗余力地去收集、整理，保存下来。它选材的原则便是有无保存价值。而志书
则有严格的选材标准，它选材的原则是去粗取精，去伪存真。比如宝泉岭管理局档案馆，文
书档案存了近千卷，3.6亿多字，而从这些档案材料中选取的材料编纂的《宝泉岭农垦志》只
有60万字，仅是利用档案的六百分之一。这充分说明，档案管理在取材上是很广泛的，而志
书取材却极其严谨和精细。
其三，反映事物的广度和深度不同。档案主要是党政机关、群众团体和企事业单位等社
会组织实践活动的记录，它侧重于人们的社会活动。而志书却力求反映整个社会的全貌。资
料来源不仅有图书档案等文字资料，而且依据实物资料(遗地、遗迹、文物)、活资料(民歌、
民谣、谚语、口碑、回忆录、遗闻轶事、民间传说等)。实物资料，活资料档案部门一般收集
较少，而修志却注重研究实物资料和活资料，使编纂的志书在反映社会全貌上更具有广度和
深度。
其四，编纂的方式不同。档案管理注重于分类、编目或统合古今，汇编成册，以便于利
用。而志书则采用编、章、节、目的编年体与记事本末体的形式，横排竖写，对事物分门别
类，按时间顺序分段记录，又对某一事件进行完整叙述，不是有闻必录，任意堆砌史料，而
是对资料进行鉴别和筛选。不拔高贬低，不夸大缩小，去粗取精，去伪存真地加工。因此，
编史修志，既是再现历史面貌，反映事物发展规律，又是对历史的继承和创新。
以上我们对档案和志书的一般概念以及相互关系进行了初步的分析，那么，更有必要对
二者的相互影响做比较深入的探讨。
二、档案工作在编史修志中的地位与作用
从古至今，只有盛世才能修志，因此，修志也成为盛世的标志之一。那么修志靠什么呢
？靠档案资料的充实和完整。我们编史修志的实践一再表明，离开或忽视了档案资料，编史
修志就成了无米之炊，无本之木，由此可见，档案工作在编史修志中占有举足轻重的地位，
发挥着十分重要的作用。
首先，档案是编史修志的基础。从历史上看，档案工作与编史修志有着密切的“鱼水”
的关系，历史上的史官，往往就是现代的档案人员，档案和方志均为史官掌管，正所谓外史
“掌四方之志”，小史“掌邦国之志”。汉代的司马迁为太史令，是专门收集整理档案，从
事编史修志的官员，《史记》以至清代浩大的方志形成，都取材于档案史料，可以说没有档
案资料，编史修志就无法进行。编史修志使死档案变成了活资料，发挥了活效益。从这个意
义上说，档案是编史修志的基础。从现实看，也是这样，编史修志离不开档案这个第一手资
料。宝泉岭管局现已出版场志(厂志)14部，这些志书都是在查阅大量档案资料，并进行认真
分析研究的基础上完成的，仅《宝泉岭农垦志》就查阅档案近千卷，如果没有这一亿多字的
文书档案为佐证，《宝泉岭农垦志》是无论如何也不能编成的。因此，历史和现实都充分表
明了档案在编史修志中发挥着不可估量的价值。
其次，档案是修志成果最可靠的凭证。唐代史学家刘知已认为档案与修志是“相须而成
”的关系，写史必须利用档案才能完成，只有丰富的史料，才能写出完备的历史，这就是说
，档案既然成为修志的基础，那么也就是各种志书的凭证，比如撰写宝泉岭管理局这段历史
，只能依据浩繁的档案史料。《宝泉岭农垦志》出版后，一些读者有可能对历史的浅薄，有
可能因知识的贫乏，有可能属于认识事物的偏见，会对该志提出种种诘难，那么用什么作为
解答的依据呢？不言而喻，那就是宝泉岭管理局档案馆现存的近万卷档案史料。只有这些史
料才有资格作为历史的见证让后人信服，档案也就名符其实地成为了各种志书的有效凭证。
再次，档案管理的规范化、现代化为修志提供了便利条件。试想，一般的档案馆存卷上
万册，如果管理混乱，编目没有规则，要查找某一资料恐怕就如大海捞针，十分困难了。但
如果档案管理规范化，档案馆(室)具有完备的检索工具，且有编研成果供修志人员利用，那
就可驾轻就熟，把档案编研成果直接用于修志，就可以收到事半功倍的效果。假如运用现代
科技的最新成果，微机管理档案，那就更为便捷，可以加速修志的进程，所以，档案管理越
是规范化、现代化，就越能为修志提供便利条件。档案工作在修志中的地位便越显重要，作
用日趋明显。
三、编史修志对档案工作的拓展与丰富
编史修志是对史料的鉴别、分析和研究，是历史的浓缩，或更直接地说是档案的浓缩。
而修志又不仅限于档案的浓缩，而是对档案资料的拓展和补充。
首先，编史修志弥补了档案收集的欠缺。编史修志是对档案管理的全面检验。如发现欠
缺或不足之处，能及时弥补空白，修正谬误，比如《二九○农场志》有20多万字的材料是史
志人员去14个省市调查了解而收集的，其中人物、名胜、文物、野生动物等等都是档案没有
的。由此可见编史修志选材的广泛性，拓展了档案的范围。
其次，编史修志是对档案的浓缩，有利于提高档案的利用价值。比如1985年以前，我们
谁也不能系统地概括和说明宝泉岭管局的历史，那是因为档案材料十分零散，要查阅费时费
力，但从出版了《宝泉岭农垦志》，该志详今略古，取舍严谨，条理清晰，内容宏富，为宝
泉岭管理局三十多年历史的浓缩。成为局场机关的历史工具书，极大地提高了档案的利用价
值，使档案能更直接地为经济和社会服务。
其三，编史修志丰富了档案馆藏。新编的志书以及在修志过程中，搜集、自购或交换的
各种参考书籍、刊物、实物等移交档案馆后，充实了馆藏内容。宝泉岭管局史志办在编写《
宝泉岭农垦志》过程中，收集了200多万极其有价值的文字、图片等大量的历史资料及各类书
籍，后来全部移交管局档案馆，丰富了局馆的馆藏。
四、编史修志也促进了档案管理
档案是编史修志的最重要的资料来源，为编史修志提供了基本条件。反过来修志又促进
了档案事业的发展，对档案管理提出了更高要求，这种促进与要求具体表现为：
编史修志促进了档案管理的规范化。比如二九○农场近二千卷文书档案堆在一个大屋内
。1985年修志时，根本调不出资料来，农场立即组织了7个人用半年时间重新整理了档案。其
他农场也有类似情况。通过十年努力，宝泉岭管理局所有单位都建立了综合档案室，并投资
200多万元加强了设施建设。目前，该局有3个档案管理国家二级企业，5个档案管理省级先进
企业。档案管理的规范化水平有了较大提高。
编史修志还促进了档案的编研工作。为了解决分散保存与专题利用的矛盾。档案部门近
年来开始按照一定的专题，把重要的史料分门别类地编辑成册，并予出版，方便了修志部门
的工作。如普阳农场近两年内编辑出版了《十年改革文件汇编》、《历届劳模名录》、《产
品介绍手册》、《历年经营情况资料汇编》等10多本档案资料汇编，为2001年续志提供了极
大便利条件。
总之，编史修志与档案工作既有着紧密的联系，又有着较为严格的区别，这种联系和区
别是档案学和方志学的性质所决定的。我们在实际工作中要善于利用他们的联系，使二者相
互促进，相互影响。但又必须明确二者的分工和区别，运用自身发展的规律，促进修志和档
案事业的繁荣，共同为社会主义物质文明和精神文明建设服务。